Fasi della procedura di riorganizzazione

Prima di eseguire la riorganizzazione è necessario:

  • Eseguire Contabilizzazione per lotti (BPL) per le registrazioni di acquisto di Evasione ordini.
  • Eseguire Importazione archivio contabile (LIM) per tutte le registrazioni che possono interessare conti di controllo budget.
  • Accertarsi che nessun operatore inserisca registrazioni nell'archivio contabile o per ordini di acquisto durante la procedura, poiché ciò può causare il danneggiamento dei dati.
  1. Scegliere Riorganizza saldi budget (RBB) da SunSystems. Verrà visualizzata la maschera corrispondente.
    Descrizione
    Inserire una descrizione per la sessione corrente della procedura di riorganizzazione. Questo campo è visualizzato nel report prodotto alla fine dell'operazione.
    Codice database
    Il campo è solo informativo e riporta il database i cui saldi di budget saranno riorganizzati.
    AC budget principale
    Il campo è solo informativo e riporta la lettera corrispondente all'archivio budget principale definito per il database in Impostazione database.
    AC impegni di acquisto
    Il campo è solo informativo e riporta la lettera corrispondente all'archivio degli impegni di acquisto definito per il database.
  2. Fare clic su OK. Un messaggio chiede di confermare di aver letto la documentazione e compreso le conseguenze della riorganizzazione.
  3. Se necessario, rileggere attentamente questo argomento prima di scegliere Sì e avviare l'operazione.
  4. La tabella dei saldi di budget viene cancellata. Lo stesso dicasi per le tabelle dei budget consumati dagli ordini di acquisto e dalle fatture.
  5. La tabella dei saldi viene ricreata sulla base delle registrazioni elencate nella sezione “Dati utilizzati per la riorganizzazione dei saldi di budget”. Vengono innanzitutto ricreati i totali di budget sulla base delle registrazioni dell'archivio contabile. Successivamente, tutte le registrazioni rilevanti dell'archivio contabile reale nonché le fatture e gli ordini di acquisto sono raccolti in un elenco e ordinati in base alla data e all'ora di registrazione a partire dalla meno recente, in modo che il budget sia consumato nell'ordine cronologico corretto. Sono ignorate le registrazioni contabili derivanti da fatture di acquisto, in modo che il budget corrispondente sia consumato solo una volta. La tabella dei saldi è aggiornata a ogni registrazione e, in caso di superamento del budget, viene riportato un messaggio nel file di registro dell'operazione.
  6. Se la riorganizzazione ha esito positivo, viene visualizzato un messaggio in proposito, altrimenti l'elaborazione viene interrotta al verificarsi del problema e tutti i dati generati vengono revocati.
  7. Viene visualizzata la maschera Parametri esecuzione formato documento. Impostare il campo Codice formato documento su RBB1, quindi scegliere OK per ottenere un report degli errori verificatisi durante la riorganizzazione oppure scegliere Annulla.
  8. Verificare che i nuovi saldi siano corretti utilizzando un Control Desk per esaminare i dati della tabella e, se necessario, ricorrendo alle funzionalità di report per ottenere un elenco dei dati delle tabelle dei budget consumati dagli ordini e dalle fatture di acquisto.
Argomento principale: Riorganizzazione dei saldi di budget