Sélection des comptes pour une ligne
Le type de ligne Ligne détermine les comptes qui apparaissent sur un relevé financier, ainsi que la façon dont les détails de ces comptes sont sélectionnés et imprimés.
Pour une ligne de type Ligne vous pouvez sélectionner un compte individuel ou une fourchette de comptes à inclure sur la ligne de l'état. Toutes les transactions, pour la période couverte par l'état, sont sélectionnées pour ces comptes et résumées pour produire la ligne de l'état.
Si vous sélectionnez un compte unique, vous pouvez imprimer le libellé du compte comme libellé de la ligne. Si vous sélectionnez une fourchette de comptes, vous pouvez saisir un libellé pour la ligne.
Lignes de continuation
Si vous voulez inclure des comptes supplémentaires sur la même ligne, vous pouvez utiliser le type de ligne Continuation pour les identifier. Vous pouvez définir autant de lignes de continuation que vous le souhaitez, chacune s'ajoutant à la ligne de type Ligne précédente.
La possibilité d'ajouter des comptes ou fourchettes de comptes à un autre compte ou fourchette de comptes signifie que, quelle que soit la façon dont vous concevez votre plan comptable, vous pourrez toujours extraire les données financières dont vous avez besoin.
Résumer ou détailler les comptes
Par défaut, une ligne de type Ligne unique crée une ligne unique sur l'état. Si le type Ligne correspond à une fourchette de comptes et/ou inclut des lignes Continuation, toutes les transactions pour les comptes sélectionnés sont résumées sur une ligne unique.
Pour imprimer chaque compte, vous devez sélectionner l'option Détails compte lors de la définition de la ligne de type Ligne. Une ligne d'état distincte est alors imprimée pour chaque compte.
Utilisation de critères pour limiter le nombre de transactions sélectionnées
Il se peut que vous ne soyez intéressé que par des transactions particulières dans le compte ou la fourchette de comptes identifiés pour la ligne. Vous pouvez définir un maximum de trois critères pour limiter le nombre de transactions sélectionnées.
Par exemple, vous pouvez vouloir afficher les coûts de marketing de trois départements sur trois lignes distinctes. Les départements doivent être définis dans une catégorie analytique. Vous sélectionnerez cette catégorie analytique comme critère de sélection et saisirez les fourchettes de codes analytiques comme suit :
| Type ligne | Intitulé ligne | Compte de/à | Critère sélection | Code - De | Code - A |
| Ligne | Coûts de marketing - Département 1 | 40000-49999 | Catégorie analytique transaction Grand Livre 1 | 1 | 1zzz |
| Ligne | Coûts de marketing - Département 2 | 40000-49999 | Catégorie analytique transaction Grand Livre 1 | 2 | 2zzz |
| Ligne | Coûts de marketing - Département 3 | 40000-49999 | Catégorie analytique transaction Grand Livre 1 | 3 | 3zzz |
Exclure un compte d'une fourchette
Une ligne peut inclure une fourchette de comptes à l'exception d'un numéro de compte de cette fourchette. Pour cela, vous pouvez définir une ligne pour la première partie de la fourchette et ajouter une ligne de continuation pour la seconde partie.
Pour exclure un compte, vous pouvez également utiliser l'option Inverser signe. Définissez une ligne unique pour la fourchette de comptes entière, par exemple 10000 à 29999. Définissez ensuite une ligne de continuation pour le compte que vous souhaitez exclure, par exemple 25600. Sur la ligne de continuation, sélectionnez l'option Inverser Signe. Le compte 25600 est inclus dans le total calculé par la première ligne puis la ligne de continuation vient le soustraire de ce total. Le résultat imprimé exclut le compte 25600.