Introduzione alle procedure contabili italiane
In questa sezione sono disponibili indicazioni generali relative all'utilizzo di SunSystems per la generazione di documenti conformi alle normative fiscali e civili italiane, mediante l'utilizzo combinato degli strumenti di SunSystems. Vengono inoltre descritti alcuni possibili utilizzi delle funzionalità di sicurezza di SunSystems per un controllo ottimale della gestione del sistema e dell'inserimento di registrazioni contabili.
Informazioni di base
Normativa
La legge italiana impone alle aziende la produzione di documenti finanziari e report fiscali per la verifica da parte delle autorità competenti. I report fiscali (libri bollati) devono essere stampati e depositati in carta bollata e dopo la stampa non possono essere modificati.
Funzione della prima nota
In ottemperanza alle normative fiscali, la contabilità italiana prevede l'annotazione in prima nota delle registrazioni fino alla contabilizzazione definitiva. Dopo l’inserimento in prima nota, le registrazioni (e le informazioni ad esse relative) possono essere modificate fino alla produzione dei documenti fiscali/civili, momento in cui vengono contabilizzate definitivamente nell'archivio contabile principale.
Identificazione
Tutte le registrazioni in prima nota sono contraddistinte dalla data di iscrizione (inserimento). È pratica comune associare alla data un numero progressivo a volte preceduto da un codice. È generalmente prevista l'assegnazione di numeri progressivi sia alle registrazioni in prima nota sia alle registrazioni del report giornaliero. Tali informazioni vengono riportate sulla documentazione relativa alla registrazione, in modo da poter risalire dai documenti legali alle fatture, alle note di accredito e agli altri documenti di origine.
Prima nota
In SunSystems è possibile utilizzare la funzionalità di contabilizzazione provvisoria per la prima nota. SunSystems consente di contabilizzare due tipi di registrazioni nell'archivio contabile: provvisorie e definitive.
Se l'opzione Contabilizzazioni provvisorie in Impostazione archivio contabile (LES) viene impostata su Obbligatorio, tutte le registrazioni saranno contabilizzate automaticamente in maniera provvisoria. L'operazione equivale all’inserimento in prima nota delle registrazioni.
È possibile eseguire modifiche alle registrazioni o includerle in documenti di riepilogo prima della contabilizzazione definitiva. Tale contabilizzazione ha un carattere permanente.
Se l'opzione Contabilizzazioni provvisorie viene impostata su Facoltativo, sarà possibile scegliere tra la contabilizzazione provvisoria e quella definitiva.
Documenti di riepilogo e report definitivi
Dopo la contabilizzazione definitiva delle registrazioni, sarà possibile eseguire in qualsiasi momento una ristampa dei documenti di riepilogo e dei report definitivi richiesti dalla autorità italiane.