Utilizar asignación automática

Asignación automática (TRM) permite asignar o emparejar transacciones en una cuenta y automatiza el proceso de asignación. Se definen dos tipos de normas para el proceso:

  • Criterios de selección: determinan las transacciones que se van a considerar para emparejar.
  • Criterios de emparejamiento: son los campos que deben coincidir para que las transacciones puedan emparejarse.

Se puede optar por contabilizar las transacciones automáticamente o, sencillamente, generar un informe de ellas. También se puede generar un informe sobre:

  • Cualquier transacción que se encuentra dentro de los criterios de selección y no se ha emparejado
  • Todas las transacciones sin emparejar, tanto débitos como créditos
  • Todas las transacciones emparejadas
Nota: Si se está utilizando comprobación de gastos, las transacciones se contabilizan durante la asignación automática incluso si los presupuestos se exceden.

A las transacciones asignadas durante la asignación automática se les asignan referencias de asignación específica de cuenta.

Como parte de la asignación automática, los descuentos resultantes y las transacciones de pérdidas/ganancias se contabilizan en el libro mayor. También puede utilizar Normas de procesos para definir o validar los códigos de análisis en las transacciones generadas por este proceso. Para ello, debe crear un Perfil de evento que compruebe el código de función de Asignación automática y utilizar un punto de conexión para 00015 Completar o 00016 Validar análisis en transacciones generadas por el sistema.

  1. Introduzca esta información:
    Indicador moneda
    El tipo de valor de moneda que se va a emparejar. Se pueden emparejar las transacciones por moneda base, moneda de transacción o cuarta moneda. Si se empareja por moneda de transacción, los importes de moneda base correspondientes también deben ser iguales antes de que se realice la asignación. Si la diferencia se debe a una pérdida o ganancia de cambio, se genera un diario automáticamente para contabilizar esta diferencia a la cuenta de pérdidas y ganancias realizada. Consulte Emparejar en la moneda de transacción
    Tipo de cuenta
    El tipo de cuentas por el cual se seleccionan las transacciones que se van a emparejar.
    De/A
    La cuenta, o rango de cuentas, que se selecciona dentro del tipo de cuenta seleccionado. Las transacciones de estas cuentas, que se ajusten a los criterios de selección, se consideran para emparejar y asignar. Deje estos campos en blanco para incluir todas las cuentas del tipo de seleccionado.
    Nota: Los códigos de cuenta suspendida y cerrada se excluyen de la asignación automática.
    Selección 1-3
    Esta opción permite identificar hasta tres criterios de selección que deben cumplir las transacciones antes de que se seleccionen para el emparejamiento. Si se dejan estos tres campos en blanco, se seleccionan todas las transacciones sin asignar para las cuentas seleccionadas y para los períodos hasta el período límite seleccionado. Consulte Seleccionar cuentas y transacciones para emparejar.
    De/A 1-3
    Un código, o rango de códigos, dentro de los criterios de selección seleccionados. Solo se seleccionan transacciones si incluyen este rango de códigos. Por lo tanto, es posible restringir las transacciones a un rango de códigos de análisis.
    Criterios de emparejado 1-3
    Puede seleccionar hasta tres criterios de emparejamiento diferentes. Los criterios seleccionados determinarán la base para emparejar las transacciones. Consulte Definir los criterios de asignación de transacción.
    Período límite
    Puede identificarse un período límite a partir del cual las transacciones no se consideran para emparejamiento. El valor implícito es seleccionar el período actual como el período límite.
    Mostrar no emparejadas
    Esta opción permite determinar los detalles del informe que se requieren para las transacciones que se han seleccionado pero que no estén emparejadas, después de una ejecución de asignación automática. Se puede optar por no mostrar las transacciones sin emparejar, mostrar las transacciones de débito y crédito sin emparejar, solo débitos sin emparejar o solo créditos sin emparejar.
    Mostrar emparejadas
    Este campo determina si el informe de asignación automática identifica las transacciones emparejadas.
    Contabilizar transacciones
    Este campo determina si las asignaciones, los descuentos resultantes y las transacciones de pérdidas/ganancias se contabilizan en el libro mayor. Si las contabilizaciones provisionales son opcionales, se puede optar por contabilizar transacciones como provisionales o permanentes.
    Cuenta de descuento de compras
    Esta es la cuenta en la que se contabilizan descuentos generados en cuentas de acreedor/pagos o en transacciones de ventas en una cuenta de tercero. Consulte Aplicar descuentos en Asignación automática.
    Cuenta de descuento de salida
    Esta es la cuenta en la que se contabilizan descuentos generados en cuentas de deudor/cobros o en transacciones de compra en una cuenta de tercero. Consulte Aplicar descuentos en emparejado.
    Tolerancia de descuento
    La tolerancia de descuento identifica la diferencia aceptable entre el importe del descuento permitido, como se establece en los términos de liquidación, y el importe de descuento real. La tolerancia se introduce en el formato 9999,99 para especificar una tolerancia fija o en el formato 999,99% para especificar un porcentaje de tolerancia del descuento calculado. Deje este campo en blanco si no se precisa ninguna tolerancia. Consulte Aplicar descuentos en Asignación automática.
    Nota: El descuento solo se aplica si se están emparejando transacciones en cuentas de deudor, acreedor o tercero.
    Cuenta de diferencias realizadas (Ganancias o Neto)
    Este campo solo es necesario si se selecciona emparejamiento por moneda de transacción en el campo Identificador de moneda y se están contabilizando pero no listando las transacciones. Cuando se emparejan las transacciones según la moneda de transacción, los valores de la moneda base deben cuadrar. Por lo tanto se pueden generar pérdidas/ganancias. Consulte Emparejar en la moneda de transacción

    Identificador de moneda es un campo necesario si se selecciona emparejamiento por moneda base y Valor 3 o Valor 4 se definen para forzar cuadre. Es decir, cuando la opción Cuadrar importe de moneda se establece en Manual o Automático en la ficha Valor 4, o bien en Automático en la ficha Valor 3, en Definir base de datos.

    La norma de contabilización de pérdidas y ganancias de cambio establecida en Definir libro mayor (LES) determina el uso de esta cuenta. Si la norma de contabilización de pérdidas y ganancias de cambio se ha establecido en:

    • Ganancias y pérdidas netas, introduzca la cuenta de diferencia realizada neta.
    • Ganancias y pérdidas separadas, introduzca la cuenta de ganancias realizadas. En este caso, debe introducir la cuenta de pérdidas realizadas en el campo inferior.
    • Solo ganancias o Solo pérdidas, el efecto en emparejamiento de transacción es exactamente el mismo que para Ganancias y pérdidas separadas. Por lo tanto, introduzca la cuenta de ganancias realizadas, y luego introduzca la cuenta de pérdidas realizadas en el campo de abajo.

    También puede introducir un guion, (-), en este campo para que las pérdidas y ganancias de cambio del importe de informe o base se contabilicen en los códigos de cuenta especificados en Definir base de datos. Si Valor 3 es moneda base dos, se utiliza la cuenta de cuadre de Definir base de datos. Sin embargo, la diferencia de pérdidas y ganancias en las demás monedas se genera en la cuenta de pérdidas y ganancias definida en Códigos de moneda (CNC), Tasas periódicas de moneda (CNP), Tasas diarias de moneda (CND) o bien al efectuar la introducción en tiempo de ejecución.

    Cuenta pérdidas realizadas
    Este campo se requiere si selecciona emparejar en la moneda de transacción y la norma de contabilización de pérdidas y ganancias de cambio de Definir libro mayor está establecida en Solo ganancias, Solo pérdidas o Pérdidas y ganancias separadas. Las pérdidas de cambio realizadas se contabilizan en esta cuenta. Consulte Emparejar en la moneda de transacción
    Período de contabilización
    El período en el que van a contabilizarse las transacciones generadas durante la asignación automática. Déjelo en blanco para contabilizar en el período actual. Esto solo se requiere si se selecciona Sí en el campo Contabilizar transacciones.
  2. Guarde los cambios.