Usar condições de pagamento para controlar documentos
Cada transação contém quatro datas de documento opcionais. Elas são usadas para registrar a data na qual o documento deve ser impresso para uma transação ou, subseqüentemente, para registrar a data em que o documento foi impresso.
As datas de documento podem ser usadas como uma base para selecionar transações de forma que você imprima documentos relacionados, como cartas de cobrança, por datas correspondentes. Por exemplo, você pode definir a Data do documento 1 como sendo a data em que o primeiro aviso de vencimento deve ser produzido para uma transação de cliente. Essa data seria registrada na transação original no razão e poderia ser usada para selecionar a transação no dia do aviso de vencimento. Dessa forma, quando o documento for impresso, o campo Data do documento 1 na transação poderá ser atualizado com a data de impressão.
Usando essas datas, você terá uma indicação clara de quando cada carta foi impressa e para quais contas.
Você pode configurar as Condições de pagamento para calcular as datas do documento de acordo com outras datas; por exemplo, você pode calcular a Data do documento 1 adicionando 30 dias à data de vencimento da transação. Você também pode definir a Data do documento 2 para a geração da segunda carta como sendo 30 dias após a data da primeira carta. Se você especificar o novo grupo de condições de pagamento em um registro de cliente ou de fornecedor, as datas de documento serão automaticamente calculadas e incluídas nas transações do razão para esse cliente ou fornecedor.
Você pode usar Documentos de conta (ACD) para selecionar as transações que vão vencer, para criar um documento referente à data e para imprimir o documento para essas transações. Para definir essa configuração, você deverá criar uma central de controle, um formato de documento e um layout de relatório para o documento. A configuração dessas funções é descrita nos seguintes passos:
- Crie uma central de controle para extrair transações com base em suas datas de documento usando o Gerador de filtro (FLD). Modifique o filtro 'Consulta do Financeiro (SALQ) Imprimir documentos de conta. A partir de itens de dados em , selecione as quatro ocorrências de data de documento e mova-as para o Resumo da seleção. Para cada data, crie uma condição como uma Faixa e marque as caixas de seleção Entrada em tempo de execução e Todos. Salve o filtro.
- Crie o texto e o layout do documento usando o Gerador de Relatórios. Modifique o relatório de exemplo FPAD1.srdl; salve-o com um novo nome de arquivo .srdl.
Nota: Ao modificar o relatório de exemplo, considere qual valor de moeda deve ser relatado no seu formato de relatório.
- Crie um formato de documento apropriado usando Formato de documento (DFS). Copie o formato de documento AAD1 e, na guia Registro, especifique o seu novo arquivo de relatório (.srdl) como o Nome do executável. Em 'Função de negócios', especifique SAAD. Se você quiser atualizar a data do documento na transação do razão, defina para o detalhe de documento apropriado (1, 2, 3 ou 4) e defina Atualizar data do documento como Sim. Salve o formato do documento.
Em 'Documentos de conta', você especifique a faixa das datas do documento de modo que todas as transações que estejam dentro da faixa sejam extraídas para a tela e você as selecione para revisão. Essa ação abre uma Bandeja de entrada da Central de Controle, na qual você seleciona Imprimir documentos de contas como Processo de relatório e seleciona o código de Formato de documento apropriado para o seu documento.