Enregistrement d'un journal

Le processus d'enregistrement procède à l'enregistrement de vos transactions en comptabilité générale. La comptabilité générale n'est pas affectée par les modifications qui concernent les comptes CG avant l'enregistrement des transactions.

Remarque: 
  • Si vous utilisez une comptabilité analytique distincte (comme il est d'usage dans certains pays européens), le processus d'enregistrement de journaux est très différent.

    Pour plus d'informations, reportez-vous à la rubrique A propos de la comptabilité analytique.

  • Vous devez définir un exercice pour chaque transaction enregistrée dans le journal.
  1. Ouvrez l'écran Saisie d'écritures.
  2. Sélectionnez le journal contenant les transactions que vous souhaitez enregistrer.
  3. Sélectionnez Actions > Filtre > Exécuter immédiatement.
  4. Sélectionnez Actions > Enreg journal.

    Le système affiche l'écran Enreg Journal.

  5. Pour compresser le journal avant de l'enregistrer, cochez la case Compr journal avant enreg., puis sélectionnez le niveau de compression (Unité d'exploitation ou Compte).
    Attention:  Si vous cochez cette case, les saisies d'écritures seront combinées par compte, puis totalisées. Les détails seront supprimés avant l'enregistrement. Vous perdrez également toutes les informations liées au numéro d'écriture de journal.
  6. Pour que le système supprime les transactions du journal après leur enregistrement, cochez la case Suppr Trans. après enreg..
    Remarque:  Vous devez cocher cette case si vous enregistrez un journal de distribution.
  7. Dans le champ Date trans. contrep., sélectionnez la date à attribuer aux transactions de contrepassation ou acceptez la valeur par défaut, qui est la date du jour.
  8. Pour attribuer la même date à toutes les transactions enregistrées, cochez la case Même date toutes entrées. Puis, dans le champ Date toutes transactions, entrez la date que vous voulez leur attribuer.
  9. Dans le champ Enreg jusqu'au, entrez la date limite d'enregistrement des transactions.
  10. Pour imprimer l'état, cliquez sur Traiter.

    L'option Imprimer est automatiquement sélectionnée. Vous devez d'abord imprimer l'état d'enregistrement à des fins d'audit avant de pouvoir effectivement enregistrer les transactions. Cet état fournit une liste des transactions associées au journal que vous allez enregistrer.

  11. Vous êtes invité à imprimer l'état ; cliquez sur OK.

    Le système parcourt toutes les transactions de journal et les valide. Pour chaque transaction, il vérifie que son numéro de compte existe dans le plan comptable. Si ce n'est pas le cas, un message s'affiche.

    Si ce message apparaît, accédez au journal général, puis supprimez la transaction ou ajoutez le numéro de compte manquant. Essayez alors à nouveau d'enregistrer le journal. Vous ne pouvez pas supprimer ou mettre à jour des transactions dans les journaux Dist CF, Dist CC, Dist banque, Dist cde, Dist immo., Dist SAV, Multi-site, Dist GP, Dist OA, Dist paie, Dist PA et Dist CdC.

    Une fois toutes les transactions vérifiées, des messages d'avertissement relatifs aux soldes des transactions ou aux comptes manquants peuvent s'afficher. Si la seule erreur survenue est un avertissement indiquant que la date ne figurait pas dans la période actuelle, vous pouvez poursuivre.

  12. Après avoir affiché et vérifié l'état, sélectionnez Valider et cliquez sur Traitement pour enregistrer le journal.
  13. Vous êtes invité à exécuter l'enregistrement dans la comptabilité générale ; cliquez sur OK. Les étapes de traitement sont les suivantes :
    • Chaque transaction est copiée dans la comptabilité générale avec un texte descriptif. Pour une transaction de journal de contrepartie, la transaction CG de contrepartie est enregistrée.
    • Les numéros d'écriture de journal sont convertis en numéros d'écriture CG.
      Attention:  Si vous compressez le journal, tous les numéros d'écriture de journal seront supprimés.
    • Si vous avez choisi de supprimer les transactions de journal après les avoir enregistrées, elles seront supprimées à ce stade.
    • Une fois l'enregistrement terminé, un message s'affiche si le système a rencontré des problèmes lors de la vérification de chaque transaction de journal ou de la création de nouvelles transactions CG.
    • Si vous utilisez l'option Interface de comptabilité externe, un traitement supplémentaire a lieu pendant l'enregistrement du journal.

      Pour plus d'informations, reportez-vous à la rubrique Paramétrage d'une interface module financier externe.

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