Assignation de numéros de référence aux documents règlement
SunSystems peut générer et assigner une référence de transaction unique à chaque document de règlement produit. Cette référence de transaction est mise à jour au niveau de la transaction du règlement et représente ainsi un moyen de contrôle utile.
Cette fonctionnalité est particulièrement utile si vous imprimez des documents sur des imprimés prénumérotés, par exemple des chèques portant un numéro préimprimé. Elle vous permet de vérifier que le numéro assigné à la transaction de règlement est correct.
Pour que le système génère des numéros de référence de transaction sur les documents de règlement, vous devez spécifier un format de référence de transaction pour le format du document dans Format document (DFS).
Le format de référence de transaction est défini dans Référence transaction (TRS). Il détermine le format du numéro de référence et comment celui-ci est généré.
La référence peut être générée automatiquement sous la forme d'une séquence de numéros, par exemple pour les numéros de chèques. Elle peut également être prédéfinie sous la forme d'une valeur constante.
Si vous devez utiliser une séquence de numéros, les détails de cette séquence sont définis et contrôlés dans Chaîne numérique (NSS).
Définition du numéro de référence
Si des numéros de référence de transaction sont assignés aux documents de règlement, vous pouvez utiliser Chaîne numérique (NSS) pour consulter et définir le numéro suivant à utiliser.
Par exemple, si vous imprimez des chèques sur des formules préimprimées et numérotées, vous devez définir le Numéro séquence suivante comme premier numéro de la série de chèques préimprimés utilisée pour un cycle de règlement.
Le numéro suivant peut être défini par l'utilisateur à l'exécution, avant impression des documents, si l'option Modifier numéro suivant est activée pour le document en question dans Format document (DFS).
Mise à jour de la référence de transaction
Le numéro de référence de transaction assigné au document de règlement peut être utilisé comme référence de transaction pour les transactions de règlement générées et inscrites par Règlement fournisseur ou Règlement client. Voir 'Quelles sont les inscriptions générées par Règlement fournisseur ?'
Pour ce faire, l'option Mettre à jour détails document de Format document doit être définie sur Référence transaction sera mise à jour.