Travail avec les documents (fichiers) joints
Vous pouvez enrichir de nombreux écrans en joignant des documents (fichiers) liés à l'écran spécifique, aux propriétés de l'écran ou aux enregistrements d'une collection. Vous pouvez également importer des documents dans la base de données ou lier des documents à partir de serveurs de fichiers ou de serveurs FTP. Les documents peuvent alors être joints par d'autres utilisateurs aux écrans, propriétés ou enregistrements. Les écrans Requête et Note ne peuvent pas contenir de pièces jointes.
Les utilisateurs de portail autorisés peuvent également utiliser le portail approprié pour soumettre leurs propres documents dans le but de les joindre.
Les utilisateurs de portail qui sont autorisés à soumettre des documents qui serviront de pièces jointes via un portail doivent au préalable faire partie de groupes dotés des permissions appropriées. Ces permissions sont configurées de manière à ce que les utilisateurs du portail ne puissent accéder et afficher que les documents pour lesquels ils disposent expressément d'une autorisation. Une fois qu'un document a été soumis afin d'être joint, il doit être approuvé avant de pouvoir à nouveau faire l'objet d'un accès et d'un affichage. Après avoir été approuvé, le document n'est pas non plus disponible pour modification ultérieure.
Types documents
Avant que les documents puissent être importés dans le système et joints à des écrans, des propriétés ou des enregistrements, un administrateur système autorisé doit utiliser l'écran Types documents pour indiquer des informations sur les types de document qui peuvent être joints et l'endroit où chaque type de document est stocké. Les documents peuvent être stockés dans la base de données de l'application ou dans un serveur lié ou un emplacement FTP.
Des groupes spécifiques peuvent être affectés à des types de document afin de contrôler qui détient la permission d'accès et d'affichage de documents de ce type. Plusieurs affectations de groupe peuvent être utilisées pour permettre à des personnes issues de plusieurs groupes d'accéder à un document donné
Lorsqu'un document est importé ou joint, un type de document est attribué au document. Ls documents peuvent être filtrés sur la base de leur type.
A la création d'un type de document, une extension de fichier par défaut lui est attribuée. Cette extension de fichier est écrasée si le document que vous importez en présente une autre.
Les documents soumis par les clients ou les fournisseurs via les portails sont affectés automatiquement à un type de document associé à un groupe autorisé à accéder au document respectivement via le portail client ou fournisseur.
Documents liés
Vous pouvez importer des documents et les stocker dans la base de données, ou vous pouvez stocker les documents sur un serveur de fichiers lié ou sur un serveur FTP. La liaison du document peut s'avérer utile si vous souhaitez mettre à jour les documents dans une structure arborescente sur le serveur.
L'administrateur système doit configurer les informations sur l'écran Serveurs de fichiers à propos des serveurs de fichiers à partir desquels les documents peuvent être liés.
Importation et association de documents
Seuls les utilisateurs autorisés peuvent importer des documents et les joindre à des enregistrements. Les utilisateurs autorisés peuvent importer, exporter, afficher ou supprimer des documents à l'aide de l'écran Documents. Dans les écrans qui permettent les documents en pièce jointe, ils peuvent cliquer sur l'icône Afficher documents dans la barre d'outils afin d'ouvrir l'écran Documents joints dans une fenêtre liée. Dans l'écran Documents joints, ils peuvent importer un document, ou s'associer à un document qui a déjà été importé dans l'application.
Les utilisateurs de portail autorisés peuvent soumettre et afficher des documents. Reportez-vous à la documentation du portail.
Approbation de documents
Les documents soumis par les utilisateurs via un portail ou dont le statut affecté est Attente doivent être approuvés par un administrateur système ou par une autre personne autorisée à approuver les documents en pièces jointes. Le document demeure inaccessible tant que le statut est Attente et devient accessible à l'affichage lorsque son statut passe à Approuvé.
Lorsqu'un document a été approuvé, soit par la personne l'ayant soumis soit par un autre approbateur autorisé, il devient disponible à l'affichage par d'autres personnes autorisées à afficher ces documents. Il est également à la disposition d'autres utilisateurs en vue de sa réutilisation ou de sa réassociation à d'autres enregistrements. Cela signifie qu'un document unique peut être joint dans plusieurs zones.
Disponibilité des documents attachés en vue de l'affichage et de la réutilisation
Pour afficher une liste de tous les documents importés et y accéder, utilisez l'écran Documents. Pour afficher une liste des documents joints à un écran, une propriété ou un enregistrement spécifique et y accéder, sélectionnez pour ouvrir l'écran Documents joints lié à cet objet.
Tout document joint à un enregistrement sur un écran qui est accessible via le portail est potentiellement accessible par quiconque a accès à ces enregistrements via le portail. Par conséquent, si vous ne souhaitez pas qu'un document joint soit accessible et consultable par le biais du portail, vous devez lui apposer une balise dans le système indiquant qu'il s'agit d'un document interne.
Utilisation du système des événements d'applications afin d'attacher et de gérer des documents
Vous pouvez utiliser un gestionnaire d'événement et d'événement d'application pour joindre des documents aux enregistrements. Il y a deux façons de le faire :
- Incluez les documents joints aux enregistrements lors du lancement de ces enregistrements en vue de leur traitement à l'aide du système d'événement d'application.
- Utilisez le système d'événement d'application pour joindre, lier ou détacher des documents pendant le traitement dans le système d'événement d'application.
Association de documents dans des courriels sur un écran
Cliquez sur l'icône de la barre d'outils Envoyer un courriel pour l'objet actuel dans un écran pour configurer un courriel contenant des documents joints liés à l'écran ou à l'objet parent.
Vous pouvez paramétrer des modèles de courriel qui sont liés à un écran. Les modèles peuvent inclure des variables remplies avec des informations spécifiques à l'écran, ainsi qu'un ensemble de documents joints.
Utilisation d'Infor PCM pour générer et joindre des documents
Si CloudSuite Business est intégré à la configuration et/ou automatisation de documents Infor CPQ, vous pouvez utiliser les boutons Configurer et/ou Générer document et les options du menu action sur certains écrans pour générer des documents configurables, qui sont joints automatiquement aux enregistrements appropriés.