Definizione di allocazione conto
Allocazioni conto (ACA) è utilizzato principalmente per abbinare le registrazioni di un conto, ad esempio per abbinare la registrazione di un pagamento di un credito alla fattura originale.
È possibile abbinare completamente un gruppo di registrazioni o ripartire una registrazione per abbinare soltanto una parte del relativo valore.
La funzione Allocazioni conto determina se è stato applicato uno sconto di cassa e contabilizza gli sconti e le relative imposte automaticamente. Può inoltre generare e contabilizzare automaticamente le differenze dovute alle fluttuazioni dei tassi di cambio.
Allocazioni conto consente inoltre di:
- Cambiare l'indicatore di allocazione di una registrazione, ad esempio per riconciliarla, specificarne lo stato di allocazione, contrassegnarla per il pagamento immediato o trattenerla.
- Modificare i codici di analisi, la descrizione, la data di inserimento, il codice delle condizioni di pagamento, la data di scadenza e altri dettagli relativi al pagamento delle registrazioni.
Nell'impiego di Allocazioni conto si effettuano alcune delle operazioni descritte brevemente di seguito.
- Estrazione delle registrazioni da allocare
- Visualizzazione dei dettagli delle registrazioni
- Modifica dei dettagli delle registrazioni
- Abbinamento delle registrazioni
- Visualizzazione dei totali di allocazione
- Contabilizzazione delle allocazioni, degli sconti e delle differenze di cambio
Estrazione delle registrazioni da allocare
La prima operazione da effettuare è la selezione delle registrazioni da allocare o da modificare in un conto. La funzione di di Allocazioni conto fornisce criteri di selezione estremamente precisi.
Per individuare le registrazioni desiderate, è possibile specificare intervalli di periodi contabili, date, tipi di registrazione contabile, origine registrazione contabile, riferimenti registrazione, date di inserimento, indicatori di allocazione, codici di analisi e anche codici di valuta, importi e indicatori dare/avere. Vedere “Selezione delle registrazioni da allocare”.
Per specificare i criteri da applicare per la selezione delle registrazioni, utilizzare la maschera Criteri di selezione per allocazione conto. Vedere “Estrazione delle registrazioni da allocare”.
Visualizzazione dei dettagli delle registrazioni
Tutte le registrazioni estratte per l'allocazione o la modifica vengono visualizzate nella maschera Risultati della ricerca - Allocazione conto. Vedere “Visualizzazione delle registrazioni estratte per l'allocazione”.
È possibile cambiare l'ordine di visualizzazione delle registrazioni mediante l'opzione . Vedere “Ordinamento delle registrazioni da allocare”.
Modifica dei dettagli delle registrazioni
I dettagli modificabili delle registrazioni vengono riportati in colonne evidenziate nella maschera Risultati della ricerca - Allocazione conto. È possibile modificare l'indicatore di allocazione, la descrizione, la data di scadenza del pagamento e altri dettagli relativi al pagamento, nonché i codici di analisi al fine di correggere eventuali errori di analisi o di analizzare nuovamente le registrazioni esistenti. Vedere “Dettagli delle registrazioni modificabili mediante le allocazioni”.
L'opzione permette di modificare l'indicatore di allocazione di un gruppo di registrazioni. Ciò è utile se si è selezionato, con la funzione , un gruppo di registrazioni che richiedono lo stesso indicatore di allocazione, ad esempio registrazioni il cui pagamento deve essere trattenuto. Vedere “Modifica dell'indicatore di allocazione di tutte le registrazioni mediante le allocazioni”.
Abbinamento delle registrazioni
L'abbinamento, o allocazione, consiste nel collegamento di registrazioni correlate per "chiuderle" e consentirne la rimozione dal sistema mediante Eliminazione archivio contabile (LCL). Le registrazioni abbinate devono quadrare, ovvero i totali delle registrazioni a debito e a credito allocate devono corrispondere.
È possibile abbinare completamente una registrazione allocandone l'intero valore. A tale scopo, è necessario assegnare l'indicatore di allocazione Da allocare.
In alternativa, è possibile abbinare parzialmente una registrazione ripartendola in due registrazioni separate, una delle quali sarà allocata e l'altra resterà da allocare. In questo caso, è necessario assegnare l'indicatore di allocazione Dividi alla registrazione da ripartire e specificare l'importo da allocare.
Man mano che le registrazioni vengono contrassegnate per l'allocazione, i loro valori sono aggiunti ai totali di allocazione gestiti dal sistema. Per contabilizzare le modifiche è necessario che le registrazioni da abbinare siano in pareggio.
Visualizzazione dei totali di allocazione
Le registrazioni abbinate devono essere in pareggio prima di poter contabilizzare le allocazioni, ovvero il totale netto delle registrazioni a debito e a credito da allocare deve corrispondere a zero. Inoltre, le registrazioni contrassegnate da determinati indicatori devono quadrare indipendentemente. Vedere “Indicatori di allocazione da pareggiare”.
Per agevolare il pareggio, Allocazioni conto calcola e visualizza i totali delle allocazioni, inclusi i totali delle registrazioni a debito e a credito e le eventuali differenze, in qualunque valuta utilizzata. Vedere “Visualizzazione dei totali delle allocazioni in base alla valuta”.
Il sistema visualizza inoltre i totali a debito e a credito delle registrazioni contrassegnate da indicatori di allocazione che devono quadrare indipendentemente. Vedere “Visualizzazione dei totali di allocazione”.
Contabilizzazione delle allocazioni, degli sconti e delle differenze di cambio
Una volta contrassegnate per l'allocazione le registrazioni desiderate, si procede al loro aggiornamento mediante l'opzione . Se sono in pareggio vengono allocate e vi vengono inoltre attribuiti un riferimento, un periodo e una data di allocazione. Vedere “Contabilizzazione delle allocazioni”.
Può capitare che le registrazioni abbinate non quadrino, a volte semplicemente perché non sono stati selezionati per l'abbinamento i gruppi corretti. La mancata quadratura può anche essere dovuta a:
- Sconti di cassa applicati su alcune registrazioni.
- Tassi di cambio differenti applicati alle registrazioni abbinate, con conseguenti differenze in uno o più valori valutari.
Il sistema calcola lo sconto dovuto sulle registrazioni e determina se sia applicabile. Gli sconti autorizzati vengono applicati automaticamente ed è inoltre possibile concedere come sconto un'eventuale differenza.
La funzione Allocazioni conto consente di gestire entrambe queste situazioni. Quando si sceglie di un'allocazione non in pareggio, il sistema verifica se la differenza sia dovuta a uno sconto di cassa o a una differenza di cambio. Vedere “Sconti di cassa e allocazioni” e “Contabilizzazione delle differenze di cambio durante l'allocazione”.
Se la differenza rientra nel limite di tolleranza ammesso per lo sconto, questo viene generato e contabilizzato. Se ciò non produce la quadratura, è possibile scegliere di contabilizzare la differenza residua come ulteriore sconto. Vedere “Applicazione della differenza come sconto durante l'allocazione”.
Se la differenza è imputabile a una oscillazione dei tassi di cambio o a un arrotondamento, il sistema applica le regole di quadratura delle valute e contabilizza automaticamente una differenza di cambio realizzata o un arrotondamento. Se ciò risultasse impossibile, occorrerà pareggiare le allocazioni manualmente. Vedere “Quadratura delle allocazioni - Introduzione”.
In alternativa, è possibile inserire e contabilizzare un'ulteriore registrazione per pareggiare le allocazioni. Vedere “Generazione delle registrazioni da Allocazioni conto”.
In caso di dubbi circa l'utilizzo di Allocazioni conto (ACA), vedere “Guida rapida alla procedura di allocazione delle registrazioni dopo la contabilizzazione”.