Registrazione in prima nota
Durante l'inserimento in prima nota, alle registrazioni vengono attribuiti una data e un numero. In ottemperanza alle normative fiscali e civili italiane, il riferimento per l'identificazione di ciascuna registrazione è univoco. I riferimenti attribuiti alle registrazioni vengono utilizzati come numeri di protocollo nei documenti di riepilogo fiscali.
Per impostare la data di registrazione e il numero di identificazione in SunSystems è possibile utilizzare Sequenze archivio contabile (LEQ). La funzionalità permette di indicare i codici di riferimento e le regole per il loro utilizzo.
Generalmente sono richieste impostazioni distinte per le registrazioni di acquisto e di vendita. Per assegnare una diversa numerazione ai tipi di registrazione, utilizzare Impostazione archivio contabile (LES).
In Impostazione archivio contabile è inoltre possibile impostare un tipo di analisi per le Registrazioni al fine di attribuire il numero di protocollo (o numero progressivo) a ciascuna registrazione. Analogamente, è possibile impostare un tipo di analisi per il Report giornaliero al fine di attribuire il numero progressivo di report giornaliero a ciascuna registrazione.
Impostazione della data di registrazione
Se nel campo Data registrazione relativo a un codice numero progressivo di Sequenze archivio contabile (LEQ) viene definita la data iniziale del periodo di inserimento, su tutte le registrazioni inserite con tale codice verrà riportata la data specificata nel campo Data registrazione.
Il sistema visualizza un messaggio se la data di registrazione indicata per un codice numero progressivo è precedente alle date specificate in precedenza per quel numero. Ciò consente l'incremento parallelo dei numeri di identificazione e delle date.
Impostazione dei numeri di identificazione
Per impostare o modificare il numero di identificazione della registrazione successiva, utilizzare il campo Numero progressivo successivo in Sequenze archivio contabile (LEQ).
Per la gestione dei numeri progressivi è possibile impostare il campo Aggiornamento sequenza in Sequenze archivio contabile. Per ciascun codice numero progressivo, l'opzione può corrispondere a:
- Automatico, per incrementare automaticamente i numeri progressivi nelle registrazioni.
- Inserimento, per l'assegnazione e la visualizzazione automatiche del numero al momento dell'inserimento in Registrazioni archivio contabile (LEN).
- Manuale, per richiedere l'inserimento manuale di un numero progressivo per ogni nuovo riferimento registrazione utilizzato in Registrazioni archivio contabile (LEN). Questa opzione non è disponibile per le registrazioni contabili generate automaticamente dal sistema.
- Controllo data, per registrare automaticamente la data senza assegnare un numero progressivo.
Per attribuire una data e un numero progressivo alle registrazioni, è necessario indicare un valore nel campo Data registrazione e scegliere Automatico o Manuale nel campo Aggiornamento sequenza.
Attribuzione dei dettagli a un tipo di registrazione contabile specifico
Dopo aver definito un codice numero progressivo mediante Sequenze archivio contabile, è possibile assegnarlo a un tipo di registrazione contabile tramite Tipi registrazioni contabili (JNT). In tal modo, a tutte le contabilizzazioni effettuate con questo tipo di registrazione contabile verrà attribuita la data inserita nel campo Data registrazione in Sequenze archivio contabile. I dati inseriti nei campi Codice numero progressivo e Numero progressivo successivo determinano i numeri assegnati alla registrazione e memorizzati nel codice di analisi corrispondente. Quest'ultimo può essere utilizzato come criterio di selezione e di ordinamento per la produzione dei report.
Se è prevista la data della registrazione, dopo la contabilizzazione verrà visualizzato un messaggio. Se in Sequenze archivio contabile l’opzione Aggiornamento sequenza è impostata su Automatico, verrà visualizzato anche il numero progressivo o, nel caso di più riferimenti in un'unica registrazione, verranno visualizzati il primo e l'ultimo codice.
Impostazione dei numeri progressivi nei report giornalieri
In ottemperanza ai requisiti della contabilità italiana, è previsto l'uso di numeri progressivi in tutte le registrazioni fiscali.
I numeri progressivi vengono assegnati alle registrazioni al momento della loro inclusione in un Report giornaliero (DYL) definitivo.
La numerazione progressiva dei report giornalieri viene definita in Sequenze archivio contabile (LEQ), Impostando il campo Aggiornamento sequenza su Automatico in corrispondenza del codice utilizzato per i numeri progressivi del report giornaliero. La data della registrazione non è necessaria.
I numeri progressivi verranno incrementati automaticamente solo quando l'opzione Richiesta finale corrisponde a Sì durante l'esecuzione del report giornaliero. Per impostare le caratteristiche relative alla numerazione per il report, utilizzare Impostazione report giornaliero (DYB).
Il numero progressivo assegnato viene memorizzato in un tipo di analisi della registrazione. Il tipo di analisi del report giornaliero può essere definito in Impostazione archivio contabile (LES).