Gérer la compta générale

La comptabilité générale permet de suivre les dépenses engagées au sein de l'entreprise et d'éditer des états financiers à l'intention de la direction, des commissaires aux comptes et des investisseurs. La comptabilité générale est liée aux autres parties du système, via le plan comptable et les journaux de distribution.

Certains pays européens ajoutent un système séparé de comptabilité analytique pour suivre les comptes de charges et les comptes de produits.

L'écran Plan comptable définit les numéros de compte utilisés d'un bout à l'autre du système pour enregistrer, suivre et rendre compte des coûts. Les comptes de la comptabilité générale permettent de suivre les montants perçus ou dépensés (en devise locale) dans le cadre de chacune des activités liées au fonctionnement de l'entreprise comme le paiement des factures, la réception des paiements, l'émission des chèques de paye, l'achat et la réception de fournitures, le paiement des loyers ainsi que les transactions portant sur les matières et les OF.

Les informations financières recueillies au cours des opérations quotidiennes sont souvent enregistrées dans les journaux de distribution. Après vérification de l'exactitude de ces informations, les transactions sont enregistrées à intervalles réguliers dans la comptabilité générale. Les journaux de distribution utilisés sont les suivants :

Comptes client
Comptes fournisseur
Immobilisations
Stock
Multi-site
Paie
Achats
Commandes
Pilotage de l'atelier
Centre de charge
Journal de banque
Suivi de projet

Outre les journaux de distribution, il existe un journal général pouvant servir à enregistrer les saisies de clôture et récapitulatives pour les procédures de fin d'exercice.

Vous pouvez également créer des journaux utilisateurs personnalisés pour enregistrer, récupérer et suivre des données spécifiques à votre activité. Vous pouvez par exemple créer des journaux pour enregistrer des écritures de produits à recevoir, des écritures de contre-passation, des écritures de régularisation, des effacements inter-sociétés, des virements bancaires, des charges et des crédits.

Quatre codes axe peuvent être activés pour chaque compte du plan comptableUn afin de recueillir les données de gestion les plus importantes. Vous pouvez définir des codes axes pour suivre les coûts considérés comme importants par rapport à votre activité tels que les coûts par secteur de vente, représentant, produit ou famille de produits, site de production, centre de charge, centre de coûts et section.

Grâce aux données enregistrées dans la comptabilité générale, vous pouvez :

Obtenir des états financiers détaillés.
Gérer des données détaillées complètes sur les transactions de journal et de comptabilité générale.
Obtenir des informations comptables détaillées ou récapitulatives.
Bénéficier d'une fonction de rapprochement bancaire.
Gérer toutes les transactions de journal sous la forme d'une liste d'édition avant de les enregistrer dans la comptabilité générale.
Etablir des états comparatifs en termes de budgets et de planifications entre l'année en cours et les années précédentes ou les années à venir.
Bénéficier d'une prise en charge complète de l'édition d'états financiers multi-sites incluant les états de consolidation financière.
Répartit le montant d'une charge entre plusieurs comptes en fonction des règles de répartition. Par exemple, vous pouvez souhaiter répartir le montant mensuel d'un loyer de bureaux entre les différentes sections partageant les locaux de ces bureaux. Pour plus d'informations, reportez-vous à la rubrique Paramétrage des répartitions de compte.
Automatise le processus de stockage et d'enregistrement des entrées répétitives en utilisant des journaux récurrents. Il vous suffit de créer une seule fois une écriture pour chaque charge répétitive et le système entrera automatiquement la transaction correspondante en comptabilité générale, pour chaque période.
Bénéficier d'une certaine souplesse vous permettant de décider quand et comment doivent être traitées les clôtures de fin de mois. Vous pouvez même entrer les transactions du mois suivant avant que le mois en cours ne soit complètement clos.
Calculer le montant des revenus non répartis au titre de l'exercice, au moment de la clôture de fin d'année.
Utiliser des comptes statistiques dans les états financiers pour comparer les données non financières importantes aux données financières associées afin de mesurer certaines choses comme la productivité et contrôler les coûts.
Bénéficier d'une fonction d'édition des état financiers grâce à laquelle les informations financières extraites de la comptabilité générale peuvent être présentées sous différents formats répondant aux besoins des commissaires aux comptes, des investisseurs et des membres de la direction.