Przygotowanie do przeliczania księgi
Przeliczenie księgi jest rozbudowanym i elastycznym narzędziem przeliczania umożliwiającym przetworzenie i przeliczenie wszystkich operacji w źródłowej jednostce organizacyjnej i utworzenie nowych operacji w docelowej jednostce organizacyjnej.
Przed użyciem Przeliczenia księgi niezbędne jest pełne zrozumienie wymogów planowanego przeliczenia oraz zdefiniowanie poprawnych reguł konwersji.
Ponadto przed uruchomieniem Przeliczenia księgi należy wykonać kilka czynności w źródłowej oraz w docelowej jednostce organizacyjnej.
Przygotowanie Źródłowej jednostki organizacyjnej
- Zaksięgowanie wszystkich rejestrów oczekujące na księgowanie, na przykład plików importu i zatrzymanych rejestrów.
- Konfiguracja typu rejestru księgowań bilansujących.
- Utworzenie zapasowej kopii jednostki organizacyjnej.
Przygotowanie docelowej jednostki organizacyjnej
- Utworzyć i skonfigurować nową jednostkę organizacyjną przy użyciu funkcji Zarządzanie jednostką organizacyjną (BUA).
- Zdefiniować wszystkie dane statyczne jednostki organizacyjnej. W szczególności należy skonfigurować:
- Kody planu kont
- Kategorie i kody analityczne, o ile są wymagane
- Kody i kursy walutowe.
Uwaga: Opcja funkcji Zarządzanie jednostkami organizacyjnymi (BUA) pozwala skonfigurować dane statyczne jednostki organizacyjnej poprzez skopiowanie ich z istniejącej już jednostki. Należy jednak zwrócić uwagę, zwłaszcza w środowisku wielowalutowym, na walutę przeliczeniową, która może być inna w przypadku nowej jednostki organizacyjnej. Jest to ważne, ponieważ kursy walut są zawsze określane w oparciu o walutę przeliczeniową. W przypadku kopiowania danych jednostki organizacyjnej należy zawsze zaznaczać pole Pomiń operacje księgowe, ponieważ są one przetwarzane na podstawie kursu wymiany. - Konfiguracja typu rejestru księgowań bilansujących.
Więcej informacji na temat konfiguracji jednostki organizacyjnej znajduje się w części Czynności wymagane do skonfigurowania jednostki organizacyjnej w podręczniku użytkownika/plikach pomocy dla administratora jednostki organizacyjnej.
Kontrola konta i waluty pozycji majątku
Reguły księgowania walut na koncie
Reguły księgowania operacji w walutach zdefiniowane w ramach jednostki organizacyjnej dla każdej wartości w walucie obcej określają sposób korzystania z wartości. Zob. Konfiguracja reguł księgowania w walucie w podręczniku użytkownika/plikach pomocy dla administratora jednostki organizacyjnej.
Reguły można zastąpić, korzystając z opcji Kontrola kodu waluty i Kontrola przelicz. (raport.) w Planie kont (COA). Zobacz: Ustawienia reguł walutowych konta.
Jeżeli opcja ta ustawiona jest w pozycji Zabronione, to odpowiednia wartość nie jest generowana w operacjach konta. Dlatego należy sprawdzić, czy reguły księgowania walut zostały ustawione prawidłowo dla docelowej jednostki organizacyjnej i dla kont. Odnośna informacja systemu znajduje się w raporcie o błędach.
Reguły księgowania waluty aktywów
W nowej jednostce organizacyjnej w celu wprowadzenia Wartości 3 do środków trwałych należy sprawdzić poprawność następujących ustawień umożliwiających stosowanie Wartości 3 w nowej jednostce organizacyjnej:
- Aktywa w drugiej walucie podstawowej/raportowej muszą być wybrane w Ustawieniach księgi.
- W przypadku pozycji majątku i budżetów pozycji dla opcji Kontrola przelicz. (raport.) należy wybrać Domyślne ustawienie księgi lub Wymagane, ale nie Zabronione. Zob. Konfiguracja pozycji majątku i Ustawienia budżetów aktywów.
Jeśli dla pozycji majątku wybrano opcję Zabronione, a funkcja Przeliczenie księgi nie może zamienić lub wygenerować wartości, jest to uwzględnione na raporcie błędów Przeliczania księgi.