Utilisation de Lettrage automatique

Lettrage automatique (TRM) permet de lettrer ou de rapprocher des transactions sur un compte grâce à un traitement automatisé. Vous devez définir deux types de règles pour le traitement de rapprochement :

  • critères de sélection - ils déterminent les transactions à prendre en compte pour le rapprochement ;
  • critères de rapprochement - ils déterminent les champs qui doivent être identiques pour pouvoir lettrer des transactions.

Vous pouvez inscrire les lettrages automatiquement, ou simplement les éditer. Vous pouvez également choisir d'éditer :

  • toutes les transactions qui répondent aux critères de sélection mais demeurent non rapprochées ;
  • toutes les transactions non rapprochées, débits non rapprochés et crédits non rapprochés ;
  • toutes les transactions rapprochées.
Remarque: Si vous appliquez un contrôle des dépenses, le système inscrit les transactions lors de Lettrage automatique même si les budgets sont dépassés.

Le système assigne des références de lettrage, spécifiques à chaque compte, aux transactions lettrées dans le cadre de Lettrage automatique.

Toute transaction d'escompte et de gain/perte de change résultant du traitement Lettrage automatique est inscrite au Grand Livre. Vous pouvez également utiliser Règles de gestion pour définir ou valider des codes analytiques au niveau des transactions générées par ce traitement. Pour cela, créez une Définition événement qui recherche un Code fonction de type Lettrage automatique, et utilisez un point d'appel 00015 Peupler ou 00016 Valider analyse transactions générées par le système.

  1. Renseignez ces informations :
    Identifiant devise
    Type de la valeur en devise à rapprocher. Vous pouvez rapprocher des transactions par devise de base, par devise de transaction ou par 4ème devise. Si vous rapprochez par devise de transaction, les montants correspondants en devise de base doivent également être égaux avant de pouvoir lettrer. Si l'écart provient d'un gain ou d'une perte de change, le système génère automatiquement un journal pour inscrire cet écart au compte de gains ou pertes de change réalisés. Voir 'Rapprochement en devise de transaction'.
    Type compte
    Type de compte des transactions qui seront sélectionnées pour rapprochement.
    De/A
    Compte ou fourchette de comptes (correspondant au type de compte choisi) à partir desquels les transactions doivent être sélectionnées pour rapprochement. Les transactions de ces comptes qui répondent aux critères de sélection seront prises en compte pour le rapprochement et lettrage. Laissez ces champs vierges pour inclure tous les comptes du type choisi.
    Remarque: Les comptes fermés et suspendus sont exclus du traitement Lettrage automatique.
    Sélection 1-3
    Ces champs vous permettent d'identifier jusqu'à trois critères de sélection que les transactions doivent satisfaire pour être prises en compte pour le rapprochement. Si vous laissez les trois critères de sélection vierges, le système sélectionne toutes les transactions non rapprochées correspondant aux comptes sélectionnés et aux périodes antérieures ou égales à la période de césure spécifiée. Voir 'Sélection des comptes et des transactions à rapprocher'.
    De/A 1-3
    Code ou fourchette de codes pour le critère de sélection choisi. Seules les transactions correspondant à ces codes seront sélectionnées. Par exemple, vous pouvez limiter les transactions à sélectionner en spécifiant une fourchette de codes analytiques.
    Critère rapprochement 1-3
    Vous pouvez sélectionner jusqu'à trois critères de rapprochement et de lettrage. Les critères sélectionnés déterminent la base de rapprochement des transactions. Voir 'Définition des critères de lettrage automatique'.
    Période de césure
    Vous pouvez spécifier une période de césure pour exclure du rapprochement toutes les transactions postérieures à cette période. La valeur par défaut est la période courante.
    Editer transactions non lettrées
    Cette option vous permet de préciser comment les transactions qui ont été sélectionnées mais demeurent non rapprochées seront éditées à l'issue du traitement. Vous pouvez choisir de ne pas éditer les transactions non rapprochées, d'éditer les transactions débit et crédit non rapprochées ou de n'éditer que les transactions débit ou crédit non rapprochées.
    Editer transactions lettrées
    Cette option détermine si l'état de rapprochement des transactions doit inclure les transactions rapprochées.
    Inscrire transactions
    Cette option détermine si les lettrages et les transactions d'escompte et de gain/perte de change qui en résultent doivent être inscrits au Grand Livre. Si les transactions simulées sont facultatives, vous pouvez choisir d'inscrire les transactions en tant que transactions simulées ou définitives.
    Compte escomptes obtenus
    Compte auquel sont inscrits les escomptes de règlement générés sur les comptes fournisseur/créditeur ou transactions ventes sur comptes tiers. Voir 'Application d'escomptes dans Lettrage automatique'.
    Compte escomptes accordés
    Il s'agit du compte auquel sont inscrits les escomptes de règlement générés sur les comptes client/débiteur ou transactions achats sur comptes tiers. Voir 'Application d'escomptes dans Lettrage automatique'.
    Tolérance escompte
    La tolérance d'escompte identifie l'écart admis entre le montant d'escompte autorisé, comme spécifié dans les conditions de règlement, et le montant d'escompte réellement appliqué. Vous pouvez saisir cette tolérance sous la forme d'un montant de tolérance fixe ou sous la forme d'un pourcentage de tolérance par rapport à l'escompte calculé. Laissez ce champ vierge pour ne pas utiliser de tolérance. Voir 'Application d'escomptes dans Lettrage automatique'.
    Remarque: L'escompte n'est applicable que si vous rapprochez des transactions sur des comptes clients, fournisseurs ou tiers.
    Compte écarts réalisés (gains ou net)
    Ce champ n'est requis que si vous définissez le champ Identifiant devise sur Devise transaction et inscrivez les transactions au lieu de simplement les éditer. Lorsque les transactions sont rapprochées en fonction de la devise de transaction, les valeurs en devise de base doivent s'équilibrer. Des gains/pertes de change peuvent donc être générés. Voir 'Rapprochement en devise de transaction'.

    Vous devez également renseigner l'Identifiant devise si vous sélectionnez le rapprochement par devise de base et que la Valeur 3 et la Valeur 4 sont définies sur l'option d'équilibrage forcé. C'est-à-dire lorsque l'option Equilibrage montant devise est définie sur Manuel(le) ou Automatique dans l'onglet Valeur 4, ou sur Automatique dans l'onglet Valeur 3 de Paramétrage unité de gestion.

    L'option Règle inscription gain/perte change définie dans Paramétrage Grand Livre (LES) détermine l'utilisation de ce compte. Si Règle inscription gain/perte change est définie sur :

    • Gains et pertes nets, saisissez le compte d'écart de net réalisé.
    • Gains et pertes séparément, saisissez le compte gains réalisés. Dans ce cas, vous devez également saisir le Compte pertes réalisées dans le champ suivant.
    • Gains seulement ou Pertes seulement, le traitement Lettrage automatique se fera de la même manière que lorsque vous sélectionnez Gains et pertes séparément. Vous devez donc saisir le Compte gains réalisés puis le Compte pertes réalisées dans le champ suivant.

    Vous pouvez aussi saisir un "-" (tiret) dans ce champ, pour le montant de gain/perte de change de base ou reporting à inscrire dans les numéros de compte dans Paramétrage unité de gestion. Si Valeur 3 est utilisée comme deuxième devise de base, le compte d'équilibrage de Paramétrage unité de gestion est utilisé. Cependant, l'écart gain/pertes sur les autres devises est généré dans le compte gain/pertes défini dans Paramétrage code devise (CNC), Taux de change par période (CNP), Taux de change journalier (CND) ou à l'exécution.

    Compte pertes réalisées
    Ce champ n'est requis que si vous choisissez de rapprocher dans la devise de transaction et l'option Règle inscription gain/perte change est définie sur Gains seulement, Pertes seulement ou Gains et pertes séparément dans Paramétrage Grand Livre (LES). Toutes les pertes de change réalisées sont inscrites à ce compte. Voir Rapprochement en devise de transaction.
    Période inscription
    Période à laquelle seront inscrites les transactions générées au cours de Lettrage automatique. Laissez ce champ vierge pour sélectionner la période courante. Ce paramètre n'est requis que si vous avez sélectionné Oui dans le champ Inscrire transactions.
  2. Enregistrez vos modifications.