Informationen zur Prüfung der Vorgänge mit dem verfügbaren Budget

Wann wird die Budgetprüfung ausgeführt?

Budgetprüfungen werden für HB-Vorgänge ausgeführt, wenn sie für bestimmte Konten- bzw. Analysekombinationen in der Funktion 'Budgetprüfung einrichten (BCS)' definiert wurden. Für die selbe Kombination von Konten, bzw. Analysen, wird die Budgetprüfung ebenfalls für Eingangsrechnungen durchgeführt, wenn die Option Überziehungsprüfung in Geschäftsbereich Einkauf einrichten (PBS) gewählt ist; oder für Bestellungen, wenn die Option Überverpflichtungsprüfung in Geschäftsbereich Einkauf einrichten (PBS) gewählt ist. Wenn in diesem Fall die Ist-Vorgänge erfasst werden, prüft der Budgetprüfungsprozess jeden Vorgang, um sicherzustellen, dass die Budgetkontrollvorgaben eingehalten werden.

Die Budgetprüfung beginnt mit der Suche nach der Budgetprüfungsdefinition für das auf dem Vorgang angegebene Konto. Dies ist die Kontonummer in der Hauptbuch-, Bestellungs- oder Eingangsrechnungszeile. Das System verwendet diese Kontonummer, um zu prüfen, ob das Konto in den Kontenbereich einer Budgetprüfungsdefinition fällt.

Wenn das Konto keiner Budgetprüfung unterliegt, wird der Vorgang ohne Budgetprüfung akzeptiert.

Wenn eine Budgetprüfung für das Konto gilt, legt die Budgetprüfungsdefinition das Budgetkonto und alle wahlfreien Analysecodes fest, die das Budget für das Konto enthalten.

Verfügbares Budget

Budgetbeträge werden als einmalige Kombinationen der folgenden Kriterien gespeichert:

• Kontonummer
• Periode
• Analysecode 1 (wahlfrei, je nach 'Budgetprüfung einrichten')
• Analysecode 2 (wahlfrei, je nach 'Budgetprüfung einrichten')
• Analysecode 3 (wahlfrei, je nach 'Budgetprüfung einrichten')
• Analysecode 4 (wahlfrei, je nach 'Budgetprüfung einrichten')
• Analysecode 5 (wahlfrei, je nach 'Budgetprüfung einrichten').

Die Budgetprüfung berechnet das für die Kombination von Konto, Analysecode und Periode verfügbare Restbudget und stellt fest, ob genügend Mittel für den Vorgang vorhanden sind. Für jede Kombination wird das verfügbare Budget wie folgt errechnet:

Verfügbares Budget = Budget - Aufwandsverpflichtung - Ist-Aufwand

Alle Budgetbeträge werden in der Basiswährung geführt.

Informationen zu Vorgängen

Der Budgetprozess prüft jeden einzelnen Vorgang bei der Eingabe, um sicherzustellen, dass das für das Konto und die Analysecodes verfügbare Budget nicht überschritten wird. Ein Vorgang stellt entweder eine Bestellung, eine Eingangsrechnung oder einen bestimmten Hauptbuchvorgang dar, z. B. Buchungserfassung, Buchungsimport usw.

Bei Bestellungen oder Rechnungen kann die Budgetprüfung entweder zeilenweise oder für das gesamte Dokument ausgeführt werden, je nach den Einstellungen in den Funktionen 'Bestelltypen (PTS)' oder 'Geschäftsbereich Einkauf einrichten (PBS)'.

Navigationsmethoden

Beim Eingeben eines Vorgangs wird das Budget der aktuellen Periode zuerst verbraucht. Für Bestellungen und Rechnungen ist dies die aktuelle Einkaufsperiode, für HB-Vorgänge ist es die aktuelle Geschäftsperiode.

Das verfügbare Budget wird für diese Periode geprüft und entsprechend verbraucht. Ist in dieser Periode kein ausreichendes Budget vorhanden, wird das Budget für andere Perioden verbraucht, je nach der definierten Navigationsmethode. Dies wird entweder durch einen Analysecode, oder mit der Funktion 'Budgetprüfung einrichten (BCS)' bestimmt.

Die folgende Tabelle zeigt Beispiele von verschiedenen Navigationsmethoden sowie Art und Reihenfolge, in der diese Methoden Budgetbeträge verbrauchen:

Nehmen wir an, dass die aktuelle Periode 03/2012 ist und dass ein Vorgang von 100US$ eingegeben wurde.

Nehmen wir nun an, dass die aktuelle Periode 03/2012 ist, und dass ein Vorgang von 150 € eingegeben wurde.

In der Funktion 'Budgetprüfung einrichten (BCS)' können Sie bestimmen, ob ein einzelnes Jahr oder mehrere Jahre verwendet werden sollen. Beim Verwenden eines einzelnen Jahres wird die Budgetprüfung nur Perioden im aktuellen Jahr verwenden. Beim Verwenden von mehreren Jahren prüft die Budgetprüfung Perioden aller Jahre.

Toleranzen

Wenn der Vorgangsbetrag das verfügbare Budget überschreitet, wird der in der Funktion 'Hauptbuch einrichten (LES)' oder 'Geschäftsbereich Einkauf einrichten (PBS)' definierte Budgettoleranzsatz bzw. -betrag berücksichtigt. Liegt das Budgetdefizit innerhalb der zulässigen Toleranz, wird der Vorgang genehmigt und es wird eine Warnmeldung angezeigt.

Unter 'Sonstige Berechtigungen' in der Sicherheitskonsole oder Benutzerverwaltung können Sie einrichten, dass Benutzer die Warnmeldung zur Budgetüberschreitung aufheben und die Vorgänge auch dann buchen können, wenn das verfügbare Budget nicht ausreicht.

Fehlgeschlagene Budgetprüfungen

Schlägt die Budgetprüfung für einen Vorgang fehl, wird der Vorgang zurückgehalten und es wird eine Meldung angezeigt. Ein fehlgeschlagener Vorgang kann die Budgetprüfung unter Verwendung der folgenden Berichtigungsmethoden bestehen:

• Verringern Sie den Vorgangswert, damit er kleiner als das verfügbare Budget ist
• Lassen Sie einen Benutzer mit höheren Toleranzen den Vorgang bearbeiten
• Erhöhen Sie den Budgetbetrag für die Kombination von Konto, Analyse und Periode. Dies könnte z. B. durch erneutes Zuweisen von Budgets geschehen.
• Verwenden Sie eine andere Kombination von Konto, Analyse und Periode, je nach der Navigationsmethode.

Kann keine der obigen Methoden dazu verwendet werden, den Vorgang freizugeben, dann kann er nicht bearbeitet werden und Sie müssen ihn stornieren.

Bestellungen und Eingangsrechnungen

Eine Bestellung aktualisiert den Aufwandsverpflichtungs-Betrag. Wenn eine Rechnung mit einer Bestellung abgeglichen wird und die Budgetprüfungsstufe durchläuft, geschieht folgendes:

• Der Aufwandsverpflichtungsbetrag wird für die Perioden der jeweilig verbrauchten Budgets reduziert.
• Der Ist-Aufwandsbetrag wird für die Perioden der jeweilig verbrauchten Budgets erhöht.

Eine Bestellung reserviert Budgetbeträge für eine bestimmte Periode (bzw. Perioden). Beim Bearbeiten der entsprechenden Rechnung wird der reservierte Budgetbetrag in einen Aufwandsbetrag für diese Periode umgewandelt, unabhängig von der Periode, in der die Rechnung verarbeitet wird.

Beispiel: Eine Bestellung reserviert einen Budgetbetrag aus den Perioden 03/2006 und 04/2006. Der reservierte Budgetbetrag wird in den Perioden 03/2006 und 04/2006 aufgezeichnet. Es geht eine Rechnung ein in Periode 06/2006, die mit der Bestellung abgeglichen wird. Der reservierte Budgetbetrag wird für die Perioden 03/2006 und 04/2006 reduziert. Der Aufwand für diese Perioden (ausgenommen die Periode 06/2006) wird erhöht.

Nach der Budgetprüfung eines Kontos suchen

Eine Budgetprüfungsdefinition legt das Budgetkonto fest, das für das im Vorgang angegebene Konto geprüft werden muss. Der Budgetprüfungsprozess sucht nach der passendsten Budgetprüfungsdefinition für das Konto.

Der Prozess beginnt mit der Suche nach einer Budgetprüfung, die sich alleinig auf das im Vorgang angegebene Konto bezieht. Wird keine gefunden, sucht der Prozess nach einer Budgetprüfung, die für einen Kontenbereich definiert wurde, in dem das betreffende Konto liegt.

Sie haben also die Möglichkeit, ausgewählte Konten aus dem Gesamtbudget für einen Kontenbereich auszuschließen. Beispiel: Sie haben ein Gesamtbudget für Werbung, in dem ein hoher Betrag für Fernsehwerbung enthalten ist. Sie können in diesem Fall eine spezifische Budgetprüfung für das Aufwandskonto Fernsehwerbung einrichten und das Budget nur diesem Konto zuzuordnen. Dann richten Sie eine weitere Budgetprüfung für die restlichen Werbungskonten ein. Der dieser Budgetprüfung zugewiesene Kontenbereich verweist unter Umständen auf das Fernsehwerbungskonto; dies ist jedoch nicht von Bedeutung. Bei Eingabe eines Vorgangs für das Fernsehwerbungskonto benutzt der Prüfungsprozess die Budgetprüfung für das Fernsehwerbungskonto. Bei Eingabe eines Vorgangs für eines der anderen Werbungsaufwandkonten findet der Prüfungsprozess keine spezifische Budgetprüfung für das Konto und benutzt also die Budgetprüfung, die auf den Werbungskontenbereich verweist.

Wenn Sie eine Budgetprüfung für eine Kombination von Kontonummern und Analysecodes erstellen, für die kein Budget vorhanden ist, wird ein Null-Budget erstellt. Alle Buchungen mit dieser Kombination aus Kontonummer und Analysecode werden als Budgetüberziehung behandelt.

Wenn Sie in der Funktion Analysecodes (ANC) die Option Kombinierte Budgetprüfung vorgegeben haben, werden die Vorgänge an das spezifischste Budget verbucht. Ist das Budget der spezifischsten Kombination überzogen, wird eine weniger spezifische Kombination benutzt, falls vorhanden.