Rejestracja w Prima Nota
Jeśli operacje są księgowane jako księgowania tymczasowe w Prima Nota, wówczas są one rejestrowane według nazwy i daty. Najlepszym rozwiązaniem, na potrzeby włoskich wymagań ustawowych, jest przypisanie każdej operacji unikalnego numeru identyfikacyjnego. Tworzone numery rejestracyjne są używane w raportach fiskalnych jako numery protocollo.
SunSystems umożliwia ustawienie numerów rejestracyjnych oraz dat rejestracji za pomocą Ustawień numeracji księgi (LEQ). Użytkownik definiuje poszczególne zestawy kodów operacji których chce używać oraz wybiera zasady, które będą do nich stosowane.
Najczęściej, w przypadku operacji zakupu i sprzedaży, wymaga się stosowania odrębnych sekwencji danych rejestracyjnych. Wymagania kolejności numeracji określa się dla różnych operacji za pomocą Ustawień księgi (LES).
Ustawienia księgi pozwalają także wybrać kategorię analizy przy pomocy pola Kategoria operacji, która będzie stosowana do Protocollo lub sekwencji numerów poszczególnych operacji. Istnieje możliwość wyboru innej kategorii analizy, Kategorii dziennika w Ustawieniach księgi, która będzie stosowana do kolejności numerowania dziennika poszczególnych operacji.
Konfiguracja dat rejestracji
Jeśli w Ustawieniach numeracji księgi (LEQ) skonfigurowano pole Data rejestracji dla Kodu numeracji tak, by wyświetlana była data początkowa okresu zapisu, wówczas okres zapisu wszystkich operacji korzystających z tego kodu numeracji będzie taki sam jak ta data.
Jeśli data rejestracji zdefiniowanego kodu numeracji będzie wcześniejsza niż ta poprzednio używana, wyświetli się ostrzeżenie. Pozwala to zachować zgodność numerów rejestracyjnych i dat.
Konfiguracja numerów rejestracyjnych operacji
Pole Kolejny numer w Ustawieniach numeracji księgi (LEQ) pozwala skonfigurować i zmieniać kolejny numer rejestracyjny operacji.
Istnieje możliwość kontroli kolejności numeracji przy pomocy pola Kolejność aktual. dostępnego w Ustawieniach numeracji księgi (LEQ). W przypadku konkretnego kodu numeracji, dostępne są następujące opcje:
- Automatyczne zwiększenie kolejności numerów rejestracyjnych dla każdej operacji.
- Automatyczna konfiguracja numeracji, wyświetlanie numeru podczas wprowadzania rejestru za pomocą Zapisu do księgi (LEN).
- Wymuszenie ręcznego wprowadzenia kolejnego numeru dla nowych operacji w Zapisie do księgi (LEN). Nie ma możliwości użycia numerów wprowadzanych ręcznie dla rejestrów generowanych przez system.
- Data. Automatyczny zapis daty rejestracji; nie jest jednak wówczas tworzony kolejny numer.
Aby wprowadzić datę rejestracji oraz kolejny numer, należy wprowadzić datę rejestracji i w polu Kolejność aktual. wybrać opcję Automatyczne lub Ręczne.
Przypisywanie danych rejestracyjnych do określonego typu rejestru
Po zdefiniowaniu Kodu numeru kolejnego za pomocą funkcji Konfiguracja numeracji księgi (LEQ) można przypisać kod do typu rejestru przy użyciu funkcji Typy rejestrów (JNT). Oznacza to, że dla wszystkich operacji księgowanych za pomocą danego typu rejestru stosowana będzie data rejestracji wybrana jako data wprowadzenia w polu Data rejestracji w Konfiguracji numeracji księgi (LEQ). Numer operacji składa się z Kodu numeracji oraz Kolejnego numeru. Numer ten jest przechowywany w odpowiednim kodzie analizy danej operacji. Podczas uruchamiania raportów kod analizy może zostać wykorzystany jako kryterium wyboru i sortowania.
Ponadto, w przypadku użycia Daty rejestracji, po zaksięgowaniu rejestru, wyświetli się stosowny komunikat. Jeśli Kolejność aktual. w Ustawieniach numeracji księgi (LEQ) ustawiono jako Automatyczną, wówczas użyty numer kolejny również będzie wyświetlany lub, jeśli do rejestru zaksięgowano wiele identyfikatorów, wyświetlane będą pierwszy i ostatni kod.
Konfiguracja numeracji dziennika
Zgodnie z włoskimi wymaganiami księgowymi numery kolejne dziennika należy przypisywać do wszystkich operacji finansowych.
Numery kolejne dzienników są przypisywane do operacji, jeśli znajdują się na ostatecznym Wykazie dziennika (DYL).
Kod kolejności dziennika musi być zgodny z Konfiguracją numeracji księgi (LEQ). Aby utworzyć numery dzienników, w polu Kolejność aktual. w Ustawieniach numeracji księgi (LEQ), w przypadku kodu stosowanego w numeracji dziennika należy wybrać opcję Automatyczne. Nie wymaga się określenia daty rejestracji.
Kolejne numery dzienników są automatycznie zwiększane wyłącznie w przypadku, gdy uruchomiono Wykaz dziennika przy zaznaczonej opcji Tak w polu Księgowanie operacji. Funkcja Ustawienia dziennika (DYB) pozwala określić kolejność operacji oraz numeracji dla raportu.
Kolejność numerowania dziennika dla każdej operacji jest przechowywana w kryterium analizy danej operacji. Używany wymiar analizy jest zdefiniowany w polu Wymiar dziennika w Ustawieniach księgi (LES).