Qu'est-ce que Lettrage automatique ?

Si vous souhaitez lettrer des transactions sur un compte sans saisir de transactions au Grand Livre, vous pouvez utiliser la fonction Lettrage automatique (TRM). Cette fonction automatise le traitement de lettrage en fonction de critères spécifiés.

Lettrage automatique est similaire à Lettrage compte (ACA) et à la fonction de lettrage en ligne de Saisie journal. Elle permet de lettrer ou de rapprocher des transactions. Lettrage automatique va cependant plus loin en permettant d'automatiser le traitement de lettrage/rapprochement.

Vous devez saisir un type de compte et une fourchette de numéros de comptes puis, en fonction d'autres critères spécifiés, le système sélectionne et rapproche des transactions débit sur un compte avec les transactions crédit correspondantes. Au cours du rapprochement, le système peut générer des transactions d'escompte, de taxe sur escompte et de gain/perte de change.

Remarque:  Si l'option Verrouillage lettrage autorisé est définie sur Oui dans Paramétrage unité de gestion pour permettre de verrouiller au niveau d'une transaction, les transactions qui sont verrouillées par un autre utilisateur ne seront pas rapprochées. Si ces transactions peuvent être rapprochées, elles sont identifiées sur l'état de rapprochement.

Sélection des transactions et critères de rapprochement

Vous pouvez sélectionner les transactions à rapprocher d'après le code analytique, le code devise, la référence de transaction et le repère de lettrage.

Vous pouvez également sélectionner jusqu'à trois critères de rapprochement. Les options disponibles sont les mêmes que pour la sélection des transactions. Si vous spécifiez trois critères de rapprochement, les transactions à rapprocher devront satisfaire ces trois critères.

Remarque:  Vous ne pouvez pas rapprocher des transactions sur le seul critère du montant ; vous devez saisir un autre critère de sélection/rapprochement.

Application d'un escompte

Si vous rapprochez des comptes clients, fournisseurs ou tiers, Lettrage automatique génère automatiquement les inscriptions d'escompte et de taxe sur escompte. Vous pouvez spécifier le compte d'inscription des escomptes ainsi que des limites de tolérance. Si l'escompte n'est pas conforme à la limite de tolérance spécifiée, le rapprochement n'a pas lieu. Voir 'Application d'escomptes dans Lettrage automatique'.

Rapprochement de transactions en devise

Vous pouvez rapprocher des transactions sur la base du montant en devise de base ou du montant en devise de transaction. Vous pouvez également choisir de rapprocher sur la base du montant hors-bilan.

Si vous souhaitez rapprocher sur la base des montants en devise de transaction, vous devez définir le code devise comme critère de rapprochement. Lorsque vous rapprochez sur la base du montant en devise de transaction, des gains ou pertes de change peuvent être générés. Voir 'Rapprochement en devise de transaction'.

Inscription et édition des transactions

Vous pouvez choisir d'inscrire les lettrages, ou simplement de les éditer. Si vous choisissez de les inscrire, le système assigne aux transactions lettrées des références de lettrage spécifiques à chaque compte.

Vous pouvez choisir d'éditer les transactions répondant aux critères de sélection spécifiés, mais en les laissant non lettrées après exécution de Lettrage automatique. Vous pouvez éditer toutes les transactions non rapprochées, tous les débits non rapprochés ou tous les crédits non rapprochés, ou préciser que vous ne souhaitez pas d'édition. Vous pouvez également produire un état des transactions rapprochées.