Paramétrage de la Gestion des achats (PBS) - Contrôle budgétaire

Base mise à jour budget

Lors du contrôle budgétaire, spécifie le mode de contrôle des budgets lors de la saisie des transactions. Les options sont les suivantes : Mettre à jour ligne par ligne et Mettre à jour commande par commande. Ceci s'applique aux commandes fournisseurs (contrôle des surengagements) et aux factures d'achats (contrôle d'excès de dépenses).

Etape engagement

Cette option est utilisée lors du contrôle budgétaire pour spécifier l'étape à laquelle le contrôle des engagements est effectué dans les commandes fournisseurs. Les options sont les suivantes : Commande confirmée ou Commande saisie et non suspendue. Si une transaction est suspendue à l'étape Saisie commande ou Confirmation commande, cette étape n'est pas terminée et le contrôle budgétaire n'est pas effectué avant que la ligne soit débloquée. Si une ligne échoue lors du contrôle budgétaire (étape de confirmation), cet échec est traité comme une erreur de validation et la ligne n'est pas confirmée.

Etape dépense

Cette option est utilisée lors du contrôle budgétaire pour spécifier l'étape à laquelle le contrôle des dépenses est effectué dans les factures d'achats. Les options sont les suivantes : Saisie facture, Rapprochement facture et Confirmation facture. Lors du traitement des factures d'achats, le système analyse d'abord le paramètre équivalent dans le Type achat pour déterminer si l'étape est définie ; dans le cas contraire, cet indicateur est utilisé. Si une transaction est suspendue à n'importe quelle étape, cette étape n'est pas terminée et le contrôle budgétaire n'est pas effectué avant que la ligne soit débloquée. Si une ligne échoue lors du contrôle budgétaire (étape de confirmation), cet échec est traité comme une erreur de validation et la ligne n'est pas confirmée.

Contrôle excès dépenses

Lors du contrôle budgétaire, cette case est cochée pour appeler le contrôle d'excès de dépenses lors de la saisie des factures. Cette fonctionnalité vérifie que la valeur d'une ligne de facture n'excède pas le budget disponible du compte ou qu'elle se situe dans la tolérance exprimée en pourcentage ou en valeur.

Pour pouvoir utiliser le contrôle des surengagements, les valeurs budgétaires doivent avoir été définies dans Financials et un contrôle budgétaire doit avoir été défini dans Contrôle budgétaire (BCS) pour identifier le compte budgétaire à vérifier.

Les tolérances peuvent être modulées ou ignorées au niveau de chaque Groupe utilisateurs via Paramétrage autorisations diverses, disponible dans Console de sécurité ou Gestionnaire Utilisateurs. Pour être approuvée, une transaction doit respecter les deux paramètres de tolérance.

Remarque: il est recommandé de cocher cette case pour garantir que le contrôle des tolérances est utilisé.

Pourcentage tolérance excès dépense

Pourcentage de tolérance autorisé appliqué par le système lors d'un contrôle d'excès de dépenses, si l'option Contrôle excès dépenses est sélectionnée. Si la ligne de facture dépasse le budget de ce pourcentage, un message avertira l'utilisateur mais le traitement pourra continuer.

Valeur tolérance excès dépense

Valeur de tolérance autorisée appliquée par le système lors d'un contrôle d'excès de dépenses, si l'option Contrôle excès dépenses est sélectionnée. Si la valeur de la ligne de facture dépasse le budget de ce montant, un message avertira l'utilisateur mais le traitement pourra continuer.

Contrôle surengagements

Si votre sérialisation inclut SunSystems Financials, vous pouvez sélectionner cette option pour activer un contrôle des surengagements lors de la saisie des commandes. Cette fonctionnalité vérifie que la valeur d'une ligne de commande n'excède pas le budget disponible pour le compte. Elle prend en compte tous les engagements et applique les valeurs ou pourcentages de tolérance qui ont éventuellement été définis.

Pour pouvoir utiliser le contrôle des surengagements, les valeurs budgétaires doivent avoir été définies dans Financials et un contrôle budgétaire doit avoir été défini dans Contrôle budgétaire (BCS) pour identifier le compte budgétaire à vérifier.

Pourcentage tolérance surengagement

Pourcentage de tolérance autorisé appliqué par le système lors d'un contrôle des surengagements. Une ligne de commande qui dépasse le budget disponible pour une valeur inférieure ou égale à celle saisie dans ce champ sera quand même acceptée.

Valeur tolérance surengagement

Valeur de tolérance autorisée appliquée par le système lors d'un contrôle des surengagements. Une ligne de commande qui dépasse le budget disponible pour une valeur inférieure ou égale à celle saisie dans ce champ sera quand même acceptée.