決済条件を使用して書類を管理する
各取引にはオプションで 4 つの書類日付が含まれます。これらを使用して、取引に関して書類を印刷する日付、または結果として書類が印刷された日付を記録できます。
負債催促状などの日付に関連する書類を印刷できるように、取引の選択基準として書類日付を使用できます。たとえば、顧客取引の最初の催促状を作成する日付として [書類日付 1] を定義できます。この日付は、元の元帳取引で記録され、催促状を作成するときに取引を選択するために使用できます。その後、書類が印刷されると、取引の [書類日付 1] を実際の印刷日で更新できます。
これらの書類日付を使用することにより、それぞれの文書が、いつ、どの取引について印刷されたのかを明確に把握できます。
決済条件を設定して、その他の日付に基づいて書類日付を計算できます。たとえば、取引の期日に 30 日を加算することによって [書類日付 1] を計算できます。また、最初の通知状日付から 30 日後に 2 つ目の通知状として [書類日付 2] を定義することもできます。顧客レコードまたは仕入先レコードで新しい決済条件グループを指定する場合は、その顧客または仕入先に対して、元帳取引で書類日付が自動的に計算され、含められます。
勘定科目書類 (ACD) を使用して、日付に関連する書類を作成する期限が到来した取引を選択し、書類を印刷できます。これを設定するには、コントロールデスク、書類書式、その書類のレポートデザインを作成する必要があります。これらの機能を設定するには、次の手順を実行します。
- フィルタデザイナ (FLD) を使用して書類日付に基づいて取引を抽出するコントロールデスクを作成します。財務照会 (SALQ) の [勘定科目書類印刷] フィルタを修正します。 を選択し、4 つの書類日付を選択して [選択集計] に移動します。それぞれの日付に対して [範囲] の条件を作成して [ランタイムエントリ] と [すべて] のチェックボックスをオンにします。フィルタを保存します。
- レポートデザイナを使用して、書類のテキストとレイアウトを作成します。サンプルレポート FPAD1.srdl を修正し、新しい名前で .srdl として保存します。
注: サンプルレポートを修正する際は、使用するレポート書式で、どの通貨値をレポートするのかを確認してください。
- 書類書式 (DFS) を使用して適切な書類書式を作成します。AAD1 書類書式をコピーして [登録] タブで新しいレポートファイル (.srdl) を [実行可能ファイル名] として指定します。[ビジネス機能] に SAAD を指定します。元帳取引で書類日付を更新する場合は、 オプションを適切な書類詳細 (1、2、3 または 4) に設定して [書類日付更新] を [はい] に設定します。書類書式を保存します。
[勘定科目書類] で書類日付の範囲を選択して、その範囲内のすべての取引を画面に抽出して [レビュー] で選択できます。これによってコントロールデスク未決書類入れが開きます。ここで [レポート処理] として [勘定科目書類印刷] を選択して、書類に適切な [書類書式] コードを選択します。