Gestion des modèles de courriel spécifiques aux écrans

Vous pouvez paramétrer un modèle pour envoyer des courriels à partir d'un écran spécifique. Par exemple, vous affichez une ligne dans un écran contenant des données spécifiques que vous devez inclure dans un courriel. Vous cliquez sur le bouton de la barre d'outils du courriel pour ouvrir un courriel et sélectionner un modèle. Le modèle contient des informations que vous devez envoyer souvent à partir de cet écran, configurées en tant que variables qui récupèrent les valeurs de propriété de la ligne en cours dans l'écran. Les données sont remplies et tous les documents joints qui font partie du modèle sont inclus par défaut (même si vous pouvez choisir de les exclure ou d'ajouter des documents différents).

  1. Pour accéder à l'écran Modèles courriel et configurer un modèle à utiliser avec un écran particulier, utilisez l'une ou l'autre des méthodes suivantes :
    • Dans l'écran actif, cliquez sur l'icône d'enveloppe dans la barre d'outils ou sélectionnez Actions > Courriel pour actif pour afficher l'écran Envoyer un courriel pour l'objet actuel. Cliquez ensuite sur Gérer modèles pour ouvrir l'écran Modèles courriel, à l'aide de l'écran actuel indiqué dans le champ Ecran.
    • Dans l'Explorateur, sélectionnez l'écran Modèles courriel. Ajoutez un enregistrement. Dans le champ Ecran, et indiquez l'écran auquel ce modèle applique.
  2. Indiquez un nom de modèle ou utilisez la valeur par défaut.
  3. Indiquez une description du modèle.
  4. Pour rendre le modèle disponible pour les utilisateurs dans l'écran Envoyer un courriel pour l'objet actuel pour l'écran indiqué, sélectionnez Actif.
  5. Si le modèle inclut des balises HTML, sélectionnez Corps au format HTML. Lorsque vous avez fini de paramétrer le modèle, vous pouvez cliquer sur Aperçu pour voir comment le courriel formaté se présentera.
  6. Dans les champs Envoyer à, CC, Cci et Objet du message, indiquez les propriétés et les variables à remplacer par des valeurs de l'écran parent. Par exemple, dans le champ A, vous pouvez indiquer P(Customers.ExternalEmailAddr) ou simplement P(ExternalEmailAddr) si le modèle de courriel est lié à l'écran Clients.
  7. Dans le champ Message, indiquez le message texte et incluez tous les objets pertinents. Vous pouvez ajouter n'importe quelle valeur P et V, par exemple :

    Bonjour P(UserDesc), Nous vous envoyons V(TotalPartNum) P(PartDesc)...

  8. Enregistrez vos modifications.
  9. Si vous souhaitez joindre des documents au modèle, cliquez sur Documents joints et sélectionnez un document. Importez le document s'il n'existe pas déjà.
  10. Enregistrez vos modifications et revenez à l'écran Envoyer un courriel pour l'objet actuel. Le document est répertorié dans la grille Documents joints au courriel pour le modèle.
  11. Facultativement, pour afficher un aperçu de l'apparence du courriel, cliquez sur Mode Aperçu.
  12. Si vous avez prévisualisé le courriel, cliquez sur Mode modèle pour revenir à la vue du modèle.
  13. Enregistrez vos modifications.

Lorsqu'un utilisateur sélectionne le modèle dans la boîte de dialogue Envoyer un courriel pour l'objet actuel, la substitution de toutes les variables est effectuée avant que les valeurs de l'écran parent ne soient affichées dans les champs.

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