Informationen zur Aufwandsprüfung
Ein SunSystems-Budget setzt sich aus drei Teilen zusammen:
- Budgetbetrag - das zugelassene Budget für eine Budgetprüfungsdefinition (Kombination von Konto und Analysecode).
- Ist-Aufwand - der tatsächliche Aufwand gegen das Budget. Dieser stammt entweder direkt aus Hauptbuchvorgängen oder aus Eingangsrechnungsvorgängen im SunSystems-Warenwirtschaftsmodul.
- Aufwandsverpflichtungen - die genehmigte Ausgabe für eine Bestellung, die im verfügbaren Budget reserviert wird.
Die Aufwandsprüfung vergleicht den Ist-Aufwand für eine Kombination von Konto und Analysecode mit einer Budgetvorgabe. Aufwandsprüfungen werden in Financials benutzt, und können auf ausgewählte Konten angewendet werden, wenn dies in der Funktion 'Budgetprüfung einrichten (BCS)' entsprechend für jede Konten-/Analysekombination definiert wurde. Die Aufwandsprüfung kann auch im Warenwirtschaftmodul beim Erfassen von Eingangsrechnungen verwendet werden, wenn dies in 'Geschäftsbereich Einkauf einrichten (PBS)' entsprechend festgelegt wurde.
Die Aufwandsprüfung prüft die in Financials für diese Konten erfassten Buchungsvorgänge. Hierzu gehören die in der Funktion 'Buchungen erfassen (LEN)' oder 'Buchungen importieren (LIM)' erfassten Vorgänge sowie die von anderen Financials-Funktionen generierten Vorgänge. Bei Verwendung des Einkaufsmoduls im SunSystems-Warenwirtschaftsmodul dient die Aufwandsprüfung außerdem zur Prüfung der Rechnungszeilenwerte bei deren Erfassung.
Bei Erfassung eines Vorgangs für ein Konto, für das eine Aufwandsprüfung erforderlich ist, wird der Gesamt-Ist-Aufwand für das Konto mit dem zugewiesenen Budget verglichen. Falls das Kontobudget durch den Vorgang überzogen wird, erscheint eine Warnmeldung. Je nach den Toleranzen in der betreffenden Benutzergruppe oder den globalen Toleranzen können Sie diese Warnmeldung übersteuern und den Vorgang trotzdem fortsetzen.
Für die Aufwandsprüfung wird das verfügbare Budget wie folgt errechnet:
- Verfügbares Budget = Budget - Ist-Aufwand - Aufwandsverpflichtung
Budget- und Ist-Beträge berechnen
Der Ist-Aufwand ist die Summe aller in dieser Periode auf das Konto gebuchten Vorgänge.
Die Berechnung des Budgetbetrags für das Konto ist komplizierter. Er wird durch die für das Konto eingerichtete Budgetprüfungsdefinition bestimmt. Das Budget für ein Konto kann auf verschiedenen Ebenen vorgegeben werden, und es kann unter Umständen auf mehreren Budgetkonten basieren. Der Budgetbetrag wird außerdem durch die für die Budgetprüfung vorgegebene Budgetnavigationsmethode bestimmt. Diese legt die Buchungsperioden für die Berechnung des Budgetbetrags fest.
Budgetaktualisierung bei Warenwirtschafts-Eingangsrechnungen
Wenn Sie eine Eingangsrechnung im Warenwirtschaftsmodul erfassen und die Budgetprüfung verwendet wird, wird der Aufwandsbetrag des Budgets genau wie bei einem Hauptbuchvorgang aktualisiert. Dies bedeutet, dass der Ist-Aufwand bei Erfassung der Rechnung erhöht wird. Das verwendete Konto ist dabei das auf der Eingangsrechnungszeile erfasste Konto, und die verwendete Analyse ist die Analyse auf der Eingangsrechnungszeile.
Eine Eingangsrechnungszeile kann viele verschiedene Werte enthalten (z. B. Menge, Einheitspreis, Nettobetrag, Steuer, Bruttobetrag), und diese werden als Wertbezeichnungen geführt. Welche Wertbezeichnung für die Aktualisierung des Aufwandsbetrags verwendet werden soll, muss im Formular Bestelltypen - Werte einrichten über die Option Aufwandsbudgetwert festgelegt werden. Alle Budgetwerte müssen in der Basiswährung geführt werden.
Eine Eingangsrechnung kann mehrere Stufen haben, wie z. B. Rechnungserfassung, Rechnungsabgleichung (mit einer Bestellung) und Rechnungsbestätigung. Die Stufe, auf der die Rechnung das Budget aktualisiert, muss in der Funktion Geschäftsbereich Einkauf einrichten (PBS) über die Marke Aufwandsstufe bestimmt werden. Dies gilt für alle Rechnungen, kann jedoch in der Funktionen 'Bestelltypen (PTS)' für einen bestimmten Bestelltyp geändert werden.
Überziehungsprüfung in Warenwirtschafts-Eingangsrechnungen
Die Überziehungsprüfung ist eine Zusatzfunktion, die bei der Erfassung von Eingangsrechnungen verwendet werden kann. Die Funktion wird in 'Geschäftsbereich Einkauf einrichten (PBS)' aktiviert und ist die gleiche wie die Prüfung auf Budgetüberziehungen in Financials. Wenn Sie eine Rechnung erfassen, wird anhand der oben angegebenen Formel geprüft, ob genügend Budget dafür verfügbar ist. Ist dies der Fall, kann die Rechnung weiter verarbeitet werden. Wenn nicht genügend Budget vorhanden ist, wird die Rechnung zurückgehalten und kann nicht weiter verarbeitet werden. Eine entsprechende Warnmeldung wird angezeigt.
Beim Ausführen der Prüfung auf Budgetüberziehungen können Änderungen vorgenommen werden. In der Funktion 'Geschäftsbereich Einkauf einrichten (PBS)' kann ein genauer Toleranzwert bzw. ein Toleranzprozentsatz eingerichtet werden. Dieser kann, wenn erforderlich, durch für Benutzergruppen in der Sicherheitskonsole oder Benutzerverwaltung eingerichtete Toleranzen geändert werden. Wenn nicht genügend Budget verfügbar ist, wendet das System die Toleranz an. Liegt der Wert innerhalb der Toleranz, dann erscheint eine Warnmeldung, aber Sie können fortfahren. Liegt der Wert außerhalb der Toleranz, erscheint eine Warnmeldung, und die Bestellung wird zurückgehalten.
Wenn die Verpflichtungsprüfung verwendet wird, wird beim Abgleichen einer Eingangsrechnung mit einer Bestellung für die entsprechende Konten- und Analysecodekombination die Aufwandsverpflichtung reduziert und der Ist-Aufwand um den gleichen Betrag erhöht. Auf diese Weise wird die Aufwandsverpflichtung in einen Ist-Aufwand umgewandelt.