怎样根据可用预算来检查业务？

何时执行预算检查？

如果您在［预算检查设置 (BCS)］中为科目/分析组合设置了任何预算检查，则会对帐务业务进行［预算检查］。对于同一科目/分析组合，如果在［采购业务设置 (PBS)］中选择了“超支检查”选项，则也会对采购发票进行预算检查；或是如果在［采购业务设置 (PBS)］中选择了“超逾承诺检查”选项，则也会对采购订单进行预算检查。然后，在输入实际业务时，预算检查过程会对每笔业务进行有效性检查，以确保其满足预算的控制设置。

通过查找业务参考科目的预算检查设置开始预算检查。这是帐务、采购订单或采购发票行上的科目代码。系统使用此科目代码来查看其是否超出任何预算检查设置科目代码范围。

如果某一预算检查未覆盖该科目，则无需进行预算检查即可接受业务。

如果某一预算检查应用于该科目，则预算检查设置确定该预算科目和所有可选的分析代码，这些代码中包含该科目的预算。

可用预算

预算金额作为如下的唯一组合保留：

• 科目代码
• 期间
• 分析代码 1（可选 - 取决于［预算检查设置］）
• 分析代码 2（可选 - 取决于［预算检查设置］）
• 分析代码 3（可选 - 取决于［预算检查设置］）
• 分析代码 4（可选 - 取决于［预算检查设置］）
• 分析代码 5（可选 - 取决于［预算检查设置］）

预算检查计算该科目、分析代码和期间组合的剩余可用预算值，以了解是否有足够的可用资金来满足业务。对于每一个组合，按下面方法计算可用的预算：

可用预算 = 预算 - 承付支出 - 实际支出

所有的预算金额都必须以本位币的形式保存。

什么是业务？

预算过程在您输入每单笔业务时对其进行检查，以确保其没有超出该科目和分析代码的可用预算。业务可以是采购订单、采购发票或某帐务业务如帐务录入、帐务导入等。

对于采购订单或发票，预算检查既可逐行执行，也可在整个文档上执行，这取决于［采购类型 (PTS)］或［采购业务设置 (PBS)］上的设置。

导航方法

当输入一笔业务时，它从当前期间开始耗预算。即，对于采购订单和发票，指当前的采购期间；对于帐务业务，指当前的财务期间。

先对此期间进行检查和消耗可用的预算。如果在此期间内无足够的可用预算，则根据已设置的导航方法从其他期间消耗预算。这可通过使用分析代码或［预算检查设置 (BCS)］来设置。

下表显示了几个各种导航方法以不同方式消耗预算的例子，以及其预算消耗的顺序：

假设当前期间是 03/2012，输入了一笔 100 美元的业务。

假设当前期间是 03/2012，输入了一笔 150 美元的业务。

在［预算检查设置 (BCS)］上，您可以设置是使用单一年度或多个年度。单一年度是指预算检查仅适用当前年度的期间；而多个年度是指预算检查使用所有年度的期间。

允许偏差

如果业务金额超过可用预算，将考虑［帐务设置 (LES)］或［采购业务设置 (PBS)］上设置的预算允许偏差百分比或金额。如果预算赤字在允许范围内，该支出将得到允许并且会显示一条警告消息。

使用［安全控制台］或［用户管理员］中提供的“杂项使用权限”，您可以允许操作员忽略超支警告并过帐业务，而不管是否已没有足够预算可用。

预算检查失败

如果业务未通过预算检查，则业务会被保留，并显示一条消息。业务可根据以下方法之一通过预算检查：

• 降低业务值，使之低于可用预算。
• 允许具有更高允许偏差更新权限的用户处理业务。
• 增加科目/分析/期间组合的预算金额。这可以是通过重新分配预算来实现。
• 根据导航方法使用不同的科目/分析/期间组合。

如果上述方法均不能用来释放业务，则无法处理该业务，应予以取消。

采购订单和采购发票

采购订单更新的是承付支出金额。当某发票匹配到某采购订单并通过了预算检查阶段时，会发生下列情况：

• 从消耗预算的期间中减去承付支出金额。
• 从消耗预算的期间中加上实际支出金额。

采购订单保留来自某特定期间的预算。当处理相应发票时，金额从某保留预算金额更改为该期间的支出金额，无论发票的处理期间如何。

例如，采购订单保留期间 03/2006 和 04/2006 之间的预算。该保留预算金额记录在期间 03/2006 和 04/2006。在期间 06/2006 收到发票，并与采购订单匹配。期间 03/2006 和 04/2006 的保留预算减少，该期间的支出增加，但并不影响期间 06/2006。

为科目查找预算检查

［预算检查］设置确定了必须为业务上参考的科目进行检查的预算科目。预算检查过程为该科目查找最适当的预算检查设置。

起初进行搜索是要找到只与业务上参考的科目相关的预算检查。如果未找到，则搜索为包含业务上科目的一系列科目设置的预算检查。

这样将允许您在为某一科目范围设置的预算总额中排除选中的科目。例如，您可将预算总额指定给广告，其中有大量算指定给电视广告。您可为电视广告费用科目设置特定的预算检查，并输入单独指定给该科目的预算。然后，您可为其余广告科目设置另一个预算检查。指定给此预算检查的科目范围可能参考电视广告费用科目，但这并不重要。为电视广告科目输入业务时，检查过程将使用电视广告科目的预算检查。为其他广告费用科目输入业务时，检查处理不能为该科目查到一个特定的预算检查，因此将使用参考广告科目范围的预算检查。

如果您为没有预算的科目代码和分析代码组合创建预算检查，则将创建出零预算。这意味着，每笔过帐到科目代码和分析代码组合的业务都被视为超预算。

如果已在［分析代码 (ANC)］中设置了“组合预算检查”选项，则会根据最具体的可用预算过帐业务。如果已超出该可用预算，则使用次具体的预算（如果存在）。