Безопасность и книга первичных записей (Prima Nota)
Можно контролировать доступ групп операторов к функциям условных разнесений с помощью таких разделов, как «Группы доступа к данным», «Дополнительные разрешения» и «Разрешения на функции». Все они доступны на «Консоли безопасности» и в «Менеджере пользователей».
Обозначение пользователя
Можно обозначить отдельных операторов как единственных пользователей, которым разрешен доступ к форме «Нумерации книги» (LEQ) с целью изменения «Даты регистрации». Кроме того, они должны быть единственными пользователями, имеющими право изменять дополнительные разрешения с целью управления открытыми периодами.
Группы доступа к данным
Используйте раздел «Группы доступа к данным», доступный в «Консоли безопасности» и в «Менеджере пользователей», для управления возможностями условного и окончательного разнесения проводок.
Например, служащие и администратор отдела закупок могут иметь возможность условно разносить проводки. Администратору будет разрешено управлять изменениями даты регистрации для записей в операциях закупок, а также ограничивать открытый период, который смогут использовать сотрудники отдела. У сотрудников будет доступ только к функции «Ввод в книгу» (LEN).
Можно применить сходный набор элементов управления для отдела продаж. Предположим, операторы отдела продаж закончили ввод записей налоговых операций за период. Они хотят использовать открытый период, отличный от того, с которым работает отдел закупок, чтобы не ждать, пока отдел закупок закончит работу. Когда отдел закупок закончит ввод, налоговые отчеты можно формировать, невзирая на то, что отдел продаж регистрирует операции в следующем периоде.
Если нужно, чтобы организация работала по этой или похожей схеме, рекомендуется гибко настроить поля «Открытые периоды» в форме «Настройка книги» (LES), но при этом контролировать различные бизнес-операции с помощью поля «Открытые периоды» в разделе «Разрешения оператора».
Изменение условных разнесений
В таблице ниже показано, какие изменения можно сделать для условных разнесений. В ней содержится информация для обработки полных и необязательных условных разнесений.
Параметр «Условное разнесение» в форме «Настройка книги» (LES) имеет значение «Обязательно»
| Статус разнесения | Ввод в книгу | Распределение по счету |
| Условное разнесение | Все данные можно изменять. Строки операций можно создавать, изменять и удалять. | Маркер распределения, описание, дату оплаты и коды аналитики можно изменять. Изменение кодов аналитики можно запретить с помощью поля «Изменять при распр. по счету» в форме «Категории аналитики» (AND). |
| Условное разнесение — распределено | Данные изменять нельзя. | Маркер распределения, описание, дату оплаты и коды аналитики можно изменять. Изменение кодов аналитики можно запретить с помощью поля «Изменять при распр. по счету» в форме «Категории аналитики» (AND). |
| Постоянное (окончательное) разнесение | Данные изменять нельзя. | Можно изменять только маркер распределения. |
Параметр «Условное разнесение» в форме «Настройка книги» (LES) имеет значение «Необязательно»
| Статус разнесения | Ввод в книгу | Распределение по счету |
| Условное разнесение | Данные изменять нельзя. |
Строки операций можно создавать, изменять или удалять. Можно создавать новые основания проводок. Маркер распределения, описание, дату оплаты и коды аналитики можно изменять. Изменение кодов аналитики можно запретить с помощью поля «Изменять при распр. по счету» в форме «Категории аналитики» (AND). |
| Условное разнесение — распределено | Данные изменять нельзя. | Маркер распределения, описание, дату оплаты и коды аналитики можно изменять. Изменение кодов аналитики можно запретить с помощью поля «Изменять при распр. по счету» в форме «Категории аналитики» (AND). |
| Постоянное (окончательное) разнесение | Данные изменять нельзя. | Маркер распределения, описание, дату оплаты и коды аналитики можно изменять. Изменение кодов аналитики можно запретить с помощью поля «Изменять при распр. по счету» в форме «Категории аналитики» (AND). |