Paramétrage de la Gestion des achats (PBS) - Approbation d'achat

Contrôle approbation

Ce champ indique le type de contrôle d'approbation utilisé le cas échéant. Autrement dit, si les achats doivent être ou non approuvés et comment ils doivent l'être, le cas échéant. Les options sont les suivantes : Non utilisé(e), Approbation commande et facture utilisée, Approbation commande utilisée, et Approbation facture utilisée. L'étape à laquelle les approbations doivent intervenir est spécifiée dans le cadre de la définition des étapes dans Type achat.

Si le contrôle d'approbation est utilisé, vous pouvez spécifier des informations supplémentaires concernant la procédure applicable en cas de modification du chemin d'approbation ou des lignes de transaction d'achat :

Réapprouver si chemin modifié

Ce champ détermine à quel moment le processus d'approbation intervient lorsqu'une commande fournisseur ou une ligne de facture d'achat est modifiée : soit avant, soit après l'approbation de la ligne.

Avant approbation : si une ligne de commande/facture achat est modifiée et satisfait les critères d'une autre ligne de détails dans la Table approbation, les approbations d'origine définies lorsque la ligne a été saisie sont supprimées et les nouvelles approbations requises sont ajoutées.

Après approbation : si la modification apportée concerne une partie essentielle des détails ligne commande/facture achat, telle que code article, n'importe quel code valeur, numéro compte, code devise, emplacement, code acheteur, adresse de livraison etc., alors le système vérifie ce champ. Sinon, si la modification ne concerne qu'une partie non essentielle des détails ligne commande/facture achat, telle que la date échéance fournisseur, la dernière date échéance fournisseur etc., alors la modification est autorisée sans qu'il y ait vérification.

Si ce champ est vérifié et qu'il est activé, la ligne doit être réapprouvée, le statut de la ligne est réinitialisé et défini sur Non approuvé(e) et les approbations d'origine sont réinitialisées. Si la modification implique qu'il satisfait les critères d'une autre ligne de détails dans la Table approbation, les approbations d'origine sont supprimées et les nouvelles approbations sont ajoutées.

S'il n'est pas activé, la ligne ne peut pas être modifiée.

Ce champ apparaît à la fois dans Paramétrage gestion des achats et dans Type achat. S'il est actif dans l'un de ces formulaires, la fonctionnalité de réapprobation est appliquée. Pour l'appliquer de façon globale au niveau de l'unité de gestion, vous devez le définir dans Paramétrage gestion des achats. Pour l'appliquer uniquement au niveau d'un type de transaction, vous devez le définir dans Type achat.

Remarque: Si la case Réapprouver si chemin modifié est cochée et que certains responsables d'approbation ont déjà approuvé la ligne, ces approbations sont supprimées. Le statut de la ligne est réinitialisé et défini sur Non approuvé(e) et la ligne doit être réapprouvée.

Réapprouver tolérance dépassée

Si cette option est sélectionnée, une ligne de commande/facture doit être soumise à une réapprobation auprès de tous les responsables d'approbation en cas de modification entraînant un changement de la valeur de la commande. Ceci modifie l'enregistrement d'approbation. Dans le cas contraire, les anciennes approbations définies lors de la saisie de la ligne restent inchangées.

Ce champ apparaît à la fois dans Paramétrage gestion des achats et dans Type achat. S'il est actif dans l'un de ces formulaires, la fonctionnalité de réapprobation est appliquée. Pour l'appliquer de façon globale au niveau de l'unité de gestion, vous devez le définir dans Paramétrage gestion des achats. Pour l'appliquer uniquement au niveau d'un type de transaction, vous devez le définir dans Type achat.

La valeur qui peut être modifiée est définie sous la forme d'un pourcentage de tolérance. Il s'agit du pourcentage du code valeur utilisé pour les approbations. Autrement dit, le code valeur identifié dans la Table approbation.

Par exemple, le pourcentage de tolérance défini est 5% et le champ Réapprouver tolérance dépassée est actif dans Paramétrage gestion des achats ou Type achat. Une table d'approbation définie dans Type achat indique que le chemin d'approbation est déterminé par le code valeur Montant net. Une ligne de commande/facture d'un montant net de 100 EUR est saisie. Si la ligne est modifiée et que le montant net est compris entre 95 EUR et 105 EUR, aucune réapprobation n'est nécessaire. Si la ligne est modifiée de telle sorte que le montant net se situe en dehors de la tolérance 95-105, la ligne doit être soumise à une approbation.

Remarque: Si la case Réapprouver si chemin modifié est sur Oui et que certains responsables d'approbation ont déjà approuvé la ligne, ces approbations sont supprimées. L'enregistrement d'approbation est supprimé et recréé à l'aide du nouveau chemin d'approbation.

Pourcentage tolérance

Pourcentage de tolérance que le système doit appliquer au montant d'approbation avant de désigner la transaction comme dépassant le montant de contrôle d'approbation. Cette valeur ne s'applique que lorsque le champ Réapprouver tolérance dépassée est coché.

Approbation tous opérateurs

Si l'utilisateur est membre de plusieurs groupes d'accès aux données, il peut approuver chaque niveau.

Par exemple, une ligne de la table d'approbations contient :

• Limite - 999 999 999
• Approbateur 1 - Groupe accès données X
• Approbateur 2 - Groupe accès données Y
• Approbateur 3 - Groupe accès données Z

Si l'approbateur est membre des groupes X et Y et si Approbation tous utilisateurs est actif, il peut approuver au nom des deux groupes X et Y.