Condizioni di pagamento e controllo dei documenti
Ogni registrazione contiene quattro date di documento opzionali. Queste vengono utilizzate per determinare il momento in cui è richiesta la stampa di un documento relativo a una registrazione o per tenere traccia del giorno in cui è stata eseguita la stampa.
Le date di documento possono essere usate come criterio di ricerca per scegliere le registrazioni e stampare documenti collegati alla data (ad esempio le lettere di recupero dei crediti). Ad esempio, la data di documento 1 può rappresentare il giorno di emissione della prima lettera di sollecito di pagamento per una registrazione. Poiché tale data viene aggiunta alla registrazione contabile originale, è possibile utilizzarla per scegliere la registrazione al raggiungimento della scadenza prevista per la lettera di sollecito. Infine, ultimata la stampa del documento finale, il campo Data documento 1 può essere aggiornato con la data della stampa effettiva.
L'uso di queste date consente di controllare facilmente quando è stata stampata ogni lettera e per quali conti.
È possibile configurare le condizioni di pagamento in modo da calcolare le date di documento in base ad altre date. Ad esempio, è possibile calcolare la Data documento 1 aggiungendo trenta giorni alla data di scadenza della registrazione. È anche possibile definire la Data documento 2 come data della seconda lettera, trenta giorni dopo la data della prima lettera. Se si specifica il codice del nuovo gruppo di condizioni di pagamento nel record di un cliente o di un fornitore, le date di documento vengono calcolate automaticamente e incluse nelle registrazioni contabili per quel particolare cliente o fornitore.
È possibile utilizzare Documenti conto (ACD) per scegliere le registrazioni in scadenza, creare un documento collegato alla data e stampare il documento relativo a tali registrazioni. A tal fine, è necessario creare un Control Desk, un formato di documento e un report appositi. Per configurare tali elementi, la procedura è la seguente:
- Creare un Control Desk per estrarre registrazioni in base alle date di documento tramite Creazione filtri (FLD). Modificare il filtro Consultazione Dati finanziari (SALQ) Stampa documenti conto. Dai campi dati presenti in scegliere le quattro date di documento e spostarle nel riquadro Riepilogo della selezione. Creare la condizione relativa a ciascuna data come Intervallo e selezionare le caselle di controllo Inserimento in esecuzione e Tutto. Salvare il filtro.
- Per definire il testo e il layout del documento mediante Creazione report, modificare il report di esempio FPAD1.srdl e salvarlo come file srdl con un nuovo nome.
Nota: Quando si modifica il report di esempio, considerare il valore della valuta che dovrà essere riportato nel formato di report desiderato.
- Creare un formato di documento appropriato tramite Formati documento (DFS). Copiare il formato di documento AAD1 e nella scheda Identificazione specificare il nuovo file di report (con estensione .srdl) come Nome file eseguibile. Nel campo Funzione specificare SAAD. Se si desidera aggiornare la data del documento nella registrazione contabile, impostare l'opzione nella scheda sul documento appropriato (1, 2, 3 o 4) e scegliere Sì come opzione del campo Aggiorna data documento. Salvare il formato di documento.
In Documenti conto è possibile specificare un intervallo di date di documento, in modo che le registrazioni che rientrano in tale intervallo vengano visualizzate sullo schermo e possano essere evidenziate per l'elaborazione successiva. Viene aperto Control Desk - Articoli selezionati, da cui è possibile selezionare Stampa documenti conto come processo di report e scegliere il codice formato appropriato per il documento.