Conhecer os formulários de alocação de conta
As Alocações de conta (ACA) são uma função especialmente poderosa do SunSystems que permite a conciliação de transações. Ela também pode ser usada para alterar uma variedade de detalhes da transação.
Como essa função pode ser usada para diferentes propósitos, você encontrará diversas versões do formulário Alocação de conta disponíveis. Essas versões podem ser exibidas separadamente no menu do SunSystems. Como alternativa, ao executar as Alocações de conta (ACA), o sistema talvez solicite a seleção de um formulário da lista Localizar formulários.
As seguintes versões do formulário Alocação de conta são fornecidas com o produto-padrão do Financeiro SunSystems:
| Formulário 'Alocação de conta' | Atalho de menu | Características do formulário |
| FULL | AAFULL | Exibe todos os detalhes da transação, permite alocar transações e atualizar qualquer detalhe alterável de transação. |
| ALLOCS | AAAMEND | Exibe somente detalhes limitados da transação e permite somente alterar o marcador de alocação e a descrição da transação. Portanto, restringe o usuário apenas às transações de alocação. |
| PAYMENT | AAPAY | Exibe detalhes de pagamento da transação e permite somente alterá-los. Não é possível usar essa versão para alocar transações. |
| ANALYSIS | AAANLS | Exibe detalhes limitados das transações e permite somente alterar a descrição e os códigos de análise de transação |
Formulários e caixas de diálogo de alocação de conta
As diferentes versões da Alocação de conta sempre incluem os dois seguintes formulários:
- o formulário Critérios de seleção para alocação de conta, usado para selecionar as transações que desejar alocar ou alterar
- o formulário Resultados da pesquisa - Alocação de contas, que relaciona as transações selecionadas e permite conciliar as transações e/ou alterar os detalhes das transações.
O formulário Resultados da pesquisa - Alocação de contas pode exibir as seguintes caixas de diálogo, dependendo das circunstâncias:
- A caixa de diálogo Dividir transações, se o marcador de alocação Divisão for atribuído a uma transação ou o comando for escolhido
- A caixa de diálogo Divisão múltipla de alocação, se ação for selecionada e um formulário de moeda única for escolhido.
- A caixa de diálogo MC de Divisão múltipla de alocação, se a ação for selecionada e formulário multimoeda for escolhido, ou se a ação for selecionada.
- A caixa de diálogo Alocar todos, se o comando for selecionado
- A caixa de diálogo Faixa de alocação, se o comando for selecionado
- A caixa de diálogo Exibir totais de alocação, se o comando for selecionado ou se for necessário aplicar desconto ou gerar as transações manualmente.
- A caixa de diálogo Entrada da conta de diferença da alocação manual do razão, se um código de conta for necessário para contabilizar uma diferença cambial ou valores de desconto.
A barra de ferramentas 'Alocação de conta'
O formulário Resultados da pesquisa - Alocação de contas contém várias funções específicas necessárias para alocar e alterar transações. Essas funções podem ser acessadas no menu .
Os comandos do menu são explicados resumidamente abaixo e o botão correspondente da barra de ferramentas é identificado. Se uma função for explicadas em detalhes em outro tópico, um link será fornecido.
| Comando do menu | Comando do submenu | Botão da barra de ferramentas | Uso |
| Totais de moeda | Moeda base | Exibe os totais gerais de alocação na moeda base | |
| Moeda de transação | Exibe os totais gerais de alocação na moeda de transação | ||
| Reporte/Base 2 | Exibe os totais gerais de alocação na moeda base 2/reporte | ||
| Valor memo | Exibe os totais gerais de alocação na moeda memo | ||
| 4ª moeda | Exibe os totais gerais de alocação na 4ª moeda | ||
| Quinta moeda | Exibe os totais gerais de alocação na 5ª moeda | ||
| Contabilizar | Contabilizar | Atualiza as transações e contabiliza qualquer transação gerada como contabilizações permanentes | |
| Contabilizar transitória | Atualiza as transações e contabiliza qualquer transação gerada como contabilizações transitória | ||
| Totais de alocação | Exibe o total das transações alocadas | ||
| Trocar janela | Alterna entre as sessões do formulário de alocação on-line e está disponível somente no formulário 'Resultados da pesquisa - Entrada no razão - Alocação on-line' | ||
| Ação tudo | Permite modificar o marcador de alocação em transações selecionadas | ||
| Primeira | Exibe a primeira transação na grade de alocação | ||
| Anterior | Exibe a transação anterior na grade de alocação | ||
| Avançar | Exibe a transação seguinte na grade de alocação | ||
| Último(a) | Exibe a última transação na grade de alocação | ||
| Classificar em ordem crescente | Classifica as transações de acordo com a coluna selecionada | ||
| Texto padrão | Permite digitar o texto padrão | ||
| Gerar | Abre a sessão 'Entrada do razão' para a contabilização de um lançamento | ||
| Atualizar | Extrai novamente todas as transações para a conta que atende aos critérios de seleção | ||
| Limpar alocação em andamento |
Redefine o marcador 'Alocação em andamento' definido em transações com alocações pendentes de lançamentos retidos. Observe que isso só estará disponível se o usuário pertencer a um grupo autorizado de acesso aos dados. |
||
| Divisão de débito/crédito | Permite dividir uma transação em duas transações | ||
| Divisão múltipla | Permite dividir uma transação em várias transações | ||
| Divisão de moeda | Permite dividir uma transação em várias outras, incluindo valores diferentes de moeda | ||
| Localizar | Localiza transações contendo um valor específico em uma coluna selecionada. | ||
| Alocar por faixa | Permite modificar o marcador de alocação em uma faixa de transações selecionadas |
Botões de comando de alocação de conta
As Alocações de conta (ACA) contêm os seguintes botões de comando na parte inferior do formulário. Talvez seja necessário usar vários desses botões ou as opções correspondentes, no menu ou na barra de ferramentas, para alocar as transações.
Esses botões são brevemente detalhados abaixo e o botão correspondente da barra de ferramentas é identificado. As funções são explicadas em detalhes em outros tópicos.
| Botão de comando | Botão da barra de ferramentas | Uso |
| OK | Valida e aceita a alocação atual | |
| Sair | Sai do formulário 'Alocação de conta' e volta para o menu | |
| Contabilizar | Contabiliza as alocações, desde que elas estejam balanceadas | |
| Ação tudo | Altera o marcador de alocação em um grupo de transações | |
| Totais de alocação | Exibe os totais balanceados de alocação | |
| Texto | Permite digitar o texto padrão da alocação | |
| Classificar | Refaz a sequência das transações extraídas para a coluna selecionada | |
| Alocar por faixa | Permite modificar o marcador de alocação em uma faixa de transações selecionadas | |
| Divisão de débito/crédito | Permite dividir uma transação em duas transações | |
| Divisão em várias partes | Permite dividir uma transação em várias transações | |
| Divisão de moeda | Permite dividir uma transação em várias outras, incluindo valores diferentes de moeda | |
| Limpar alocação em andamento | Redefine o marcador 'Alocação em andamento' definido em transações com alocações pendentes de lançamentos retidos. Observe que isso só estará disponível se o usuário pertencer a um grupo autorizado de acesso aos dados. | |
| Cancelar | Descarta os detalhes da alocação |