Modalità di applicazione della funzionalità Pay as Paid

Il requisito Pay as Paid degli archivi contabili impiegati per le attività di brokeraggio prevede il rilascio dei fondi a un sottoscrittore o a un cliente solo dopo il ricevimento dei fondi dalla controparte. Tale restrizione si rende necessaria in quanto l'organizzazione che gestisce l'archivio funge da intermediario tra le altre due parti, ricevendo fondi da una e rimettendoli all'altra. L'esempio più semplice è, tralasciando le commissioni, quello di un'agenzia di assicurazioni che prima percepisce il premio dal cliente e poi lo versa alla compagnia di assicurazioni.

A tal fine, è necessario trattenere il pagamento dell'elemento "Avere" di una registrazione finché non è stato ricevuto il corrispondente elemento "Dare", dopodiché l'elemento Avere può essere rilasciato per il pagamento.

Lo stato di una registrazione è identificato e controllato in tutte le fasi di elaborazione dall’indicatore di allocazione e dal codice di allocazione ad essa attribuiti. Tali codici sono assegnati automaticamente da diverse funzioni di sistema, come Importazione archivio contabile e Allocazioni conto. I codici di allocazione, se definiti dall'utente, agiscono da estensione degli indicatori di allocazione per delineare una fase particolare di una registrazione Pay as Paid.

Nota: Il codice di allocazione corrisponde al codice associato a un'azione di allocazione, che è determinata da una funzione specifica. Ad esempio, il codice di allocazione Importazione è determinato da Importazione archivio contabile o Registrazioni archivio contabile.

Fasi tipiche dell'elaborazione Pay as Paid

L'esempio illustra le fasi di elaborazione di un premio. Per una richiesta di risarcimento si applica la stessa procedura in modo inverso.

Fase 1: contabilizzazione del premio

Le registrazioni relative al nuovo premio sono contabilizzate nel modulo Dati finanziari mediante Importazione archivio contabile (LIM).

Elaborazione specifica di tipo Pay as Paid: a tutte le registrazioni di tipo Avere viene automaticamente assegnato l'indicatore di allocazione Trattieni. A tutte le registrazioni viene attribuito il codice di allocazione corrispondente all'azione Importazione. A tutte le registrazioni a debito viene quindi attribuito il codice di allocazione corrispondente all'azione Rilascio credito.

Riferimento registrazione Conto Importo Collegamento interno reg. (rif. collegamento 2) Indicatore allocazione Azione di allocazione
ABC Cliente 100 Dare 1 Non allocato Rilascio credito
ABC Sottoscrittore  90 Avere 1 Trattenuta Importazione
ABC Commissione  10 Avere 1 Trattenuta Importazione

Importazione archivio contabile si basa sul tipo di conto Agenzia/brokeraggio delle registrazioni per determinare se trattenere o meno le registrazioni di tipo Avere. Se il tipo di conto Agenzia/brokeraggio al quale si riferiscono le registrazioni di tipo Dare collegate è Nominale, alle registrazioni di tipo Avere non viene assegnato l'indicatore Trattieni.

Fase 2: ricezione del pagamento

Al versamento del premio da parte del cliente, una registrazione di entrata di cassa è inserita o importata e contabilizzata nel conto del cliente.

Riferimento registrazione Conto Importo Collegamento interno reg. (rif. collegamento 2) Indicatore allocazione  Azione di allocazione
CSH1 Banca 100 Dare   Non allocato  
CSH1 Cliente 100 Avere   Non allocato  

Fase 3: abbinamento della registrazione di entrata di cassa alla registrazione del premio

A) L'entrata di cassa è abbinata al premio nel conto cliente utilizzando Allocazioni conto nel modo ordinario.

Elaborazione specifica di tipo Pay as Paid: viene attribuito il codice di allocazione corrispondente all'azione Allocazione.

Riferimento registrazione Conto Importo Collegamento interno reg. (rif. collegamento 2) Indicatore allocazione Azione di allocazione
ABC Cliente 100 Dare 1 Abbinato Allocazione
CSH1 Cliente 100 Avere   Abbinato Allocazione

B) Le registrazioni di tipo Avere corrispondenti sono rilasciate per il pagamento. Le registrazioni collegate sono individuate dalla combinazione univoca di riferimento registrazione e riferimento collegamento interno.

Nota:  Le registrazioni collegate da rilasciare sono selezionate in base a regole determinate dal tipo di conto Agenzia/brokeraggio attribuito al conto.

Elaborazione specifica di tipo Pay as Paid: l'indicatore di allocazione Trattieni è rimosso dalle registrazioni di tipo Avere collegate per consentirne il pagamento. Viene attribuito il codice di allocazione corrispondente all'azione Rilascio debito.

Riferimento registrazione Conto Importo Collegamento interno reg. (rif. collegamento 2) Indicatore allocazione Azione di allocazione
ABC Sottoscrittore 90 Avere 1 Non allocato Rilascio debito
Nota: Se è stata versata soltanto una parte del premio, la registrazione del premio originale viene suddivisa e l'entrata di cassa è allocata alla registrazione suddivisa durante il processo di abbinamento. La corrispondente registrazione di tipo Avere (relativa al sottoscrittore) viene suddivisa nella stessa proporzione e viene rilasciata soltanto la parte rilevante.

Fase 4: generazione del pagamento

La registrazione del premio facente capo al sottoscrittore viene selezionata per il pagamento e trasferita a Esecuzione pagamento. La registrazione di pagamento viene generata e abbinata automaticamente alla registrazione del premio da pagare.

Elaborazione specifica di tipo Pay as Paid: viene attribuito il codice di allocazione corrispondente all'azione Pagamento.

Nota: Alle registrazioni selezionate per il pagamento è possibile assegnare un timbro di pagamento prima del trasferimento a Esecuzione pagamento. In tal caso, lo stesso timbro viene apposto alla registrazione di pagamento generata in modo da collegarla alle registrazioni da pagare.
Riferimento registrazione Conto Importo Collegamento interno reg. (rif. collegamento 2) Indicatore allocazione Azione di allocazione
PAY1 Sottoscrittore 90 Dare 1 Pagato Pagamento
PAY1 Banca 90 Avere   Pagato Pagamento