Gestionar plantillas de correo electrónico de formulario específico

Puede configurar una plantilla para enviar correos electrónicos desde un formulario específico. Por ejemplo, si está viendo una fila en un formulario que contiene datos específicos que necesita incluir en un correo electrónico. Haga clic en el botón de la barra de herramientas del correo electrónico para abrir un correo electrónico y seleccione una plantilla. La plantilla contiene información que necesita enviar a menudo desde este formulario, configurada como variables que seleccionan los valores de propiedades desde la fila actual en el formulario. Los datos se rellenan y cualquier documento adjunto que sea parte de esta plantilla se incluye de manera predeterminada (aunque puede elegir excluirlos o añadir documentos distintos).

  1. Para acceder al formulario Plantillas de correo electrónico y configurar una plantilla para usarla con un formulario en particular, use uno de estos métodos:
    • Desde el formulario actual, haga clic en el icono del sobre en la barra de herramientas, o seleccione Acciones > Correo electrónico para actual, para mostrar el formulario Enviar correo electrónico para el objeto actual. A continuación, haga clic en Gestionar plantillas para abrir el formulario Plantillas de correo electrónico, con el formulario actual especificado en el campo Formulario.
    • Desde el explorador, seleccione el formulario Plantillas de correo electrónico. Añadir un registro. En el campo Formulario y especifique el formulario en el que se aplica esta plantilla.
  2. Especifique un nombre de plantilla o utilice el valor predeterminado.
  3. Especifique una descripción para la plantilla.
  4. Para que la plantilla esté disponible para los usuarios en el formulario Enviar correo electrónico para el objeto actual del formulario especificado, seleccione Activo.
  5. Si la plantilla va a incluir etiquetas HTML, seleccione Cuerpo en formato HTML. Cuando termine de configurar la plantilla, puede hacer clic en Vista previa para consultar el aspecto que tendrá el correo electrónico formateado.
  6. En Enviar A, CC, CCO y Asunto del mensaje, especifique las propiedades y variables que se sustituyen con valores del formulario principal. Por ejemplo, en el campo A puede especificar P(Customers.ExternalEmailAddr) o solo P(ExternalEmailAddr) si la plantilla del correo electrónico está vinculada al formulario Clientes.
  7. En el campo Mensaje, especifique el mensaje de texto e incluya cualquier objeto relevante. Puede añadir cualquier valor P y V, por ejemplo:

    Hola P(UserDesc), Le hemos enviado V(TotalPartNum) P(PartDesc)...

  8. Guarde los cambios.
  9. Si desea adjuntar documentos a la plantilla, haga clic en Documentos adjuntos y seleccione un documento. Importe el documento si todavía no existe.
  10. Guarde los cambios y vuelva al formulario Enviar correo electrónico para el objeto actual. El documento se muestra en la cuadrícula Documentos adjuntos de correo electrónico para la plantilla.
  11. De manera opcional, para ver previamente el aspecto del correo electrónico, haga clic en Modo vista previa.
  12. Si vio el correo electrónico previamente, haga clic en Modo plantilla para volver a la vista de plantilla.
  13. Guarde los cambios.

Cuando un usuario selecciona la plantilla en el formulario Enviar correo electrónico para el objeto actual, se realiza una sustitución de todas las variables antes de que se muestren en los campos, los valores del formulario principal.

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