Gestione di organizzazioni con più sedi
Un'organizzazione internazionale con sedi in vari paesi può essere rappresentata in SunSystems in diversi modi a seconda delle modalità operative. Le varie sedi possono essere definite come:
- Molti clienti individuali, uno per ogni sede e ciascuno con il proprio conto dell'archivio contabile, nel caso in cui ogni sede sia responsabile delle proprie attività.
- Molti clienti, uno per ogni sede, che condividono un unico conto dell'archivio contabile, nel caso in cui le attività siano controllate centralmente.
In alternativa, è possibile adottare una combinazione di queste due soluzioni. Ad esempio, se una multinazionale ha una sede centrale e varie filiali in ogni paese, ogni filiale può costituire un cliente a sé, collegato a un unico conto centrale per il paese.
Titolari dei conti delle organizzazioni con più sedi
Un'organizzazione può avere un numero di sedi o uffici locali, con i quali si tratta su base individuale, e una sede centrale responsabile della fatturazione e dei pagamenti. Questa situazione è frequente nel caso delle organizzazioni che adottano un sistema di gestione contabile centralizzato.
Ogni sede è definita come cliente o fornitore separato. La sede responsabile della fatturazione e dei pagamenti per tutto il gruppo costituisce il titolare del conto. Si tratta dell'unico cliente o fornitore al cui conto è attribuito un codice del piano dei conti. Tutti i record delle altre sedi fanno riferimento al titolare del conto nel campo Codice cliente fatturazione o Codice fornitore rimessa.
Lo schema seguente illustra questo concetto relativamente a una società cliente:
Per impostare un'organizzazione con più sedi, è necessario innanzitutto creare il record del cliente o del fornitore titolare e assegnarvi, o creare, il rispettivo conto clienti o fornitori. Per tutte le altre sedi del gruppo, è sufficiente identificare il conto del titolare come cliente fatturazione o fornitore rimessa.
Definizione di più titolari
Un'organizzazione con più sedi che dispone di più titolari è rappresentata come diverse organizzazioni separate. Un esempio di questa situazione sono le multinazionali che dispongono di un titolare e di più sedi in ogni paese. In tal caso, ogni paese è configurato come un'organizzazione con più sedi indipendente.
Per spostare il conto principale da una sede a un'altra, il nuovo titolare deve essere innanzitutto membro del gruppo. Il trasferimento consiste nell'attribuzione del codice del conto al nuovo titolare e nel reindirizzamento di tutte le altre sedi del gruppo a tale conto.
Cambio del titolare del conto di un'organizzazione con più sedi
Un'organizzazione con più sedi è rappresentata da molti clienti, uno solo dei quali è il titolare del conto. La procedura per trasferire il conto principale da una sede all'altra è la seguente.
- Rimuovere il conto dal cliente titolare rimuovendone il codice.
- Aggiungere il codice del conto al nuovo cliente titolare.
- Per tutte le altre sedi, sostituire il codice cliente fatturazione (o fornitore rimessa) con quello del nuovo titolare.