Auf welchen Ebenen kann ein Budget eingerichtet werden?
Die Funktion 'Budgetprüfung einrichten (BCS)' dient zur Definition der Budgetprüfungsregeln für jedes Konto bzw. für jeden Kontenbereich mit einer Budgetzuweisung. Richten Sie eine Budgetprüfung ein, um die Ist-Buchkonten mit den die Budgetzuweisungen enthaltenden Budgetbuchkonten zu verbinden.
Die Budgetprüfungen zur Verbindung der Ist- und Budgetkonten werden folgendermaßen definiert:
- auf Kontenebene zur Verbindung eines Einzelhauptbuchkontos mit einem Einzelbudgetbuchkonto, z. B. zum Vergleich eines Gebäudeunterhaltungsaufwandskontos mit einem diesem Konto zugewiesenen Budget.
- auf einer Zusammenfassungsebene zur Verbindung einer Hauptbuchkontengruppe mit einem Einzelbudgetkonto, z. B. zum Vergleich mehrerer Werbungskonten mit der Gesamtwerbungsbudgetzuweisung
- auf Konto-/Analysecodeebene zur Verbindung von einem bzw. mehreren Ist-Konten mit einem Budgetkonto, auf dem die Budgetwerte für ausgewählte Analysekategorien im Budgetkonto vorgegeben wurden.
Für eine Budgetprüfung legen Sie außerdem fest, ob die Gesamtausgabenverpflichtung in die Budgetüberziehungsprüfung einbezogen werden soll.
Budgets auf Kontoebene prüfen
Im Kontenplan wird für jedes Konto ein Budget definiert. Die Budgetwerte werden im entsprechenden Konto im Budgetbuch gespeichert.
Wahlweise wird das Budget für ein Konto im Ist-Buch in einem anderen Konto im Budgetbuch gespeichert.
Budget auf Zusammenfassungsebene prüfen
Sie können ein Budget auf hoher Ebene definieren und damit die Ausgaben für einen Bereich von Ist-Konten kontrollieren. In Ihrem Ist-Buch befinden sich beispielsweise mehrere Werbungsaufwandkonten, die gegen ein einziges Gesamtwerbungsbudget überwacht werden sollen.
Geben Sie den Budgetwert auf ein beliebiges Konto im Budgetbuch im entsprechenden Ist-Kontenbereich ein, z. B. auf das erste Konto im Kontenbereich. Anschließend definieren Sie eine Budgetprüfung zur Auswahl des Ist-Kontenbereichs und zur Verbindung mit dem Budgetkonto, welches die Gesamtsumme enthält.
Budgets auf Analysecodeebene prüfen
Sie können Budgetwerte außerdem auf Analysecodeebene in einem Budgetkonto aufzeichnen und überwachen, z. B. wenn Sie ein Marketingbudget nach Abteilung verwalten und überwachen möchten, in dem die Abteilung durch eine Analysekategorie auf dem Buchungsvorgang gekennzeichnet ist.
Wird ein Buchungsvorgang für die Kontonummern- und Analysecodekombination eingegeben, wird der Vorgangswert mit dem für die entsprechende Kontonummer-/Analysecodekombination gebuchten Budget verglichen.
Die Art der für die ausgewählten Analysecodes geltenden Budgetprüfung kann geändert werden. Wenn Sie die Analysecodes für eine Kategorie anhand der Funktion 'Analysecodes (ANC)' definieren, bestimmt die Option 'Budgetprüfung', ob die Budgetprüfung für einen Analysecode zulässig ist, und wenn ja, die Art der erforderlichen Budgetprüfung.
Wurde auf Analysecodeebene ein Budget gespeichert, dann ist die Vorgabe folgender Budgetprüfungsoptionen für jeden Analysecode möglich:
- Budgetprüfung nicht erforderlich - Budget für diesen Analysecode nicht prüfen. Das Marketingbudget ist beispielsweise nach Abteilung aufgeteilt; für Abteilung X gibt es jedoch keine Budgetvorgabe. Bei Eingabe der Marketingkosten für diese Abteilung ist also keine Budgetprüfung erforderlich.
- Budgetprüfung zulassen - Das Budget auf eine Analysecode- und Kontokombination prüfen. Wenn das Marketingbudget für Abteilung A beispielsweise ausgeschöpft ist, prüft die Budgetprüfungsfunktionalität, ob auf dem Marketingkonto genügend Mittel vorhanden sind. Eine Budgetüberziehungswarnmeldung erscheint nur dann, wenn das Abteilungsbudget und das Kontobudget aufgebraucht sind. Diese Prüfung wird ausgelöst, wenn die Option Kombinierte Budgetprüfung für den Analysecode in der Funktion Analysecodes (ANC) aktiviert wurde.
- Budgetprüfung nur auf Kontoebene zulassen - Das Budget nur auf Konto prüfen. Für Abteilung Z wurde beispielsweise kein Marketingbudget vorgegeben; für das Marketingkonto wurde jedoch ein Eventualbudget vorgegeben. Alle für Abteilung Z eingegebenen Marketingkosten werden mit dem für diese Kontenebene gespeicherten Eventualbudget verglichen. Es erscheint eine Budgetüberziehungswarnmeldung, wenn der Vorgang die für das Marketingkonto verfügbaren Mittel übersteigt.