Quels sont les documents de règlement disponibles ?
SunSystems Financials contient des documents de règlement prédéfinis pour les chèques et les avis de règlement. Ces documents étant formatés à l'aide de SunSystems (SRS) Générateur Etats, vous pouvez les adapter aux besoins spécifiques de votre organisation. Vous pouvez également utiliser Générateur Etats pour produire vos propres documents de règlement.
Chaque document de règlement doit être associé à un format de document qui identifie l'exécutable de l'état (.srdl) ainsi que les options de demande d'impression et les valeurs par défaut. Les formats de documents suivants identifient les documents de règlement prédéfinis.
| Document règlement prédéfini | Format de document | Format document règlement unique |
| Avis de règlement avec chèque joint | APD3 | APD-S3 |
| Avis de règlement avec fichier banque | APD4 |
Ces formats de documents utilisent les exemples d'états SRS. Toutefois, il vous est recommandé de concevoir vos propres états liés aux documents de règlement à l'aide de Générateur Etats, afin d'intégrer les spécificités de votre organisation, les contraintes de formats de papier, etc. Vous pouvez baser vos formats d'états sur les exemples fournis dans SRS.
Les formats de documents énumérés ci-dessus doivent être utilisés pour imprimer les documents de règlement pour des règlements fournisseur dont le Mode de règlement est Chèque, Banque ou Autre.
Les formats de documents de règlement unique doivent être utilisés pour des règlements fournisseur dont le Mode de règlement est Règlement unique. Ce mode de règlement est utilisé pour effectuer des règlements divers. Ces formats de documents règlement unique extraient le nom du bénéficiaire du champ Libellé de chaque transaction. Voir 'Comment le mode de règlement est-il utilisé ?'
Des règlements fournisseur uniques produisent un règlement séparé pour chaque transaction à régler plutôt que pour chaque compte.
Détails des avis de règlement
L'avis de règlement prédéfini standard identifie le nom et l'adresse du fournisseur ou client, le nom et l'adresse de votre organisation, le numéro et le libellé du compte ainsi que la date de l'avis en haut du document. Il dresse ensuite la liste des transactions incluses dans le règlement. Il imprime pour chaque transaction la date de la transaction, sa référence, son libellé et le montant débit ou crédit. Il imprime enfin le montant total du règlement.
Si le règlement est effectué dans la devise de transaction, l'avis de règlement imprime les montants en devise de transaction et précise la devise au niveau du total de règlement. Si des règlements sont effectués dans plusieurs devises pour le même compte, le système imprime un avis de règlement par devise.
Avis de règlement et chèques séparés
Si vous devez disposer d'avis de règlement et de chèques séparés, Générateur Etats permet de créer deux formats d'états distincts, sur la base de l'exemple d'état FPPD1.srdl. Vous devrez alors créer deux nouveaux formats de documents (l'un pour les chèques et l'autre pour les avis de règlement).
Vous devez d'abord imprimer les avis de règlement en exécutant Avis de règlement (PYD) avec le premier de vos nouveaux formats de documents. Les avis de règlement de tous les comptes à régler dans Règlement fournisseur (PYR) seront imprimés, y compris les avis de règlement de tous les comptes dans lesquels les transactions à régler ont pour résultat un solde débiteur ou égal à zéro.
Une fois les avis de règlement imprimés, vous devez imprimer les chèques. Vous devez exécuter Avis de règlement (PYD) en sélectionnant le second de vos nouveaux formats de document, puis en sélectionnant les options Réimpression et Edition finale.
Avis de règlement avec chèque joint
Si vous utilisez des imprimés d'avis de règlement munis d'un chèque détachable, le format par défaut chèque/avis de règlement combiné de SunSystems imprime le chèque immédiatement au-dessous de l'avis de règlement. Si un compte affiche un solde nul ou débiteur, le système imprime NUL sur le chèque correspondant.
Si un avis de règlement s'étend sur plusieurs pages, le système imprime NUL sur tous les chèques à l'exception du dernier. Vous devez détruire ces chèques, ainsi que tout chèque utilisé lors de la procédure de mise au point de l'imprimante.
Détails des chèques
Les chèques produits par les documents de règlement mentionnés ci-dessus utilisent un exemple prédéfini de mise en page de chèque. Cette mise en page imprime la date (du document) de règlement, suivie du nom du fournisseur. Elle imprime ensuite sur la ligne suivante le montant du chèque en toutes lettres, puis en chiffres.
Si vous souhaitez imprimer un numéro de référence de document de règlement, par exemple un numéro de chèque, celui-ci apparaît sur une autre ligne, sous la ligne du montant.
Lorsque le montant du chèque est imprimé sous la forme d'une valeur, des astérisques sont imprimés avant et après les chiffres par mesure de sécurité, par exemple **43 511,65**.
Pour imprimer le montant en toutes lettres, la valeur est convertie en facteurs de dix qui sont présumés figurer en en-tête sur les formules de chèques préimprimées, à savoir :
- Centaines de millions
- Dizaines de millions
- Millions
- Centaines de milliers
- Dizaines de milliers
- Milliers
- Centaines
- Dizaines
- Unités
- Décimales.
Le montant correspondant à chaque facteur de dix est imprimé en toutes lettres, à l'exception des décimales qui sont imprimées en chiffres.
Par exemple, le montant 43 511,65 est imprimé de la manière suivante : Zéro Zéro Zéro Quatre Trois Cinq Un Un 65.