Regels aan een reisplan toevoegen

Het reistype dat u selecteert, bepaalt welke gegevens er moeten worden ingevoerd om een reisplanregel toe te kunnen voegen.

Ga als volgt te werk om een regel aan een reisplan toe te voegen:

  1. Klik op Regel toevoegen.
  2. Selecteer het reistype.
  3. Geef de vereiste informatie op in de secties Standaardinformatie en Extra informatie.
  4. Geef, indien vereist of gewenst, extra informatie over de reis op in de sectie Opmerkingen.
    NB: U kunt ook later nog opmerkingen toevoegen. Raadpleeg voor meer informatie Opmerkingen toevoegen.
  5. Koppel, indien vereist, bijlagen (bonnen) aan het reisplan.
    NB: U kunt ook later nog bijlagen koppelen. Raadpleeg voor meer informatie Bonnen koppelen.
  6. Klik op Opslaan. De pagina met de documentgegevens wordt weergegeven.
    NB: Als de reisplanregel niet overeenkomt met het reisbeleid dat uw bedrijf voert, worden de afwijkingen weergegeven. Op basis van de ernst van de afwijking, kunt u de regel wijzigen of een toelichting geven waarom de afwijking is opgetreden.
  7. Klik op Sluiten.
    NB: U kunt het document ook ter review en goedkeuring indienen. Gebruik hiervoor de knop Indienen.

Voorbeeld

Ga als volgt te werk om een reisplanregel voor reistype Vliegtuig (heen- en terugreis) toe te voegen:

  1. Klik op de pagina Koptekst document op Regel toevoegen.
  2. Selecteer Vliegtuig (heen- en terugreis) als reistype.
  3. Geef de volgende informatie op in de sectie Standaardinformatie:
    • Vanaf: De locatie vanaf waar de reis begint.
    • Vertrek: De datum waarop de reis begint.
    • Tijd: De vertrektijd.
    • Naar: De bestemming.
    • Terugkomst: De datum voor wanneer de terugkomst is gepland.
    • Tijd: De vertrektijd bij terugkomst.
    • Vliegkosten: De kosten die worden gemaakt voor de vliegreis.
    • Valuta: De valuta waarin het bedrag is voldaan. De valuta wordt standaard ingevuld op basis van de betreffende instelling in SAT. Raadpleeg de Infor Expense Management System Administration Tool User Guide.
      NB: Als u een vreemde valuta opgeeft, verschijnt het veld Wisselkoers.
    • Wisselkoers: De wisselkoers waartegen de geselecteerde vreemde valuta wordt geconverteerd in de standaardvaluta. U kunt de wisselkoers overschrijven zolang de tolerantielimiet die door het bedrijf is ingesteld, niet wordt overschreden.
    • Leverancier: De naam van de leverancier. U kunt ook op klikken om de leverancier op de pagina Leverancier toevoegen in te voeren.
  4. Geef de volgende informatie op in de sectie Extra informatie:
    • Klasse: De voorkeursklasse voor zakenreizen.
    • Reden: De reden van de reis.
  5. Geef, indien vereist of gewenst, extra informatie over de reis op in de sectie Opmerkingen.
    NB: U kunt ook later nog opmerkingen toevoegen. Raadpleeg voor meer informatie Opmerkingen toevoegen.
  6. Koppel, indien vereist, bijlagen (bonnen) aan het reisplan.
    NB: U kunt ook later nog bijlagen koppelen. Raadpleeg voor meer informatie Bonnen koppelen.
  7. Klik op Opslaan.
NB: De velden in de secties Standaardinformatie en Extra informatie kunnen afwijken, afhankelijk van hoe Infor XM in uw bedrijf is geconfigureerd.