Antes de que un documento se pueda importar en el sistema y adjuntarlo a un registro o formulario, el administrador del sistema
debe crear los tipos de documentos en el formulario Tipos de documento. Puede incluir esta información para cada tipo de documento:
- Asocie una extensión de archivo predeterminada con un tipo de documento para determinar qué aplicación usar cuando se presenta
el documento para su visualización. Por ejemplo, puede que los usuarios quieran adjuntar regularmente documentos de órdenes
de compra creados como archivos de Microsoft Word (*.docx) a órdenes de clientes. Crear un tipo de documento llamado OC de cliente, y asociar la extensión de archivo "docx" con ese tipo. Puede utilizar ese tipo de documento cuando adjunte archivos de OC
a órdenes de cliente.
- Especifique el método de almacenamiento usado para este tipo de documento. Los documentos se pueden almacenar en la base de
datos de la aplicación o vincularse desde un servidor de archivos o servidor FTP. En los documentos vinculados, especifique
el área en la que se almacena ese tipo de documento.
Consulte Administración de servidores de archivos para documentos vinculados.
- Especifique qué formularios, y/o propiedades de formularios, pueden tener este tipo de documento adjunto.
Nota: Esta especificación puede ser distinta para distintos usuarios, si hay múltiples versiones del formulario con un tipo de
ámbito o nombres de ámbitos diferentes, o si se usa una base de datos de formularios diferente. Esto ocurre porque algunas
versiones del formulario pueden contener la propiedad y otras puede que no.
Para configurar un tipo de documento:
- En el formulario Tipos de documento, especifique esta información:
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Tipo de documento
- Especifique un nombre para el tipo de documento. Este nombre podría describir el tipo de aplicación usada, por ejemplo, Acrobat,
Word o Gráfica; la extensión de archivo, por ejemplo, PDF o JPG; el método de almacenamiento, por ejemplo FTP o URL; el nombre
del servidor de archivos; o una combinación de estas.
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Descripción
- Describa de forma completa el tipo de documento.
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Método almacenamiento
- Especifique dónde se van a almacenar los archivos de este tipo: en la base de datos o en un servidor vinculado.
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Extensión de archivo
- Como opción, especifique la extensión del archivo que está asociada de forma predeterminada con este tipo de documento. Por
ejemplo, si el Tipo de documento es Acrobat o PDF, la extensión predeterminada del archivo podría ser pdf. Si el Tipo de documento es Gráfica, la extensión de archivo predeterminada podría ser png. Esta extensión de archivo predeterminada se sobrescribe
si el documento que importa tiene una extensión de archivo distinta.
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Tipo de medio
- Como opción, especifique un tipo de medio predeterminado para este tipo de documento. El tipo de medio predeterminado se rellena
en el formulario Documentos adjuntos cuando se selecciona este tipo de documento.
- Si ha especificado un Método de almacenamiento de Vínculo, especifique esta información adicional:
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Especificación de archivos
- Especifique la ruta de raíz en la que los archivos se almacenan en el servidor:
- Para una ruta de servidor de archivos compartida, use este formato: \\server\share\
También puede utilizar este formato para especificar un solo archivo; por ejemplo: \\server\share\filename.ext
- Para un FTP URI, utilice este formato: FTP_Server/folder/
Este campo pude incluir variables y valores de propiedades específicos del registro. Por ejemplo, una ruta UNC de \\MGserver1\MyShare\CustomerDocuments\P(CustNum)\* devuelve todos los archivos encontrados en una carpeta que coincidan con el número de cliente seleccionado actualmente en
el formulario principal.
Nota: Cualquier parte de la ruta o nombre de archivo especificado puede consistir en reemplazos de variable o valor de propiedad,
como en este ejemplo.
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Servidor de archivos
- Seleccione un servidor de archivos o servidor FTP que esté definido en el formulario Servidores de archivos. Si no se especifica ningún servidor, se utiliza el servidor local y la autenticación de Windows.
- Si ha especificado un Método de almacenamiento de Vínculo, como opción, puede especificar los formularios y las propiedades en formularios, a los que se les va a adjuntar el tipo
de documento vinculado:
- Para que todos los archivos de este tipo de documento estén disponibles solo para ciertos formularios, independientemente
de las propiedades que allí aparezcan, especifique cada Nombre de formulario en la cuadrícula, usando una fila independiente para cada formulario. A continuación, especifique un único asterisco (*) en el campo Nombre de propiedad para cada formulario. Debe utilizar el nombre real del formulario y no su título.
- Para que todos los archivos de este tipo de documento estén disponibles para todos los formularios que contengan ciertas
propiedades, especifique cada Nombre de propiedad en la cuadrícula, usando una fila independiente para cada propiedad. A continuación, para cada propiedad, especifique un
único asterisco (*) en el campo Nombre de formulario. Debe utilizar el nombre real de la propiedad y no su título o etiqueta.
- Para que todos los archivos de este tipo de documento estén disponibles solo en el formulario especificado y solo si contiene
la propiedad especificada, especifique tanto el Nombre del formulario como el Nombre de la propiedad, usando una fila independiente para cada combinación.
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Para que todos los archivos de este tipo de documento estén disponibles para todos los formularios y todas las propiedades,
especifique asteriscos únicos tanto en el campo Nombre de formulario como en el campo Nombre de propiedad.
Nota: Esta combinación anula las demás combinaciones de Nombre de formulario-Nombre de propiedad.
- Guarde los cambios.