Conti fornitori - Dati preimpostati sui fornitori
Tutti i moduli di SunSystems fanno riferimento a un unico record per determinare i dati preimpostati relativi a un fornitore e i requisiti generali di elaborazione delle registrazioni che lo riguardano. Ogni fornitore è identificato da un codice univoco e i suoi dati sono registrati e gestiti mediante Fornitori (SUS).
Molti dettagli sono gestiti in record di dati preimpostati separati, che vengono collegati al fornitore mediante la funzione di impostazione. Come norma generale, questi dati devono essere definiti prima di creare un nuovo record fornitore in Fornitori. Vedere “Collegamento di clienti e fornitori a dati preimpostati”.
I seguenti sono alcuni fra i dati più importanti relativi a un fornitore.
Metodo di pagamento
I pagamenti possono essere generati automaticamente da Esecuzione pagamento (PYR). Questa funzione utilizza il metodo di pagamento previsto per il fornitore per determinare il tipo di pagamento da produrre.
Il metodo Pagamento con assegno presuppone che l'utente desideri stampare gli assegni in SunSystems. Assegni e avvisi di pagamento sono stampati in base ai dati di pagamento e con il layout definito mediante la funzionalità Documenti di pagamento.
Il metodo Pagamento bancario consente di trasferire i pagamenti dei conti fornitori e dei conti terzi da SunSystems a un sistema di pagamento automatizzato centrale. Nel Regno Unito, il sistema predisposto per i pagamenti elettronici è detto BACS (Bank Automated Clearing System). Esecuzione pagamento produce un file contenente i dettagli bancari, che può essere esportato in un software apposito per la gestione dei trasferimenti di fondi.
Dettagli bancari
Se necessario, è possibile registrare in Impostazione dettagli bancari (BNK) i dettagli bancari del fornitore, inclusi il nome e il numero del conto, le coordinate bancarie e così via. Il record dei dettagli bancari è indispensabile se si opta per il pagamento elettronico e si utilizza Esecuzione pagamento per la produzione del file di trasferimento bancario.
È possibile creare più record dei dettagli bancari per ogni fornitore, nel qual caso occorre specificare nelle regole di esecuzione pagamento un sottocodice che identifichi i dati da utilizzare, altrimenti vengono utilizzati quelli predefiniti del fornitore.
Conti per i fornitori occasionali
Nei casi in cui sia necessario registrare acquisti effettuati presso fornitori non abituali, anziché creare diversi conti per fornitori con i quali non si prevede di trattare in futuro, è possibile creare un unico conto generico nel quale inserire tali registrazioni. Se si sceglie questa opzione, è importante che la descrizione della registrazione identifichi adeguatamente il fornitore.
Si può utilizzare Esecuzione pagamento per produrre un assegno a parte per ogni registrazione del conto dei fornitori occasionali.
Condizioni di pagamento
Le condizioni di pagamento definiscono le scadenze dei pagamenti, le date per il calcolo degli sconti e/o degli interessi e le date di emissione dei documenti e sono assegnate a un fornitore mediante Fornitori o indicate nelle registrazioni.