Qu'est-ce que Lettrage compte ?

La fonction Lettrage compte (ACA) est essentiellement utilisée pour rapprocher des transactions sur un compte. Par exemple, vous pouvez effectuer un lettrage ou un rapprochement entre un règlement client et la facture initiale.

Vous pouvez rapprocher entièrement un groupe de transactions ou scinder une transaction pour ne rapprocher qu'une partie de sa valeur.

Lettrage compte peut déterminer si un escompte a été appliqué et inscrire automatiquement cet escompte et toute taxe rattachée. Cette fonction peut également générer et inscrire tout écart de change dû à une variation de taux.

Lettrage compte peut également être utilisée pour :

  • modifier le repère de lettrage d'une transaction, par exemple pour la rapprocher, indiquer son statut de traitement, la marquer pour règlement immédiat ou la retenir pour bloquer le règlement ;
  • modifier les codes analytiques, le libellé, la date de saisie, le code conditions règlement, la date d'échéance et autres détails de règlement de la transaction.
Remarque:  Si vous utilisez le contrôle budgétaire au niveau du code analytique, aucune modification au niveau des codes analytiques via Lettrage compte n'est reflétée dans les valeurs contrôle budgétaire et aucune inscription future ne peut donc être comparée à la valeur correcte.

Lorsque vous utilisez Lettrage compte, vous effectuez certaines des étapes suivantes décrites brièvement ci-dessous :

  • Extraction des transactions à lettrer
  • Affichage des détails de transaction
  • Modification des détails de transaction
  • Rapprochement des transactions
  • Affichage du solde de lettrage
  • Inscription des lettrages, escomptes et écarts de change.

Extraction des transactions à lettrer

La première étape de la procédure consiste à sélectionner les transactions que vous souhaitez lettrer, ou modifier, sur un compte. Lettrage compte comporte de nombreux critères pour sélectionner les transactions requises, notamment via la fonction Extraire.

Vous pouvez spécifier des fourchettes de périodes comptables, de dates de transaction, de types de journaux, d'origine des journaux, de références de transaction, de dates de saisie, de repères de lettrage et de codes analytiques transaction pour identifier les transactions que vous souhaitez sélectionner. Vous pouvez également sélectionner des transactions d'après une fourchette de codes devises, de valeurs et par indicateur débit/crédit. Voir 'Comment les transactions sont-elles sélectionnées pour lettrage ?'

Les critères de sélection des transactions sont saisis en utilisant le formulaire Critères sélection - lettrage compte. Voir 'Extraction des transactions à lettrer'.

Affichage des détails de transaction

Toutes les transactions extraites pour lettrage (ou modification) sont affichées sur le formulaire Résultats recherche - Lettrage compte. Voir 'Affichage des transactions extraites pour lettrage'.

Vous pouvez modifier l'ordre d'affichage des transactions en utilisant l'option Trier. Voir 'Tri des transactions à lettrer'.

Remarque:  Le formulaire Lettrage compte en version complète (FULL) affiche tous les détails disponibles pour une transaction, même ceux que vous ne pouvez pas modifier. Les autres versions du formulaire Lettrage compte n'affichent qu'une partie des détails des transactions. Par exemple, la version règlements (PAYMENT) de Lettrage compte ne permet de mettre à jour que les détails de règlement des transactions et n'affiche donc que ces détails. Voir 'Comprendre les formulaires Lettrage compte'.

Modification des détails de transaction

Les détails de transaction que vous pouvez modifier sont mis en évidence dans des colonnes en surbrillance sur le formulaire Résultats recherche - Lettrage compte. Vous pouvez modifier le repère de lettrage, le libellé, la date d'échéance de règlement et d'autres détails de règlement. Vous pouvez également modifier les codes analytiques transaction afin de corriger des erreurs analytiques ou de réanalyser des transactions existantes. Voir 'Quels détails transaction peuvent être modifiés avec Lettrage compte ?'

Vous pouvez utiliser l'action Tout sélectionner pour modifier le repère de lettrage d'un groupe de transactions. Cette option est utile si vous avez utilisé la fonction Extraire pour sélectionner des transactions qui requièrent toutes le même repère de lettrage. Par exemple, si vous devez retenir un ensemble de transactions pour en bloquer le règlement. Voir 'Modification du repère de lettrage sur toutes les transactions dans Lettrage compte'.

Rapprochement des transactions

Lorsque vous rapprochez, ou lettrez, des transactions, vous liez des transactions associées afin de les "clôturer" et d'autoriser leur suppression du système par Apurement période/exercice (LCL). Les transactions rapprochées doivent s'équilibrer, autrement dit le total des transactions débit rapprochées doit être égal au total des transactions crédit rapprochées.

Vous pouvez rapprocher entièrement une transaction en lettrant sa valeur totale. Pour lettrer entièrement une transaction, vous devez définir son repère de lettrage sur A lettrer.

Vous pouvez également rapprocher partiellement une transaction en la scindant en deux transactions, l'une devant être lettrée et l'autre demeurant non lettrée. Pour rapprocher partiellement une transaction, vous devez définir le repère de lettrage de la transaction initiale sur Scinder et saisir le montant à lettrer.

Lorsque vous marquez des transactions à lettrer, la valeur des transactions est totalisée par le système. Les transactions marquées pour lettrage doivent s'équilibrer avant de pouvoir inscrire des modifications.

Affichage du solde de lettrage

Les transactions à rapprocher doivent s'équilibrer avant de pouvoir inscrire le lettrage. Pour cela, la différence entre le total des transactions de débit et de crédit marquées pour lettrage doit être égale à zéro. De plus, les transactions marquées avec certains repères de lettrage doivent s'équilibrer séparément. Voir 'Quels sont les repères de lettrage qui doivent s'équilibrer ?'

Pour vous aider à équilibrer le lettrage, Lettrage compte affiche plusieurs totaux. Cette fonction affiche les totaux de lettrage (débit et crédit) et tout déséquilibre éventuel dans chacune des devises utilisées. Voir 'Affichage des totaux lettrage par devise'.

Elle affiche également les totaux (débit et crédit) des repères de lettrage qui doivent s'équilibrer séparément. Voir 'Affichage des totaux lettrage'.

Remarque:  Dans un environnement multidevise, les règles d'équilibrage de devise s'appliquent conformément à leur définition dans Paramétrage unité de gestion. Voir 'Définition des règles d'équilibrage de devise'.

Inscription des lettrages, escomptes et écarts de change

Lorsque vous avez marqué les transactions que vous souhaitez lettrer, vous devez utiliser l'action Inscrire pour mettre les transactions à jour. Si les lettrages s'équilibrent, les transactions sont lettrées. La référence de lettrage, la date de lettrage et la période de lettrage sont enregistrées sur les transactions. Voir 'Inscription des lettrages'.

Il peut arriver que les transactions rapprochées ne s'équilibrent pas. Il se peut tout simplement que vous n'ayez pas sélectionné le bon groupe de transactions pour le rapprochement. Le déséquilibre peut également apparaître lorsque :

  • un escompte a été appliqué sur certaines transactions et entraîne un déséquilibre ;
  • plusieurs taux de change s'appliquent aux transactions rapprochées et entraînent un déséquilibre dans une ou plusieurs valeurs en devise.

Le système calcule également tout escompte applicable aux transactions et détermine si cet escompte est autorisé. Il applique automatiquement les escomptes autorisés et permet de traiter un déséquilibre en tant qu'escompte.

Lettrage compte peut prendre en charge ces deux cas de figure. Lorsque vous choisissez d'inscrire un lettrage non équilibré, Lettrage compte vérifie si le montant du déséquilibre peut correspondre à un escompte ou à un écart de change. Voir 'Comment l'escompte est-il traité lors d'un lettrage ?' ou 'Inscription des écarts de change lors d'un lettrage'.

Si le déséquilibre est compris dans la tolérance autorisée, le système génère et inscrit l'escompte. Si le lettrage demeure non équilibré et qu'un escompte a déjà été autorisé, vous pouvez choisir d'inscrire le déséquilibre en tant qu'escompte supplémentaire. Voir 'Traitement d'un déséquilibre en escompte lors d'un lettrage'.

Si l'écart résulte d'une variation de change ou d'un écart d'arrondi, le système applique les règles d'équilibrage de la devise et peut générer et inscrire automatiquement une transaction d'écart de change réalisé ou d'ajustement d'arrondi. Sinon, vous devrez équilibrer manuellement les lettrages. Voir 'Equilibrage des lettrages - Généralités'.

Vous pouvez également choisir de saisir et d'inscrire manuellement un journal supplémentaire pour équilibrer les lettrages. Voir 'Génération de transactions à partir de Lettrage compte'.

Reportez-vous au 'Guide rapide de lettrage des transactions après inscription' pour plus d'informations sur l'utilisation de Lettrage compte (ACA).