Generazione di un inventario
Il sistema consente di generare un inventario, apportare le modifiche necessarie e autorizzare e contabilizzare i risultati. È possibile definire diversi modi di effettuare questa operazione mediante la funzione Inventario, descritta nella Guida per l'amministratore di SunSystems.
Impostazioni e testata dell'inventario
A ciascun inventario generato viene attribuito automaticamente un numero univoco progressivo definito dal sistema.
Un inventario può essere utilizzato per un solo inventario aperto. Se la definizione è già in uso, non è possibile creare un nuovo inventario in base ad essa. Ad esempio, un'impostazione impiegata per eseguire un inventario annuale può essere utilizzata in un solo inventario aperto alla volta. Al completamento o all'eliminazione dell'inventario aperto, l'impostazione potrà essere utilizzata per un altro inventario.
Quando viene generato un inventario, i dati contenuti nella sua definizione vengono copiati nella testata, dopodiché il sistema utilizza i dati della testata per ogni elaborazione; pertanto, le eventuali modifiche apportate all'impostazione non hanno effetto fino alla successiva generazione di un inventario.
Righe duplicate all'interno degli inventari
Una combinazione articolo/ubicazione/lotto/data di scadenza/caratteristica può comparire esclusivamente in un inventario. I campi lotto e/o data di scadenza e/o caratteristica sono opzionali e, nel caso non compaiano nell'inventario, sono ignorati dal sistema.
Tale situazione si verifica quando due inventari presentano intervalli sovrapposti. Ad esempio, 20 pezzi dell'articolo A sono conservati nell'ubicazione X e 15 nell'ubicazione Y; l'inventario SS2 controlla esclusivamente l'ubicazione X, mentre l'inventario TT3 controlla tutte le ubicazioni. Se viene generato un inventario in base alla definizione SS2, questo conterrà la combinazione articolo A/ubicazione X per i 20 pezzi. Se in seguito viene generato un inventario in base alla definizione TT3, questo NON rileverà i 20 pezzi dell'articolo A/ubicazione X perché sono già contenuti in un altro inventario. L'articolo A/ubicazione Y composto da 15 pezzi sarà invece compreso in questo inventario perché non è contenuto in altri inventari attivi.
Inventario ciclico
Se un inventario è periodico, le righe sono generate mediante la funzione di inventario ciclico.