Informationen zur Budgetprüfung
Eine Budgetprüfung enthält die Budgetprüfregeln für ein Konto bzw. einen Kontenbereich, indem sie das Budget für die Konten festlegt.
Wenn ein Hauptbuch-, Eingangsrechnungs- oder Bestellvorgang für ein Konto erfasst wird, ermitteln die Aufwands- und Verpflichtungsprüfungsfunktionen, ob genügend Mittel zum Abdecken des Vorgangsbetrags im Budget verfügbar sind. Das System durchsucht alle Budgetprüfungsdefinitionen, um festzustellen:
- wo das Budget für das Konto gespeichert ist
- ob eine Verpflichtungsprüfung erforderlich ist.
Für den Mandanten wird ein Satz Budgetwerte in einem separaten Budgetbuch gespeichert. Üblicherweise werden Budgetwerte im Budgetbuch (B) geführt, und der Ist-Aufwand befindet sich im Hauptbuch (A).
Je nach den Budgetkontrollvorschriften Ihres Unternehmens können die Budgetwerte auf verschiedenen Ebenen gespeichert werden. Folgenden Elementen kann ein Budget zugewiesen werden:
- einzelnen Konten
- einem Kontenbereich
- Analysecodes in einem Konto bzw. Kontenbereich.
Eine Budgetprüfung verbindet ein Konto im Ist-Buch mit dem Konto im Budgetbuch, das das entsprechende Budget enthält. Eine Budgetprüfung kann mehrere Ist-Konten mit dem gleichen Budgetkonto verknüpfen. Sie kann außerdem mehrere Analysecodes festlegen, wenn das Budget auf Analysecodeebene gespeichert ist.
Budgetprüfungen werden in der Funktion 'Budgetprüfung einrichten (BCS)' definiert.
Ein Konto kann auf Analysecode- und Kontoebene gegen eine Kombination der verfügbaren Budgets geprüft werden. Beispielsweise könnte ein Marketingbudget auf Analysecodeebene einer Reihe verschiedener Abteilungen zugewiesen sein, aber wenn die Mittel eines bestimmten Abteilungsbudgets erschöpft sind, kann die Abteilung möglicherweise eine Zuweisung verwenden, die auf der Ebene des Marketingkontos geführt wird.