Tipologie dei documenti di pagamento

Nel modulo Dati finanziari di SunSystems sono inclusi documenti di pagamento predefiniti per assegni e avvisi di pagamento. Questi documenti vengono formattati mediante la funzionalità Creazione report di SunSystems (SRS) ed è quindi possibile adattarli alle esigenze specifiche dell'organizzazione. È inoltre possibile utilizzare la funzionalità Creazione report per creare documenti di pagamento personalizzati.

Per ogni documento di pagamento è necessario impostare un formato di documento per identificare il file eseguibile del report (.srdl) e definire le impostazioni predefinite e le opzioni di stampa. I documenti di pagamento predefiniti sono identificati dai formati riportati di seguito.

Documento di pagamento predefinito Formato di documento Formato di documento per pagamento singolo
Avvisi con assegni allegati APD3 APD-S3
Rimesse con file banca APD4  

Questi formati di documento sono basati sui report di esempio di SRS. Si consiglia tuttavia di utilizzare la funzionalità Creazione report per personalizzare i report relativi ai documenti di pagamento in base alle esigenze specifiche dell'organizzazione, ai moduli prestampati disponibili e così via. È possibile basare i formati di report personalizzati sui report di esempio di SRS.

I formati di documento elencati sopra possono essere utilizzati per stampare i documenti relativi a cicli di pagamento con Metodo di pagamento impostato su Assegno, Banca o Altro.

Il formato di documento per pagamento singolo può essere utilizzato per i cicli di pagamento con Metodo di pagamento impostato su Pagamento singolo. Questo metodo viene utilizzato per vari tipi di pagamento. Questi formati traggono il nome del beneficiario dal campo della descrizione delle registrazioni. Vedere “Elaborazione del metodo di pagamento”.

Nel caso di pagamenti singoli viene prodotto un pagamento separato per ciascuna registrazione selezionata anziché per ciascun conto.

Dettagli degli avvisi di pagamento

L'avviso di pagamento standard riporta, nella parte superiore del documento, il nome e l'indirizzo del cliente o del fornitore, il nome e l'indirizzo dell'organizzazione emittente, il nome e il codice del conto e la data dell'avviso. Elenca quindi tutte le registrazioni incluse nel pagamento e per ciascuna di esse riporta data, riferimento registrazione, descrizione e importo a debito o a credito. Alla fine del documento è stampato l'importo totale del pagamento.

Se il pagamento è generato nella valuta registrazione, sull'avviso sono indicati gli importi della valuta registrazione e il tipo di valuta accanto al totale. Se sono stati generati pagamenti in diverse valute per lo stesso conto, per ogni valuta verranno stampati avvisi separati.

Nota:  Il nome e l'indirizzo dell'organizzazione emittente sono ricavati dal codice indirizzo 0000000000 specificato in Indirizzi (ADD).

Avvisi e assegni separati

Se sono necessari avvisi di pagamento e assegni separati, utilizzare la funzionalità Creazione report per creare due formati di report separati in base al report di esempio FPPD1.srdl e quindi creare due nuovi formati di documento, uno per gli assegni e l'altro per gli avvisi.

Si consiglia di stampare innanzitutto gli avvisi eseguendo Documenti di pagamento (PYD) con il primo nuovo formato di documento creato. In questo modo verranno stampati gli avvisi per tutti i conti selezionati per il pagamento in Esecuzione pagamento (PYR), inclusi quelli con un saldo pari a zero o a debito (negativo).

Dopo gli avvisi, passare alla stampa degli assegni. A tale scopo, eseguire Documenti di pagamento (PYD) scegliendo il secondo nuovo formato di documento creato e selezionando le opzioni Ristampa e Stampa finale.

Avvisi e assegni combinati

Se si utilizzano moduli prestampati di avviso con assegno da staccare, il formato combinato predefinito di SunSystems consente di stampare l'assegno immediatamente al di sotto dell'avviso corrispondente. Nel caso di conti con saldo pari a zero o negativo, sull'assegno viene stampata la dicitura NULLO.

Se l'avviso occupa più pagine, la dicitura NULLO è stampata su tutti gli assegni ad eccezione dell'ultimo. Questi assegni, e tutti quelli utilizzati per l'allineamento della carta nella stampante, devono essere distrutti.

Dettagli dell'assegno

Gli assegni prodotti dai documenti di pagamento standard sopra descritti adottano un layout predefinito, che include la data del pagamento, il nome del fornitore e l'importo dell'assegno in lettere e in cifre.

Se è previsto un numero di riferimento del documento, come il numero di assegno, questo viene riportato su un'ulteriore riga al di sotto dell'importo.

Quando l'importo rappresenta un valore, prima e dopo la cifra sono stampati degli asterischi (ad esempio **43.511,65**) per motivi di sicurezza.

Per l'importo in lettere, il valore viene espresso nei seguenti multipli di dieci, che si presume siano prestampati sulla carta da assegni:

  • Centinaia di milioni
  • Decine di milioni
  • Milioni
  • Centinaia di migliaia
  • Decine di migliaia
  • Migliaia
  • Centinaia
  • Decine
  • Unità
  • Decimali

L'importo di ogni multiplo di dieci viene stampato in lettere, ad eccezione dei decimali che sono stampati in cifre.

Ad esempio, il valore 43511,65 viene stampato nel modo seguente: Zero Zero Zero Quattro Tre Cinque Uno Uno 65.

Nota:  È possibile utilizzare il formato APD4 per esportare i dati dell'assegno in un file di testo da impiegare, ad esempio, con applicazioni specifiche per la stampa di assegni. Le impostazioni predefinite di tale formato richiedono che il campo Contabilizza registrazione singola in conto pagamento sia impostato su Obbligatorio in Profili pagamento (PYP). Il formato, il nome e il percorso del file di testo sono specificati in Creazione report.