O que é alocação de conta?
As Alocações de conta (ACA) são usadas principalmente para conciliar transações em uma conta. Por exemplo: uma transação de pagamento de cliente/a receber pode ser alocada ou conciliada com a fatura original.
É possível conciliar completamente um grupo de transações e é possível dividir uma transação se for necessário conciliar com somente uma parte do valor da transação.
A Alocação de conta pode determinar se um desconto de liquidação foi aplicado e contabilizar o desconto e quaisquer impostos sobre o desconto automaticamente. Pode também gerar e contabilizar quaisquer diferenças cambiais ocasionadas pela flutuação das taxas de câmbio.
A Alocação de conta também permite:
- alterar o marcador de alocação em uma transação, por exemplo, para reconciliar a transação, indicar o status de processamento da transação, marcá-la para pagamento imediato ou retê-la para que não seja paga.
- alterar os códigos de análise de transação, as descrições, a data de entrada, o código das condições de pagamento, a data de vencimento e outros detalhes relativos ao pagamento.
Ao usar a Alocação de conta, alguns dos passos a seguir são realizados, cada um descrito brevemente abaixo:
- Extrair transações de contas para alocação
- Exibir detalhes da transação
- Alterar detalhes da transação
- Conciliar as transações
- Exibir o balanceamento de alocação
- Contabilizar as diferenças de alocações, descontos e cambiais.
Extrair transações de contas para alocação
O primeiro passo do processo é selecionar uma conta ou as transações que deseja alocar ou alterar em uma conta. O recurso Alocação de conta - fornece excelentes critérios de seleção para escolher as transações desejadas.
É possível especificar intervalos de períodos contábeis, datas de transação, tipos de lançamento, origens de lançamento, referências de transação, datas de entrada, marcadores de alocação e códigos de análise de transação para identificar as transações a serem selecionadas. Além disso, é possível também selecionar transações com base nos códigos de moeda, nos valores e no indicador de débito/crédito. Consulte Como as transações são selecionadas para alocação?
Os critérios de seleção da transação são inseridos por meio do formulário Critérios de seleção para alocação de conta. Consulte Extrair as transações para alocação.
Exibir detalhes da transação
Todas as transações extraídas para alocação ou alteração são exibidas no formulário Resultados da pesquisa - Alocação de contas. Consulte Exibir transações extraídas para alocação.
É possível alterar a sequência na qual as transações são exibidas com a opção . Consulte Classificar transações para alocação.
Alterar detalhes da transação
Os detalhes da transação que podem ser alterados estão nas colunas destacadas do formulário Resultados da pesquisa - Alocação de contas. É possível alterar o marcador de alocação, a descrição, a data de pagamento e outros detalhes de pagamento. Além disso, é possível alterar códigos de análise de transação para corrigir erros de análise ou analisar novamente transações existentes. Consulte Quais detalhes de transação podem ser alterados pela alocação de conta.
É possível usar a opção para modificar o marcador de alocação em um grupo de transações. Ela é útil quando o recurso é usado para selecionar todas as transações que exigem o mesmo marcador de alocação. Por exemplo, se você precisar reter o pagamento de um conjunto de transações. Consulte Alterar o marcador de alocação em todas as transações em Alocação de conta.
Conciliar as transações
Ao conciliar ou alocar transações, você está vinculando transações relacionadas para "fechá-las" e permitir que sejam removidas do sistema pela Limpeza do razão (LCL). As transações conciliadas precisam estar balanceadas, ou seja, o total das transações de débito alocadas deve ser igual ao total das transações de crédito alocadas.
É possível conciliar automaticamente uma transação, alocando o valor total da transação. Para tanto, defina o marcador de alocação como A ser alocado.
Como alternativa, é possível conciliar parcialmente uma transação dividindo-a em duas, alocando uma delas e deixando a outra sem alocação. Para conciliar parcialmente uma transação, defina o marcador de alocação da transação original em Dividir, digitando o valor a ser alocado.
Conforme as transações são marcadas para a alocação, os valores de transação vão sendo adicionados aos totais de alocação mantidos pelo sistema. As transações marcadas para alocação devem estar balanceadas antes que você possa contabilizar alterações.
Exibir o balanceamento de alocação
As transações conciliadas devem estar balanceadas antes que as alocações possam ser contabilizadas. Para tanto, o total de transações de débito e crédito marcadas para alocação devem somar zero. Além disso, as transações marcadas com alguns marcadores de alocação devem ser balanceadas separadamente. Consulte 'Quais marcadores de alocação devem estar balanceados?'
Para ajudá-lo no balanceamento de alocações, a Alocação de conta mantém e exibe totais úteis. Ela exibe os totais gerais de alocação de débito e crédito e as diferenças, em qualquer um dos valores de moeda em uso. Consulte Exibir os totais de alocação por moeda.
Além disso, ela exibe os totais de alocação de débito e crédito dos marcadores de alocação que devem ser balanceados separadamente. Consulte Exibir os totais de alocação.
Contabilizar as diferenças de alocações, descontos e cambiais
Quando as transações necessárias para transação tiverem sido marcadas, use a opção para atualizar as transações. Se as alocações forem balanceadas, as transações serão alocadas. A referência de alocação, a data de alocação e o período de alocação são registrados na transação. Consulte Contabilizar alocações.
Às vezes, as transações que você conciliou não são balanceadas. Isso deve ser simplesmente porque você selecionou o grupo de transações errado para conciliar. Ou pode ser por quê:
- descontos de liquidação considerados em algumas das transações, causando a diferença.
- taxas de câmbio diferentes aplicadas às transações conciliadas, gerando uma diferença em um ou mais dos valores de moeda.
O sistema calcula qualquer desconto devido nas transações e determina se é permitido. Ele aplica os descontos autorizados automaticamente, além de permitir a aplicação de uma diferença como desconto.
A opção Alocação de conta encarrega-se automaticamente dessas duas situações. Ao escolher uma alocação que não esteja balanceada, ela verifica se os valores desbalanceados podem se referir a descontos de liquidação ou diferenças cambiais. Consulte Como o desconto de liquidação é tratado durante a alocação? ou Contabilizar diferenças cambiais durante a alocação.
Se as diferenças estiverem dentro das tolerâncias permitidas para desconto, ela gerará e contabilizará o desconto. Se a alocação permanecer não balanceada e o desconto tiver sido permitido, será possível contabilizar a diferença como desconto adicional. Consulte Aplicar uma diferença como desconto durante a alocação.
Se a causa da diferença for uma flutuação de moeda ou diferença de arredondamento, ela aplicará as regras de balanceamento de moeda e pode gerar e contabilizar automaticamente a diferença de câmbio realizada ou a transação de ajuste de arredondamento. Caso contrário, será necessário balancear manualmente as alocações. Consulte Balancear alocações - Visão geral.
Como alternativa, é possível inserir e contabilizar manualmente um lançamento adicional para balancear as alocações. Consulte Gerar transações a partir da alocação de conta.
Consulte Guia rápido para alocar transações após contabilização para obter informações sobre os passos necessários para usar as Alocações de conta (ACA).