Modalità di applicazione della funzionalità Pay as Paid
Il requisito Pay as Paid degli archivi contabili impiegati per le attività di brokeraggio prevede il rilascio dei fondi a un sottoscrittore o a un cliente solo dopo il ricevimento dei fondi dalla controparte. Tale restrizione si rende necessaria in quanto l'organizzazione che gestisce l'archivio funge da intermediario tra le altre due parti, ricevendo fondi da una e rimettendoli all'altra. L'esempio più semplice è, tralasciando le commissioni, quello di un'agenzia di assicurazioni che prima percepisce il premio dal cliente e poi lo versa alla compagnia di assicurazioni.
A tal fine, è necessario trattenere il pagamento dell'elemento "Avere" di una registrazione finché non è stato ricevuto il corrispondente elemento "Dare", dopodiché l'elemento Avere può essere rilasciato per il pagamento.
Lo stato di una registrazione è identificato e controllato in tutte le fasi di elaborazione dall’indicatore di allocazione e dal codice di allocazione ad essa attribuiti. Tali codici sono assegnati automaticamente da diverse funzioni di sistema, come Importazione archivio contabile e Allocazioni conto. I codici di allocazione, se definiti dall'utente, agiscono da estensione degli indicatori di allocazione per delineare una fase particolare di una registrazione Pay as Paid.
Fasi tipiche dell'elaborazione Pay as Paid
L'esempio illustra le fasi di elaborazione di un premio. Per una richiesta di risarcimento si applica la stessa procedura in modo inverso.
Fase 1: contabilizzazione del premio
Le registrazioni relative al nuovo premio sono contabilizzate nel modulo Dati finanziari mediante Importazione archivio contabile (LIM).
Elaborazione specifica di tipo Pay as Paid: a tutte le registrazioni di tipo Avere viene automaticamente assegnato l'indicatore di allocazione Trattieni. A tutte le registrazioni viene attribuito il codice di allocazione corrispondente all'azione Importazione. A tutte le registrazioni a debito viene quindi attribuito il codice di allocazione corrispondente all'azione Rilascio credito.
Riferimento registrazione | Conto | Importo | Collegamento interno reg. (rif. collegamento 2) | Indicatore allocazione | Azione di allocazione |
ABC | Cliente | 100 Dare | 1 | Non allocato | Rilascio credito |
ABC | Sottoscrittore | 90 Avere | 1 | Trattenuta | Importazione |
ABC | Commissione | 10 Avere | 1 | Trattenuta | Importazione |
Importazione archivio contabile si basa sul tipo di conto Agenzia/brokeraggio delle registrazioni per determinare se trattenere o meno le registrazioni di tipo Avere. Se il tipo di conto Agenzia/brokeraggio al quale si riferiscono le registrazioni di tipo Dare collegate è Nominale, alle registrazioni di tipo Avere non viene assegnato l'indicatore Trattieni.
Fase 2: ricezione del pagamento
Al versamento del premio da parte del cliente, una registrazione di entrata di cassa è inserita o importata e contabilizzata nel conto del cliente.
Riferimento registrazione | Conto | Importo | Collegamento interno reg. (rif. collegamento 2) | Indicatore allocazione | Azione di allocazione |
CSH1 | Banca | 100 Dare | Non allocato | ||
CSH1 | Cliente | 100 Avere | Non allocato |
Fase 3: abbinamento della registrazione di entrata di cassa alla registrazione del premio
A) L'entrata di cassa è abbinata al premio nel conto cliente utilizzando Allocazioni conto nel modo ordinario.
Elaborazione specifica di tipo Pay as Paid: viene attribuito il codice di allocazione corrispondente all'azione Allocazione.
Riferimento registrazione | Conto | Importo | Collegamento interno reg. (rif. collegamento 2) | Indicatore allocazione | Azione di allocazione |
ABC | Cliente | 100 Dare | 1 | Abbinato | Allocazione |
CSH1 | Cliente | 100 Avere | Abbinato | Allocazione |
B) Le registrazioni di tipo Avere corrispondenti sono rilasciate per il pagamento. Le registrazioni collegate sono individuate dalla combinazione univoca di riferimento registrazione e riferimento collegamento interno.
Elaborazione specifica di tipo Pay as Paid: l'indicatore di allocazione Trattieni è rimosso dalle registrazioni di tipo Avere collegate per consentirne il pagamento. Viene attribuito il codice di allocazione corrispondente all'azione Rilascio debito.
Riferimento registrazione | Conto | Importo | Collegamento interno reg. (rif. collegamento 2) | Indicatore allocazione | Azione di allocazione |
ABC | Sottoscrittore | 90 Avere | 1 | Non allocato | Rilascio debito |
Fase 4: generazione del pagamento
La registrazione del premio facente capo al sottoscrittore viene selezionata per il pagamento e trasferita a Esecuzione pagamento. La registrazione di pagamento viene generata e abbinata automaticamente alla registrazione del premio da pagare.
Elaborazione specifica di tipo Pay as Paid: viene attribuito il codice di allocazione corrispondente all'azione Pagamento.
Riferimento registrazione | Conto | Importo | Collegamento interno reg. (rif. collegamento 2) | Indicatore allocazione | Azione di allocazione |
PAY1 | Sottoscrittore | 90 Dare | 1 | Pagato | Pagamento |
PAY1 | Banca | 90 Avere | Pagato | Pagamento |