Avant qu'un document puisse être importé dans le système et joint à un enregistrement ou écran, l'administrateur système doit
créer des types de document dans l'écran Types documents. Vous pouvez inclure les informations suivantes pour chaque type de document :
- Associez une extension de fichier par défaut au type de document, ce qui détermine l'application logicielle à utiliser pour
l'affichage du document. Par exemple, les utilisateurs pourraient souhaiter joindre des documents d'ordre d'achat créés sous
forme de Microsoft Word (*.docx) aux commandes client. Créez un type de document appelé CustomerPOs et associez à ce type l'extension de fichier "docx". Vous pouvez ensuite utiliser ce type de document en joignant des fichiers
OA aux commandes client.
- Indiquez la méthode de stockage utilisée pour ce type de document. Les documents peuvent être stockés dans la base de données
de l'application ou liés à partir d'un serveur de fichiers ou d'un serveur FTP. Pour les documents liés, indiquez la zone
où ce type de document est stocké.
Reportez-vous à Gestion des serveurs de fichiers pour les documents liés.
- Indiquez quels écrans et/ou propriétés d'écrans peuvent avoir ce type de document joint.
Remarque: Cette spécification peut être différente pour les différents utilisateurs, si plusieurs versions de l'écran existent avec
différents types de portée et/ou noms de portée, ou si une base de données d'écrans différente est utilisée. C'est parce que
certaines versions de l'écran pourraient contenir la propriété et certaines non.
Pour paramétrer un type de document :
- Sur l'écran Types documents, indiquez les informations suivantes :
-
Type de document
- Indiquez un nom pour le type de document Ce nom pourrait décrire le type d'application utilisée, par exemple, Acrobat, Word
ou Graphic, l'extension de fichier, par exemple, PDF ou JPG, la méthode de stockage, par exemple FTP ou URL, le nom du serveur
de fichiers ou une combinaison de ceux-ci.
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Libellé
- Décrivez entièrement le type de document.
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Méthode stockage
- Indiquez où les fichiers de ce type sont stockés : dans la base de données ou sur un serveur lié.
-
Extension fich
- Facultativement, indiquez l'extension de fichier qui est associée par défaut à ce type de document. Par exemple, si le type de document est Acrobat ou PDF, l'extension de fichier par défaut pourrait être pdf. Si le type de document est Graphique, l'extension de fichier par défaut peut être png. Cette extension de fichier par défaut est remplacée si le
document que vous importez en présente une autre.
-
Type support
- Facultativement, indiquez un type de support par défaut pour ce type de document. Le type de support par défaut est rempli
dans l'écran Documents joints lorsque ce type de document est sélectionné.
- Si vous avez indiqué une méthode stockage de type Lien, indiquez les informations suivantes :
-
Spécification de fichier
- Indiquez le chemin d'accès racine dans lequel les fichiers sont stockés sur le serveur :
- Pour un chemin de serveur de fichiers partagé, utilisez ce format : \\serveur\partage\
Vous pouvez également utiliser ce format pour indiquer un fichier unique ; par exemple : \\server\share\filename.ext
- Pour un URI FTP, utilisez le format suivant : FTP_Server/dossier/
Ce champ peut inclure des variables spécifiques aux enregistrements et des valeurs de propriété. Par exemple, un chemin d'accès
UNC \\MGserver1\MyShare\CustomerDocuments\P(CustNum)\* renvoie tous les fichiers trouvés dans un dossier qui correspond au numéro de client actuellement sélectionné sur l'écran
parent.
Remarque: Toute partie du chemin d'accès ou du nom de fichier indiqué peut consister en des remplacements de valeur de variable ou
de propriété, comme dans cet exemple.
-
Serveur de fichiers
- Sélectionnez un serveur de fichiers ou un serveur FTP défini dans l'écran Serveurs de fichiers. Si aucun serveur n'est indiqué, le serveur local est supposé et l'authentification Windows est utilisée.
- Si vous avez indiqué une méthode stockage de type Lien, vous pouvez éventuellement indiquer les écrans et/ou les propriétés des formulaires auxquels le type de document lié doit
être joint :
- Pour mettre à disposition tous les fichiers de ce type de document uniquement pour certains écrans, indépendamment des propriétés
qui apparaissent ici, indiquez chaque nom écran dans la grille, en utilisant une ligne séparée pour chaque écran. Indiquez ensuite un astérisque unique (*) dans le champ Nom propriété pour chaque écran. Vous devez utiliser le nom d'écran réel, et non sa légende.
- Pour mettre à disposition tous les fichiers de ce type de document pour tous les écrans contenant certaines propriétés, indiquez
chaque nom propriété dans la grille, en utilisant une ligne séparée pour chaque propriété. Ensuite, pour chaque propriété, indiquez un astérisque
unique (*) dans le champ Nom écran. Vous devez utiliser le nom de propriété réel, et non sa légende ou son intitulé.
- Pour mettre à disposition tous les fichiers de ce type de document uniquement sur l'écran indiqué, et uniquement s'il contient
la propriété indiquée, indiquez à la fois le nom écran et le nom propriété, en utilisant une ligne séparée pour chaque combinaison.
-
Pour mettre à disposition tous les fichiers de ce type de document pour tous les écrans et toutes les propriétés, indiquez
des astérisques uniques à la fois dans les champs Nom écran et Nom propriété.
Remarque: Cette combinaison annule toutes les autres combinaisons Nom écran-Nom propriété.
- Enregistrez vos modifications.