Allocazione delle registrazioni durante la registrazione in archivio contabile
Durante la registrazione in archivio contabile, è possibile scegliere di abbinare le registrazioni non contabilizzate ad altre registrazioni contabilizzate nel medesimo conto. Vedere “Accesso all’allocazione in linea da Registrazioni archivio contabile”.
Quando si seleziona l'allocazione in linea da Registrazioni archivio contabile (LEN), verrà visualizzata la maschera Risultati della ricerca - Registrazioni archivio contabile - Allocazione in linea. La finestra contiene due gruppi di registrazioni per il conto associato alla riga corrente in Registrazioni archivio contabile. I due gruppi di registrazioni compaiono in sezioni diverse della maschera:
- La riga corrente (non contabilizzata) attribuita al conto mediante Registrazioni archivio contabile compare nella sezione Registrazioni contabili nella parte superiore della maschera e viene automaticamente definita come riga da allocare.
- Tutte le registrazioni non allocate e contabilizzate nel conto verranno estratte per eventuali abbinamenti ed elencate nella sezione Registrazioni estratte nella parte inferiore della maschera.
Accesso alle due griglie delle registrazioni
All'apertura della maschera, sarà attivata la sezione Registrazioni estratte per permettere la selezione delle registrazioni da allocare.
È possibile passare da una sezione all'altra selezionando la parte desiderata con il mouse oppure scegliendo Cambia sezione dal menu . Ad esempio, potrebbe rivelarsi necessario passare alla sezione Registrazioni contabili per eseguirne la ripartizione o per reimpostare l'indicatore di allocazione.
Allocazione delle registrazioni
Le registrazioni in AC vengono contrassegnate automaticamente con l'indicatore Da allocare.
Nella sezione Registrazioni estratte, è necessario identificare le righe da abbinare alle registrazioni contabili e impostare l'indicatore di allocazione di conseguenza. Sono possibili diverse opzioni. Ad esempio:
- Per allocare completamente una riga contabilizzata nella sezione Registrazioni estratte, impostare l'indicatore su Da allocare. Vedere “Abbinamento completo delle registrazioni”.
- Per allocare solo parte della registrazione, impostare l'indicatore di allocazione su Ripartito, inserire l'importo da allocare e creare un'altra registrazione per l'importo rimanente. Vedere “Definizione di ripartizione delle registrazioni”.
Quadratura delle allocazioni
Per salvare le allocazioni, è necessario che le registrazioni selezionate siano in pareggio.
Il totale degli importi in dare e avere per l'allocazione e le eventuali differenze verranno visualizzati nella parte superiore della maschera ed espressi in una determinata valuta. La valuta può essere modificata mediante il menu . In alternativa, è possibile visualizzare i totali relativi all'allocazione in qualsiasi valuta mediante l'opzione .
Per pareggiare gli importi è possibile generare altre registrazioni di quadratura:
- Registrazioni relative agli sconti di cassa ed eventuali registrazioni di rettifica alle quote fiscali. Vedere “Sconti di cassa e allocazioni”.
- Registrazioni di rettifica delle differenze di cambio. Vedere “Contabilizzazione delle differenze di cambio durante l'allocazione”.
Salvataggio delle allocazioni
Al completamento delle allocazioni in linea e dell'eventuale quadratura, è necessario eseguire il salvataggio per tornare alla maschera Registrazioni archivio contabile. L'opzione di salvataggio selezionata determina la valuta utilizzata per la verifica della quadratura. Vedere “Quadratura delle allocazioni nelle installazioni a valuta singola” oppure “Quadratura delle allocazioni nelle installazioni multivaluta”.
Per salvare le allocazioni, scegliere dal menu Azioni e quindi selezionare l'opzione Salva da appropriata:
- Selezionare Salva da base per salvare le allocazioni eseguendo la quadratura in base alla valuta base. Con questa opzione, eventuali differenze di cambio vengono calcolate in base all'importo della valuta registrazione e all'importo del valore 4 in caso di utilizzo della valuta 4.
- Selezionare Salva da registrazione per salvare le allocazioni eseguendo la quadratura in base alla valuta registrazione. Con questa opzione, eventuali differenze di cambio vengono calcolate in base all'importo della valuta base e all'importo del valore 4 in caso di utilizzo della valuta 4.
- Selezionare Salva da valuta 4 per salvare le allocazioni eseguendo la quadratura in base alla valuta 4. Con questa opzione, eventuali differenze di cambio vengono calcolate in base all'importo della valuta base e all'importo della valuta registrazione.
Vedere “Selezione della valuta per la quadratura delle allocazioni”.
Trattenere una registrazione con l'allocazione in linea
Se una registrazione per cui è prevista l'allocazione in linea non viene contabilizzata immediatamente ma trattenuta, anche l'allocazione verrà trattenuta. Dal momento che le registrazioni non contabilizzate sono state allocate in corrispondenza di registrazioni contabilizzate esistenti, è importante non eseguire ulteriori allocazioni in corrispondenza di queste registrazioni fino alla contabilizzazione o all'eliminazione delle registrazioni trattenute.
Pertanto, lo stato delle registrazioni associate ad allocazioni trattenute viene automaticamente impostato su Allocazione in corso e viene reimpostato solo dopo la contabilizzazione della registrazione trattenuta. Se tale registrazione viene eliminata, le allocazioni verranno annullate e lo stato reimpostato.