Règles transaction

Renseignez ces informations :
Forcer édition journal

Cette option détermine si une édition est automatiquement produite après qu'un journal a été inscrit avec succès. Vous pouvez choisir de produire une édition seulement après une inscription définitive au Grand Livre, seulement après une inscription simulée ou pour tous les types d'inscription.

Code format état

Le code format de l'état utilisé par Edition journal (si celle-ci doit être générée automatiquement). Le format doit avoir été défini dans Format document (DFS).

Contrôle équilibrage par

Cette option permet d'imposer un niveau de contrôle d'équilibrage supplémentaire lorsqu'un journal est saisi via Saisie journal (LEN) et Importation journal (LIM). Vous pouvez sélectionner n'importe lequel des critères suivants comme base pour l'équilibrage du journal : référence de transaction, date de transaction, ou n'importe laquelle des 10 catégories analytiques.

Si vous choisissez l'une de ces options, toutes les lignes d'un journal qui référencent la même valeur pour le champ doivent s'équilibrer. Par exemple, si vous choisissez Analyse Grand Livre 1, toutes les lignes de transaction d'un journal qui ont le même code pour Analyse Grand Livre 1 doivent s'équilibrer. Si vous sélectionnez une des catégories analytiques, vous devez vérifier que cette catégorie est cochée dans l'onglet Analyse de Type journal (JNT) pour tous les types de journaux concernés.

Si l'option d'équilibrage du montant est définie sur Automatique pour les valeurs en devise 1, 3 ou 4 dans Paramétrage unité de gestion, SunSystems génère toutes les lignes d'équilibrage nécessaires dans le journal si ce dernier ne s'équilibre pas par le critère d'équilibrage.

Remarque: vous pouvez générer des lignes d'équilibrage à deux niveaux différents : par référence transaction ou par champ sélectionné pour l'option Contrôle équilibrage par. A cette fin, l'option Contrôle équilibrage par doit être définie et vous devez cocher, selon le cas, la case Equilibrage référence transaction lors saisie ou Equilibrage référence transaction lors importation ou les deux.

Voir Quand un journal est-il équilibré ? pour plus d'informations sur l'équilibrage des journaux.

Forcer lors importation

Cette option est utilisée pour déterminer si les options d'équilibrage spécifiées dans Paramétrage Grand Livre sont appliquées ou modifiables lors de l'Importation journal (LIM).

Ignorer contrôle équilibrage

Sélectionnez cette option pour autoriser les utilisateurs à ignorer le contrôle d'équilibrage. Un message d'avertissement s'affiche si un journal ne s'équilibre pas par rapport au critère défini dans le champ Contrôle équilibrage par. L'utilisateur peut ignorer ce message et accepter le journal, à condition que les autres options d'équilibrage soient satisfaites.

Remarque: Le fait d'ignorer le contrôle d'équilibrage n'affecte en aucun cas l'option Equilibrage référence transaction lors saisie/lors importation.

Références justifiées à gauche

Sélectionnez cette option pour aligner sur la gauche toutes les références des transactions inscrites par Importation journal (LIM), ce qui supprimera tous les blancs en préfixe et zéros en suffixe.

Equilibrage référence transaction lors saisie

Si cette option est activée, les transactions saisies à l'aide de Saisie journal (LEN) sont équilibrées par référence transaction, en plus du critère de Contrôle équilibrage sélectionné (voir paragraphes précédents). Si l'option d'équilibrage du montant est définie sur Automatique pour les valeurs en devise 1, 3 ou 4 dans Paramétrage unité de gestion, les lignes d'équilibrage nécessaires sont générées automatiquement dans le journal si ce dernier ne s'équilibre pas par référence transaction.

Vérifier modification référence transaction

Cette option joue un rôle uniquement lorsque la case Equilibrage référence transaction lors saisie est cochée (voir paragraphes précédents). Si l'équilibrage est effectué par référence transaction, vous pouvez activer cette option afin que le journal soit équilibré par référence transaction chaque fois que la référence est modifiée dans Saisie journal (LEN), c'est-à-dire, chaque fois que l'utilisateur en charge de la saisie du journal clique sur Nouvelle référence, mais aussi lors de l'inscription du journal. Si vous préférez que le contrôle d'équilibrage par référence transaction soit effectué uniquement lors de l'inscription du journal, ne cochez pas cette case.

Equilibrage référence transaction lors importation

Si cette option est activée, les transactions saisies à l'aide d'Importation journal (LIM) sont équilibrées par référence transaction, en plus du critère de Contrôle équilibrage sélectionné (voir paragraphes précédents). Si l'option d'équilibrage du montant est définie sur Automatique pour les valeurs en devise 1, 3 ou 4 dans Paramétrage unité de gestion, les lignes d'équilibrage nécessaires sont générées automatiquement dans le journal si ce dernier ne s'équilibre pas par référence transaction.

Garder cmde initiale dans import. jrnal

Si cette option est configurée, Importation journal organisera les transactions conformément au fichier d'importation. Si cette option n'est pas configurée, les transactions seront organisées par Référence transaction.

Forcer origine journal
L'origine du journal identifie la personne ou le traitement par lot qui l'a créé. L'Origine journal est également appelée Code utilisateur. Ce paramètre détermine comment elle est spécifiée lors des saisies de journaux, des brouillards et des lettrages. Trois options sont disponibles :
- Invite utilisateur lors de saisie journal : sélectionnez cette option pour permettre à l'utilisateur de saisir manuellement l'origine du journal lors de la saisie du journal. L'utilisateur ne doit pas nécessairement saisir l'origine du journal.
- Code de l'utilisateur qui inscrit le journal : sélectionnez cette option pour définir l'origine du journal automatiquement sur le code utilisateur de la personne qui inscrit le journal.
- Code de l'utilisateur qui crée le journal : sélectionnez cette option pour définir l'origine du journal automatiquement sur le code utilisateur de la personne qui saisit le journal initialement.
Code suivi utilisateur journal suspendu

Cette option détermine le mode de traitement de l'origine journal sur un brouillard après qu'il ait été extrait par un second (code) utilisateur différent, puis de nouveau suspendu. Si cette case est cochée et qu'un second utilisateur extrait le journal, le modifie puis le suspend de nouveau, l'origine journal enregistrée sur le journal est remplacée par le code du second utilisateur, quelle que soit l'option Forcer origine journal cochée.

En d'autres termes, si un journal suspendu est extrait et modifié plusieurs fois par des utilisateurs différents avant son inscription finale, cette option vous permet d'enregistrer systématiquement le code du dernier utilisateur ayant modifié le brouillard, et non celui de l'utilisateur qui a créé le journal. Lors de l'inscription finale, si l'option Forcer origine journal est définie sur Code de l'utilisateur qui crée le journal ou Invite utilisateur lors de saisie journal, l'origine journal utilisée est le code du dernier utilisateur ayant modifié et suspendu le journal, et non l'utilisateur qui a créé le journal.

Si vous laissez cette case non cochée, le code de l'utilisateur initial est conservé sur le journal jusqu'à son inscription, lorsque l'option Forcer origine journal est utilisée.

Archivage Grand Livre

Sélectionnez cette option pour archiver les transactions anciennes lorsque Apurement période/exercice est exécuté. Si elle n'est pas sélectionnée, les transactions apurées sont supprimées. Seules les transactions réelles sont archivées. Les transactions budget sont toujours supprimées lors du traitement d'archivage.

Editer corrections

Sélectionnez cette option pour inclure les transactions dotées du repère de lettrage Correction dans les états financiers.

Msg Afficher règlts annulés

Sélectionnez cette option pour afficher un message lors de l'annulation d'un règlement.

Editer fichier soldes

Sélectionnez cette option si les états peuvent être générés à partir du fichier Soldes, même si celui-ci n'est pas à jour. Si cette option n'est pas sélectionnée, les états sont générés à partir des données de transactions Grand Livre ou à partir des soldes mis à jour pour prendre en compte les transactions les plus récentes. Si vous sélectionnez l'option Editer fichier soldes, les états seront générés plus rapidement mais ne refléteront pas forcément les dernières transactions.

Conserver valeurs ligne initiale

Lettrage compte (ACA) vous permet de scinder une transaction en une ou plusieurs transactions pour rapprocher partiellement la valeur de la transaction d'origine. De plus, Saisie journal (LEN) et Importation journal (LIM) peuvent scinder les transactions client et fournisseur en plusieurs règlements à l'aide de règlements planifiés. Si cette case est cochée, les fonctions de scission conservent la transaction initiale et inscrivent une transaction de contrepartie correspondante pour inverser cette transaction d'origine, en plus de créer les nouvelles transactions scindées. Un repère de lettrage C (Correction) est assigné aux transactions d'origine et aux transactions de contrepartie.

Si cette case n'est pas cochée, la fonctionnalité de scission modifie la valeur de la transaction d'origine et génère une ou plusieurs transactions supplémentaires pour les montants scindés. La valeur de la transaction d'origine n'est plus disponible.

Pour plus d'informations sur la scission de transactions dans Lettrage compte, voir Comprendre la scission des transactions le guide/l'aide de l'utilisateur Financials. Pour plus d'informations sur la scission de transactions en règlements de comptes client ou fournisseur, voir Qu'est-ce qu'un règlement planifié ? dans le guide/l'aide de l'administrateur des unités de gestion.

Non rapprochement règlements générés

Définissez cette option pour permettre à l'utilisateur de définir le repère de lettrage des transactions impliquées dans un règlement généré par le système sur T (Réglé(e) non rapproché(e)) plutôt que sur le paramètre par défaut P (Réglé(e)).

En principe, lorsque les transactions sont réglées dans Règlement fournisseur (PYR) ou Règlement client (PYC), le repère de lettrage est défini sur Réglé(e). Les transactions associées à ce repère sont considérées comme réglées et complètement lettrées et ne peuvent pas être sélectionnées pour être rapprochées dans toute fonction de rapprochement, comme Lettrage compte (ACA) ou Lettrage en ligne.

Si vous définissez le repère de lettrage sur Réglé(e) non rapproché(e), les transactions seront marquées comme réglées mais non lettrées. Ces transactions peuvent être sélectionnées dans Lettrage compte (ACA) ou Lettrage en ligne pour être rapprochées manuellement mais ne peuvent pas être sélectionnées de nouveau pour être réglées.

Pour plus d'informations sur les repères de lettrage, consultez Que sont les repères de lettrage ? et Quels sont les repères de lettrage disponibles ?

Ignorer soldes débiteurs

Si vous activez l'option Ignorer soldes débiteurs, Règlement fournisseur ignore un compte si les transactions à régler pour ce compte affichent un solde débiteur. Les transactions compte ne sont pas mises à jour et aucun état n'est produit. Aucun avis de règlement ou règlement n'est produit.

Si cette option n'est pas activée, Règlement fournisseur marque chaque transaction constituant le solde débiteur comme transaction Solde reporté en définissant le repère de lettrage sur B. Si des avis de règlement sont produits, il génère un chèque annulé et produit un avis de règlement énumérant les transactions et affichant le solde débiteur.

Contrôle excès dépenses

Si cette option est définie et que vous avez activé le contrôle budgétaire dans Paramétrage contrôle budgétaire (BCS), les paramètres de tolérance ci-dessous sont utilisés durant le contrôle budgétaire. Si vous définissez à la fois une valeur et un pourcentage de tolérance, le montant utilisé lors du traitement est le montant le plus faible. Voir Quels sont les contrôles budgétaires disponibles ?

Pourcentage tolérance

Le pourcentage par lequel le budget peut être dépassé avant que le message d'avertissement pour excès de dépenses ne s'affiche. Le pourcentage d'écart entre les dépenses contrôlées et le budget disponible, pour la période appropriée, doit être inférieur ou égal au pourcentage saisi dans ce champ.

Montant tolérance

Le montant par lequel le budget peut être dépassé avant que le message d'avertissement pour excès de dépenses ne s'affiche. La différence entre les dépenses contrôlées et le budget disponible, pour la période appropriée, doit être inférieure ou égale au montant saisi dans ce champ.
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