Prima nota e sicurezza

Per controllare l'accesso alle funzionalità di contabilizzazione provvisoria per i gruppi di operatori, è possibile utilizzare i gruppi di accesso ai dati, le autorizzazioni varie e le autorizzazioni relative alle funzioni per i gruppi. Tutti questi controlli sono disponibili in Gestione utenti o Console di protezione.

Definizione degli utenti autorizzati

È possibile limitare l'accesso alla funzionalità per la modifica della data delle registrazioni in Sequenze archivio contabile (LEQ) a un numero ristretto di operatori, autorizzati anche alla modifica delle opzioni per il controllo dei periodi aperti.

Gruppi di accesso ai dati

I gruppi di accesso ai dati in Gestione utenti o Console di protezione controllano l’utilizzo delle funzionalità di contabilizzazione provvisoria e definitiva.

Ad esempio, nel caso di un reparto acquisti, è possibile autorizzare sia gli addetti che il responsabile dell'ufficio alla contabilizzazione delle registrazioni provvisorie. Il responsabile dell'ufficio potrebbe inoltre essere autorizzato alla modifica della data di inserimento delle registrazioni di acquisto e alla definizione dei periodi consentiti per l'inserimento dei dati da parte dei dipendenti. Gli addetti agli acquisti avrebbero accesso esclusivamente alla funzionalità Registrazioni archivio contabile (LEN).

Per i reparti di vendita è possibile prevedere una strutturazione analoga. Alla chiusura di un periodo che richiede la produzione di documenti legali di riepilogo è importante avere la facoltà di svincolare le esigenze operative dei reparti di vendita e di acquisto utilizzando periodi diversi. In tal modo sarà possibile produrre i documenti di riepilogo necessari, indipendentemente dal periodo utilizzato per la registrazione delle operazioni di vendita.

Per offrire modalità operative analoghe a quella descritta, è opportuno prevedere periodi aperti flessibili a livello di Impostazione archivio contabile, circoscrivendo le opzioni disponibili in base alle attività attraverso l'opzione Periodi permessi in Autorizzazioni operatore.

Modifica delle contabilizzazioni provvisorie

Le modifiche consentite a livello di contabilizzazione provvisoria sono elencate nella tabella seguente e differenziate in base all'opzione specificata per la contabilizzazione provvisoria a livello di Impostazione archivio contabile.

Campo Contabilizzazioni provvisorie impostato su Obbligatorio in Impostazione archivio contabile (LES)

Stato contabilizzazione	Registrazioni archivio contabile	Allocazioni conto
Contabilizzazione provvisoria	È possibile modificare tutti i dettagli. È consentito creare, aggiornare ed eliminare le registrazioni.	È possibile modificare l'indicatore di allocazione, la descrizione, la data di scadenza e i codici di analisi. Per impedire la modifica dei codici di analisi, deselezionare il campo Modifica in allocazione conto in Tipi analisi (AND).
Contabilizzazione provvisoria dopo l'allocazione	Impossibile aggiornare i dettagli.	È possibile modificare l'indicatore di allocazione, la descrizione, la data di scadenza e i codici di analisi. Per impedire la modifica dei codici di analisi, deselezionare il campo Modifica in allocazione conto in Tipi analisi (AND).
Contabilizzazione definitiva	Impossibile aggiornare i dettagli.	È possibile modificare esclusivamente l'indicatore di allocazione.

Nota: Se il campo Contabilizzazioni provvisorie in Impostazione archivio contabile (LES) è impostato su Obbligatorio, non è consentito modificare i numeri progressivi delle registrazioni o del report giornaliero.

Campo Contabilizzazioni provvisorie impostato su Facoltativo in Impostazione archivio contabile (LES)

Stato contabilizzazione	Registrazioni archivio contabile	Allocazioni conto
Contabilizzazione provvisoria	Impossibile aggiornare i dettagli.	È consentito creare, aggiornare ed eliminare le registrazioni. È possibile creare nuovi riferimenti registrazione. È possibile modificare l'indicatore di allocazione, la descrizione, la data di scadenza e i codici di analisi. Per impedire la modifica dei codici di analisi, deselezionare il campo Modifica in allocazione conto in Tipi analisi (AND).
Contabilizzazione provvisoria dopo l'allocazione	Impossibile aggiornare i dettagli.	È possibile modificare l'indicatore di allocazione, la descrizione, la data di scadenza e i codici di analisi. Per impedire la modifica dei codici di analisi, deselezionare il campo Modifica in allocazione conto in Tipi analisi (AND).
Contabilizzazione definitiva	Impossibile aggiornare i dettagli.	È possibile modificare l'indicatore di allocazione, la descrizione, la data di scadenza e i codici di analisi. Per impedire la modifica dei codici di analisi, deselezionare il campo Modifica in allocazione conto in Tipi analisi (AND).