Gerenciar organizações de vários escritórios
Uma organização internacional, com escritórios em muitos países, pode ser representada no SunSystems de várias formas, dependendo de como ela opera. Os escritórios podem ser definidos como:
- muitos clientes individuais, um para cada escritório, cada qual com sua própria conta individual no razão, pois cada escritório é responsável por seus próprios negócios.
- muitos clientes, um para cada escritório, onde todos compartilham a mesma conta no Razão, pois cada conta é controlada em nível de grupo.
Uma organização poderá usar uma combinação das opções acima. Por exemplo, se cada país no qual uma multinacional está presente tiver uma conta de escritório central com filiais, cada filial poderá ser um cliente separado vinculado a uma conta do razão do país em questão.
Titulares de conta de organização de vários escritórios
Uma organização de vários escritórios tem vários locais com os quais você lida individualmente, mas apenas um ponto central de faturamento ou remessa. Em geral, esse é o caso quando a organização tem uma função contábil centralizada.
Cada escritório ou local é definido como um cliente ou fornecedor separado. Um escritório funciona como o cliente de faturamento ou o fornecedor da remessa para o grupo e é considerado como o titular da conta. Esse será o único cliente ou fornecedor a fazer referência a um código de plano de contas. Todos os outros registros de cliente ou fornecedor apontam para o titular da conta, quer no campo 'Cliente de faturamento' quer no 'Fornecedor de remessa'.
Esse conceito está ilustrado a seguir para clientes.
Para configurar uma organização de vários escritórios, primeiro, você cria um cliente ou fornecedor titular da conta atribuindo ou criando as respectivas contas de cliente/a receber ou de fornecedor/a pagar. Para todos os demais clientes ou fornecedores do grupo, você identifica o cliente ou fornecedor titular da conta como o cliente de faturamento ou fornecedor de remessa.
Definir múltiplos titulares de contas
Uma organização de vários escritórios com mais de um titular de conta é representada como sendo várias organizações de escritórios múltiplos. Um exemplo disso seria uma multinacional com um escritório titular das contas em cada país e muitos outros escritórios; cada país seria configurado como uma organização de vários escritórios.
Para transferir a conta de um escritório para outro é preciso, em primeiro lugar, que o novo titular da conta seja membro do grupo. O código de conta deve ser transferido para o novo titular da conta e todos os outros clientes ou fornecedores do grupo devem ser encaminhados para esse código.
Alterar o titular da conta em uma organização de vários escritórios
Uma organização de vários escritórios é representada por muitos clientes, mas apenas um deles é o titular da conta. Os seguintes passos são necessários para transferir o titular da conta de um escritório de cliente para outro:
- Remova a conta do cliente titular da conta removendo o 'Código da conta'.
- Adicione o 'Código da conta' ao cliente para o titular da nova conta.
- Para os demais escritórios do cliente, altere o código de cliente ou de fornecedor de faturamento para o código do titular da nova conta.