Definizione di saldi di budget
Se si utilizza il controllo della spesa, in SunSystems viene creata una tabella contenente tutti i controlli relativi al budget definiti, inclusi gli importi inseriti nei budget e le quantità consumate. Tale tabella è detta "tabella dei saldi di budget" ed è completamente separata da tutti gli archivi contabili (reali, di budget e degli impegni).
La tabella consente di determinare rapidamente il budget disponibile per qualsiasi combinazione di conto, periodo e codici di analisi, purché alla combinazione sia stata assegnata una definizione di controllo budget in Controllo budget (BCS).
Il controllo della spesa viene effettuato in riferimento alla tabella dei saldi, non alle registrazioni dell'archivio contabile budget.
Il controllo della spesa può essere applicato sia alle registrazioni contabili sia alle fatture di acquisto di Evasione ordini. Quando è applicato a queste ultime, viene creata anche una tabella dei budget consumati dalle fatture di acquisto, utilizzata per collegare i saldi di budget alle singole righe delle fatture di acquisto.
Se è previsto il controllo degli impegni per gli ordini di acquisto, viene creata un'ulteriore tabella dei budget consumati dagli ordini di acquisto, utilizzata per collegare i saldi di budget alle singole righe degli ordini di acquisto. L'importo approvato di ogni ordine di acquisto è registrato come impegno di spesa nella tabella dei saldi di budget e può essere ricollegato all'ordine di acquisto grazie alla tabella dei budget consumati dagli ordini di acquisto.
Anche il controllo degli impegni durante l'inserimento degli ordini di acquisto è effettuato in riferimento alla tabella dei saldi e non alle registrazioni dell'archivio contabile di budget o degli impegni.