Impostazione processo di acquisto (PBS) - Controllo budget

  1. Specificare le seguenti informazioni:
    Base aggiornamento budget
    Quando è previsto il controllo del budget, specifica le modalità di verifica dei budget durante l’inserimento delle registrazioni. Le opzioni disponibili sono: Aggiorna riga per riga e Aggiorna ordine per ordine. L’impostazione si applica sia agli ordini di acquisto (controllo dell’impegno in eccesso) che alle fatture di acquisto (controllo della spesa in eccesso).
    Fase impegno
    Quando è previsto il controllo del budget, specifica la fase in cui viene eseguito il controllo degli impegni per gli ordini di acquisto. Le opzioni disponibili sono: Ordine confermato e Ordine inserito e non trattenuto. Se una registrazione viene trattenuta durante l'inserimento o la conferma dell'ordine, la fase non risulta completata e il controllo del budget non viene eseguito fino al rilascio della riga. Se una riga non supera il controllo del budget in fase di conferma, l'errore viene considerato come un errore di convalida e la riga non viene confermata.
    Fase spesa
    Quando è previsto il controllo del budget, specifica la fase in cui viene eseguito il controllo della spesa per le fatture di acquisto. Le opzioni disponibili sono: Inserimento fattura, Abbinamento fattura e Conferma fattura. Durante l'elaborazione della fattura di acquisto, viene controllata l'impostazione corrispondente nel tipo di acquisto per verificare se la fase è impostata. In caso negativo, viene utilizzato il valore specificato in questo campo. Se una registrazione viene trattenuta in una qualsiasi fase, la fase non risulta completata e il controllo del budget non viene eseguito fino al rilascio della riga. Se una riga non supera il controllo del budget in fase di conferma, l'errore viene considerato come un errore di convalida e la riga non viene confermata.
    Controllo spesa in eccesso
    Quando è previsto il controllo del budget, consente di applicare il controllo della spesa in eccesso durante l'inserimento delle fatture. In tal caso, l’importo delle righe delle fatture deve essere compreso nel budget disponibile per il conto oppure rientrare nella tolleranza stabilita.
    Per poter utilizzare il controllo della spesa in eccesso, è prima necessario stabilire i valori del budget nel modulo Dati finanziari e impostare i controlli del budget attraverso la funzione Controllo budget (BCS) per identificare il conto da controllare.
    È possibile modificare o ignorare le tolleranze per singoli gruppi di operatori utilizzando le autorizzazioni varie in Gestione utenti o Console di protezione. Per poter essere inserita nel sistema, una registrazione deve rientrare in entrambe le tolleranze.
    Nota: La maggior parte degli utenti seleziona questa casella di controllo per assicurarsi che venga eseguito il controllo della tolleranza.
  2. Se è attivato il controllo del budget, è necessario specificare le tolleranze da applicare:
    % tolleranza spesa in eccesso
    La percentuale di tolleranza applicata durante il controllo automatico della spesa in eccesso se è attivata l'opzione Controllo spesa in eccesso. L’importo delle righe delle fatture potrà superare il budget entro la percentuale specificata. Verrà visualizzato un messaggio di avviso, ma l’elaborazione potrà proseguire.
    Valore tolleranza spesa in eccesso
    Il valore di tolleranza applicato durante il controllo automatico della spesa in eccesso se è attivata l'opzione Controllo spesa in eccesso. L’importo delle righe delle fatture potrà superare il budget entro il valore specificato. Verrà visualizzato un messaggio di avviso, ma l’elaborazione potrà proseguire.
    Controllo impegno in eccesso
    Se è stata eseguita la serializzazione per il modulo Dati finanziari di SunSystems, questa opzione consente di applicare il controllo dell'impegno in eccesso durante l'inserimento degli ordini di acquisto. In tal caso, l’importo delle righe degli ordini, tenuto conto anche degli impegni, deve essere compreso nel budget disponibile per il conto oppure rientrare nella tolleranza stabilita.

    Per poter utilizzare il controllo dell’impegno in eccesso, è prima necessario stabilire i valori del budget nel modulo Dati finanziari e impostare i controlli del budget attraverso la funzione Controllo budget (BCS) per identificare il conto da controllare.

    Nota: La maggior parte degli utenti seleziona questa casella di controllo per assicurarsi che venga eseguito il controllo della tolleranza.
    Nota: Se sono impostati sia un valore sia una percentuale di tolleranza, per il controllo viene utilizzato il minore fra i due.
  3. Se è attivato il controllo degli impegni in eccesso, è necessario specificare le tolleranze da applicare. Per poter essere inseriti nel sistema, le righe e gli ordini devono rientrare in entrambe le tolleranze.
    % tolleranza impegno in eccesso
    La percentuale di tolleranza applicata durante il controllo automatico dell’impegno in eccesso se è attivata l'opzione Controllo impegno in eccesso. L’importo delle righe degli ordini potrà superare il budget entro la percentuale specificata.
    Valore tolleranza impegno in eccesso
    Il valore di tolleranza applicato durante il controllo automatico dell’impegno in eccesso se è attivata l'opzione Controllo impegno in eccesso. L’importo della riga dell'ordine potrà superare il budget di questo valore.
  4. Salvare le modifiche.
Argomento principale: Impostazione delle attività di acquisto