Esempi di registrazioni respinte e sostituite
A seconda della gravità, gli errori nei dati dell'importazione dell'archivio contabile possono essere trattati in modo diverso in base all'impostazione di determinate opzioni.
Errori principali
Esistono vari tipi di errori che possono essere considerati principali: ad esempio, il tentativo di eseguire una contabilizzazione in un conto chiuso o non esistente o di usare un codice di analisi o un tipo di registrazione contabile non consentito o non esistente. L'errore più comune è la mancata impostazione di un codice di analisi per un conto per il quale un tipo di analisi è obbligatorio.
Se l'opzione Contabilizza registrazioni (Importazione) è impostata su Contabilizza e sono presenti errori principali, la registrazione viene rifiutata e trasferita al Conto sospeso in errore specificato. Tuttavia, se l'opzione è impostata su Contabilizza in assenza di errori, la registrazione viene rifiutata e il file di importazione dell'archivio contabile non viene contabilizzato.
Differenze
Se l'opzione Contabilizza registrazioni (Importazione) è impostata su Contabilizza, le differenze nei valori delle valute vengono automaticamente pareggiate nel conto sospeso in errore indicato per il valore o i valori contenenti la differenza.
Se l'opzione è impostata su Contabilizza in assenza di errori, le differenze vengono considerate errori a seconda dell'impostazione dell'opzione Consenti quadratura se senza errori, descritta in dettaglio nella sezione Quadratura del presente argomento.
Sostituzioni
Se un errore non è considerato abbastanza grave da respingere la riga ed è disponibile un'alternativa valida, la riga della registrazione viene importata nel conto corretto e viene effettuata la sostituzione. Le sostituzioni avvengono indipendentemente dall'impostazione dell'opzione (Contabilizza o Contabilizza in assenza di errori).
Le sostituzioni possono essere rilevanti o irrilevanti. In generale, le sostituzioni irrilevanti possono essere ignorate, ad esempio quando un codice di analisi viene importato con lettere minuscole e viene sostituito da lettere maiuscole.
Di seguito sono riportati alcuni esempi comuni di sostituzioni rilevanti:
- L’utilizzo di un codice di analisi in un conto per il quale tale tipo di analisi non è consentito. Il codice di analisi viene sostituito da un codice nullo o vuoto.
- L’utilizzo di una data o un periodo non compreso nei periodi permessi specificati in Impostazione archivio contabile (LES). L'errore viene sostituito dalla data o dal periodo corrente come appropriato.
- L’assenza di un tasso di conversione quando sono presenti i due valori e il codice di conversione della valuta. Viene eseguita la sostituzione corretta.
- La presenza di un tasso di conversione non corretto per i due valori della riga della registrazione. Viene eseguita la sostituzione corretta.
- La presenza di un codice di conversione, un tasso di conversione della valuta e un valore base senza il valore registrazione (o un altro valore). Il valore mancante viene calcolato e sostituito.