Qu'est-ce que la référence de transaction ?

La référence de transaction identifie la transaction comptable ou commerciale, normalement d'après le document qui en est à l'origine. Il peut s'agir par exemple du numéro de facture, du numéro d'avoir, du numéro de réception ou du numéro de folio. Cette référence doit être saisie sur chaque transaction.

Une même référence de transaction s'applique souvent à une ou plusieurs lignes du même journal. Elle doit être saisie sur la première ligne d'un journal. Pour les lignes suivantes, le curseur ne s'arrête pas sur ce champ, permettant ainsi la saisie de plusieurs lignes de journal avec la même référence.

Un journal peut également contenir des lignes n'ayant pas la même référence. Si vous souhaitez saisir une nouvelle référence dans un même journal, vous devez sélectionner l'action Nouvelle référence pour ajouter une nouvelle ligne avec une nouvelle référence.

Si l'option Références uniques est sélectionnée dans Type Journal (JNT), le système vérifie que la référence n'a pas déjà été utilisée pour le compte d'inscription. Cette vérification s'opère dans les comptes fournisseurs, clients et tiers.

Vous pouvez forcer un journal à s'équilibrer par référence de transaction en définissant l'option Contrôle équilibrage par sur Référence transaction dans Paramétrage Grand Livre (LES). Dans ce cas, avant d'en autoriser l'inscription, le système vérifie que toutes les lignes du journal portant la même référence de transaction s'équilibrent.