Comprendre Règlement fournisseur
Règlement fournisseur (PYR) permet de régler des transactions en attente sur des comptes fournisseurs. Cette fonction permet également de régler des transactions pour des comptes tiers de solde créditeur. Règlement fournisseur peut déclencher la création des documents nécessaires au règlement, comme les avis de règlement et les chèques. Elle permet également de produire un fichier Virement bancaire utilisé pour les virements électroniques.
Vous pouvez lancer Règlement fournisseur à partir du menu SunSystems, d'un Control Desk ou de Sélection et révision règlement (PYS) (fonction Control Desk spécifique qui permet d'enregistrer des groupes de transactions sélectionnées pour la révision et le paiement). La méthode choisie détermine le mode de sélection des transactions à régler :
- Si vous lancez Règlement fournisseur dans le menu SunSystems les transactions sont sélectionnées par le profil de règlement que vous choisissez et par tout critère de sélection à l'exécution que vous saisissez. Vous pouvez définir un nombre illimité de profils de règlement, mais vous ne pourrez en appliquer qu'un par traitement de règlement. Chaque profil peut contenir différents critères de sélection, y compris des critères de sélection de comptes, de codes devises, de dates d'échéance.
- Si vous lancez Règlement fournisseur à partir d'un Control Desk, les transactions à régler sont celles qui apparaissent sur le Control Desk - fichier de travail au moment de lancer le traitement de règlement. Un filtre permet d'extraire les transactions à régler, à l'aide de critères de sélection définis ;
- Si vous lancez Règlement fournisseur en utilisant Sélection et révision règlement (PYS), les transactions prises en compte pour le règlement sont celles qui figurent dans le groupe de transactions à régler (que vous avez enregistré) que vous créez.
Règlement fournisseur ne règle pas automatiquement toutes les transactions à régler proposées. Il ne règle que celles qui peuvent effectivement être réglées selon divers critères de règlement applicables.
Lorsque vous lancez Règlement fournisseur, vous devez obligatoirement choisir un profil de règlement, même si vous effectuez ce lancement à partir d'un Control Desk ou de la fonction Sélection et révision règlement. En effet, le profil de règlement détermine d'autres détails de règlement importants comme le type de document de règlement à produire et les coordonnées bancaires. Voir Comment sont sélectionnées les transactions à régler ?
Avant de lancer Règlement fournisseur et quel que soit le mode de règlement utilisé, vous devez identifier ou définir le profil de règlement qui précise les conditions du cycle de règlement. Vous pouvez également visualiser les règlements. Voir Préparation d'un cycle Règlement fournisseur ou client.
Si la fonctionnalité d'approbation est activée et que des étapes d'approbation ont été définies pour le traitement de règlement, Règlement fournisseur vérifie si les transactions sélectionnées pour règlement sont à approuver. Si c'est le cas, le règlement est suspendu jusqu'à approbation des transactions. Une fois les transactions approuvées, le système finit d'exécuter le traitement de règlement automatiquement et vous n'aurez plus alors qu'à produire les documents de règlement, le cas échéant. Voir Approbation des règlements.
Lorsque vous exécutez Règlement fournisseur, vous pouvez choisir de ne produire que l'état des règlements et l'utiliser pour vérifier que les transactions sélectionnées sont correctes. Ceci vous permet de réviser les règlements proposés et de les modifier le cas échéant. Voir Préparation d'un cycle Règlement fournisseur ou client.
Que fait le cycle Règlement fournisseur ?
Le cycle Règlement fournisseur exécute les tâches suivantes :
- s'il est lancé depuis le menu SunSystems, il utilise les critères de sélection pour identifier les transactions pouvant faire l'objet d'un règlement.
- il identifie les transactions qui peuvent être réglées ;
- il produit un état des règlements qui dresse la liste des transactions sélectionnées pour règlement et affiche le nombre total et la valeur des règlements à générer ;
- le cas échéant, il vous informe de tout découvert bancaire qui pourrait résulter des règlements ; Consultez l'aide de Gestionnaire Utilisateurs>> Paramétrage des autorisations diverses.
- le cas échéant, il vous informe de tout dépassement de la Limite règlement par chèque (définie dans Paramétrage Grand Livre) qui pourrait résulter d'un règlement par chèque ;
- il crée les détails règlement et les documents nécessaires au règlement, comme les avis de règlement et les chèques ;
- il génère et inscrit les transactions requises pour enregistrer les règlements, les escomptes obtenus et les ajustements de taxes sur ces escomptes. Voir Quelles sont les inscriptions générées par Règlement fournisseur ? et Escomptes et ajustements de taxes.
- Ou, si l'option Non rapprochement règlements générés est activée dans Paramétrage Grand Livre, les règlements et transactions se voient assigner le repère de lettrage Réglé(e) non rapproché(e). Les transactions ne pourront ainsi plus être sélectionnées pour règlement mais pourront être rapprochées manuellement dans le cadre d'un traitement de rapprochement. Une référence de lettrage est attribuée aux deux groupes de transactions, mais pas de date de lettrage tant que les transactions n'ont pas été rapprochées.
- si le mode de règlement est défini sur Banque, il produit un fichier Virement bancaire. Voir Contrôle de la création du fichier Virement bancaire.
Pour plus d'informations, consultez les rubriques suivantes :
- Commencer un cycle Règlement Fournisseur pour connaître la procédure à suivre à partir du menu SunSystems
- Sélection et révision des transactions à régler
- Commencer un cycle Règlement fournisseur à partir d'un Control Desk
- Voir Utilisation de Règlement fournisseur pour plus de détails sur les champs du formulaire Règlement fournisseur.