Gestione di organizzazioni con più sedi

Un'organizzazione internazionale con sedi in vari paesi può essere rappresentata in SunSystems in diversi modi a seconda delle modalità operative. Le varie sedi possono essere definite come:

  • Molti clienti individuali, uno per ogni sede e ciascuno con il proprio conto dell'archivio contabile, nel caso in cui ogni sede sia responsabile delle proprie attività.
  • Molti clienti, uno per ogni sede, che condividono un unico conto dell'archivio contabile, nel caso in cui le attività siano controllate centralmente.

In alternativa, è possibile adottare una combinazione di queste due soluzioni. Ad esempio, se una multinazionale ha una sede centrale e varie filiali in ogni paese, ogni filiale può costituire un cliente a sé, collegato a un unico conto centrale per il paese.

Titolari dei conti delle organizzazioni con più sedi

Un'organizzazione può avere un numero di sedi o uffici locali, con i quali si tratta su base individuale, e una sede centrale responsabile della fatturazione e dei pagamenti. Questa situazione è frequente nel caso delle organizzazioni che adottano un sistema di gestione contabile centralizzato.

Ogni sede è definita come cliente o fornitore separato. La sede responsabile della fatturazione e dei pagamenti per tutto il gruppo costituisce il titolare del conto. Si tratta dell'unico cliente o fornitore al cui conto è attribuito un codice del piano dei conti. Tutti i record delle altre sedi fanno riferimento al titolare del conto nel campo Codice cliente fatturazione o Codice fornitore rimessa.

Lo schema seguente illustra questo concetto relativamente a una società cliente:

multisite-cust.png

Per impostare un'organizzazione con più sedi, è necessario innanzitutto creare il record del cliente o del fornitore titolare e assegnarvi, o creare, il rispettivo conto clienti o fornitori. Per tutte le altre sedi del gruppo, è sufficiente identificare il conto del titolare come cliente fatturazione o fornitore rimessa.

Definizione di più titolari

Un'organizzazione con più sedi che dispone di più titolari è rappresentata come diverse organizzazioni separate. Un esempio di questa situazione sono le multinazionali che dispongono di un titolare e di più sedi in ogni paese. In tal caso, ogni paese è configurato come un'organizzazione con più sedi indipendente.

Per spostare il conto principale da una sede a un'altra, il nuovo titolare deve essere innanzitutto membro del gruppo. Il trasferimento consiste nell'attribuzione del codice del conto al nuovo titolare e nel reindirizzamento di tutte le altre sedi del gruppo a tale conto.

Cambio del titolare del conto di un'organizzazione con più sedi

Un'organizzazione con più sedi è rappresentata da molti clienti, uno solo dei quali è il titolare del conto. La procedura per trasferire il conto principale da una sede all'altra è la seguente.

  1. Rimuovere il conto dal cliente titolare rimuovendone il codice.
  2. Aggiungere il codice del conto al nuovo cliente titolare.
  3. Per tutte le altre sedi, sostituire il codice cliente fatturazione (o fornitore rimessa) con quello del nuovo titolare.