Trabajar con documentos adjuntos (Archivos)
Puede incrementar muchos formularios adjuntando documentos (archivos) que estén relacionados con los registros específicos, las propiedades en el formulario o los registros en una colección. También puede importar documentos en la base de datos o vincular documentos de los servidores de archivos o de los servidores FTP. Otros usuarios pueden adjuntar los documentos a formularios, propiedades o registros. Los formularios de consulta y los de notas no pueden tener archivos adjuntos.
Los usuarios del portal autorizados también pueden utilizar el portal adecuado para enviar sus propios documentos para adjuntarlos.
Los usuarios del portal que están autorizados para enviar documentos para adjuntarlos a través de un portal, primero tienen que pertenecer a grupos con los permisos adecuados. Estos permisos están configurados para que los usuarios del portal puedan acceder y visualizar solo aquellos documentos para los que se les haya otorgado permiso expresamente. Después de que un documento se envíe para adjuntar, debe ser aprobado antes de que se pueda acceder y visualizar de nuevo. Una vez aprobado, el documento tampoco estará disponible para una edición posterior.
Tipos documento
Antes de poder importar documentos en el sistema y adjuntarlos a formularios, propiedades o registros, un administrador del sistema autorizado debe utilizar el formulario Tipos de documento para especificar la información acerca de los tipos de documentos que se pueden adjuntar, y dónde se va a almacenar cada tipo de documento. Los documentos se pueden almacenar en la base de datos de la aplicación o en un servidor vinculado o ubicación FTP.
Los tipos de documento pueden tener grupos específicos asignados para controlar quién tiene permiso para acceder y ver los documentos de ese tipo. Las asignaciones de grupos múltiples se pueden utilizar para permitir que personas de uno o más grupos accedan a documentos concretos.
Cuando un documento se importa o adjunta, un tipo de documento se asigna al documento. Los documentos se pueden filtrar en función del tipo de documento.
Cuando un tipo de documento se crea, se le asigna una extensión de archivo predeterminada. Esta extensión de archivo se sobrescribe si el documento que importa realmente tiene una extensión de archivo distinta.
A los documentos enviados por los clientes o proveedores a través de los portales, se les asigna automáticamente un tipo de documento asociado con un grupo autorizado para acceder al documento a través del portal del cliente o el portal del proveedor, respectivamente.
Documentos vinculados
Puede importar documentos y almacenarlos en la base de datos, o puede almacenar los documentos en un servidor de archivos vinculado o en un servidor FTP. Vincular el documento puede ser útil si desea mantener los documentos en una estructura jerárquica en el servidor.
El administrador del sistema debe configurar en el formulario Servidores de archivo la información acerca de los servidores de archivos desde los que se puede vincular documentos.
Importar y adjuntar documentos
Solo los usuarios autorizados pueden importar documentos y adjuntarlos a registros. Usuarios autorizados pueden importar, exportar, visualizar, o eliminar documentos con el formulario Documentos. En los formularios que permiten documentos adjuntos, pueden hacer clic en el icono Mostrar documentos en la barra de herramientas para abrir el formulario Documentos adjuntos en una ventana vinculada. En el formulario Documentos adjuntos, pueden importar un documento nuevo, o pueden vincularlo a un documento que ya se haya importado a la aplicación.
Los usuarios autorizados del portal pueden enviar y ver documentos. Consulte la documentación para el portal.
Aprobación de documentos
Los documentos enviados por los usuarios a través de un portal o que se les asigne un estado de Pendiente deben ser aprobados por un administrador del sistema u otro individuo autorizado para aprobar documentos adjuntos. El documento sigue inaccesible mientras el estado sea Pendiente y se podrá ver cuando el estado cambie a Aprobado.
Después de que un documento ha sido aprobado, ya sea por la persona que lo envió o por otro aprobador autorizado, este estará disponible para que otras personas que estén autorizadas puedan verlo para ver estos documentos. También está disponible para que otros usuarios lo vuelvan a utilizar y a adjuntar en otros registros. Esto significa que un documento individual puede adjuntarse en múltiples áreas.
Disponibilidad de documentos adjuntos para visualizar y reutilizar
Para ver una lista y acceder a todos los documentos importados, utilice el formulario Documentos. Para ver una lista y acceder a los documentos adjuntados a un formulario, propiedad, o registro específico, seleccione para abrir el formulario Documentos adjuntos vinculado a ese objeto.
Cualquier documento adjunto a un registro en un formulario que esté accesible a través del portal es potencialmente accesible y visible por cualquiera que tenga acceso a esos registros a través del portal. Por lo tanto, si no desea que un documento adjunto sea accesible y visible a través del portal, debe etiquetar el documento en el sistema como Interno.
Utilizar el Sistema de evento de aplicación para adjuntar y manipular documentos
Puede utilizar un evento de aplicación y un controlador de eventos para adjuntar documentos a registros. Existen dos maneras de hacer esto:
- Incluir documentos adjuntos a los registros cuando se inician esos registros para el procesamiento con el sistema de evento de aplicación.
- Usar el sistema de evento de aplicación para adjuntar, vincular o desvincular documentos durante el procesamiento en el sistema de evento de aplicación.
Adjuntar documentos en correos electrónicos en un formulario
Haga clic en el icono de la barra de herramientas Enviar correo electrónico para el objeto actual en un formulario para configurar un correo electrónico con documentos adjuntos que estén vinculados al formulario principal u objeto.
Puede configurar plantillas de correo electrónico que estén vinculadas a un formulario. Las plantillas pueden incluir variables que estén rellenadas con información específica del formulario así como un conjunto de documentos adjuntos.
Utilizar Infor PCM para generar y adjuntar documentos
Si CloudSuite Industrial está integrado con Infor CPQ Configuración o Automatización de documentos, puede utilizar los botones Configurar o Generar documento y las opciones del menú de acción en algunos formularios para generar documentos configurables, que se adjuntan automáticamente a los registros adecuados.