Informationen zu Mandanten

In SunSystems stellt ein Mandant eine Betriebseinheit dar. Wenn Sie nur über eine Firma Buch führen, benötigen Sie wahrscheinlich nur einen Mandanten. In einer multinationalen Organisation werden dagegen mehrere Mandanten erforderlich sein, je einer für jede einzelne Tochterfirma bzw. Betriebseinheit. Sie können einen oder mehrere Mandanten in einer einzigen Datenbank verwalten.

Wenn Sie z. B. vier Niederlassungen an verschiedenen Orten haben, ist es oftmals schwierig zu entscheiden, ob über diese in getrennten Mandanten Buch geführt werden sollte. Sie sollten bei der Entscheidungsfindung die folgenden Punkte beachten:

• Machen die Niederlassungen ihren eigenen Jahresabschluss?
• Führen Sie für jede Niederlassung eigene Debitoren-/Forderungskonten und Kreditoren-/Verbindlichkeitskonten?
• Verwenden die Niederlassungen die gleiche Basiswährung und 2. Basiswährung/Berichtswährung (falls erforderlich)?
• Benötigen sie die gleiche 4. Währung?

Für einen Mandanten müssen eine Reihe wichtiger Verarbeitungsentscheidungen getroffen werden. Diese können Ihnen evtl. auch bei der Entscheidung helfen, ob für eine Betriebseinheit ein getrennter Mandant erforderlich ist.

Die wichtigsten Betriebsentscheidungen zu Mandanten betreffen die Frage ob (und wenn ja wie) die Mehrwährungsfunktionen eingesetzt werden. Bis zu vier verschiedene Währungen können in Vorgängen eingegeben und in Konten geführt werden. Die Regeln, die den Einsatz dieser Währungen steuern, werden für jeden Mandanten einzeln definiert. Zu diesen Regeln gehören:

• Auswahl der Basiswährung und Einrichten der Eingangs- und Ausgleichsregeln für diese Währung
• Auswahl der Bezugswährung, die bestimmt, wie Wechselkurse definiert und Umrechnungen ausgeführt werden
• Einrichten der Eingangs- und Ausgleichsregeln für Vorgangswährungswerte
• Festlegen des Einsatzbereichs für die dritte Währung (als 2. Basiswährung oder als Berichtswährung) sowie Einrichten der Eingangs- und Ausgleichsregeln dafür
• Festlegen der Erfassungs- und Ausgleichsregeln für die 4. Währungswerte (die 4. Währung kann entweder festgelegt und als zusätzliche Berichtswährung, oder als variable Währung (z. B. als Bankwährung) verwendet werden).
• Einrichten der Eingangsregeln für die vierte Währung (Memowährung), die für Vorgänge verfügbar ist

Andere Entscheidungen, die getroffen werden müssen, sind:

• Definieren des Datumseingabeformats
• Einrichten der maximalen Anzahl von Buchungsperioden
• Auswahl des Zahlenformats (z. B. des Dezimaltrennzeichens)